Skapande av inköpsfaktura

I en situation där en inköpsfaktura inte har mottagits elektroniskt i Procountor, det vill säga antingen som e-faktura eller via skanningstjänst, kan fakturan skapas manuellt i programmet under Ny > Inköpsfaktura.

Förutom vyn Ny inköpsfaktura kan inköpsfakturor också skapas via leverantörsregistret, men i denna instruktion beskriver vi skapandet av fakturan specifikt via vyn Ny inköpsfaktura.

 

Två sätt att skapa en ny inköpsfaktura

Via vyn Ny inköpsfaktura kan du skapa en inköpsfaktura på två olika sätt: genom att först välja leverantören via knappen Sök leverantör och sedan gå vidare för att fylla i övrig fakturauppgifter via knappen Skapa ny faktura. Alternativt kan du fylla i fakturauppgifter direkt i vyn Ny inköpsfaktura innan du trycker på knappen Skapa ny faktura. I båda fallen hamnar du i fakturavyn där du kan komplettera fakturainuppgifter och därefter godkänna och betala fakturan.

 

Sätt 1: Välj leverantör och gå till fakturavyn

1. Via knappen Sök leverantör väljer du en leverantör som har lagts till i leverantörsregistret och från vilken den ursprungliga fakturan har kommit.
   
   1. Om fakturan inte ska skapas för en leverantör i registret, väljer du ingen leverantör utan fyller i leverantörens information senare när du går till fakturavyn.
   2. I vyn Ny inköpsfaktura är verifikattypen redan förvald som Inköpsfaktura. Vid skapande av inköpsorder, välj verifikattypen Inköpsorder.
   3. Observera att om ingen leverantör väljs från registret och leverantörens information fylls i manuellt, kommer fakturan inte att kopplas till en befintlig leverantör i registret.
2. Via knappen Skapa ny faktura går du till fakturavyn.
   1. 1. I den öppnade fakturavyn hämtas automatiskt informationen om leverantören från registret (om leverantören valts), annars öppnas en tom fakturavy där informationen fylls i manuellt.

 

Sätt 2: Förifyll information och gå till fakturavyn

1. Via knappen Hämta leverantör väljer du en leverantör som har lagts till i leverantörsregistret och från vilken den ursprungliga fakturan har kommit.
   1. Om fakturan inte ska skapas för en leverantör i registret, väljer du ingen leverantör utan fyller i leverantörens information senare när du går till fakturavyn.
   2. I vyn Ny inköpsfaktura är verifikattypen redan förvald som Inköpsfaktura. Vid skapande av inköpsorder, välj verifikattypen Inköpsorder.
2. Du kan komplettera fakturans rubrikinuppgifter med datum och förfallodatum, leverantörens kontonummer och BIC-kod samt ange betalningssättet och referensnumret som ska användas vid betalningen. Du kan också ange intern information i fältet TIlläggsuppgifter om så önskas.
   
   I avsnittet Raduppgifter på faktura kan du fylla i produktraderna för fakturan antingen manuellt eller genom att hämta produkter från inköpsproduktregistret. Som standard är valet Fakturans produktrader inställt på Registreras manuellt, men om du vill hämta produkter från registret, välj Sökning av uppgifter i produktregistret pågår, varvid knappen Sök produkter visas.
3. När du har fyllt i fakturauppgifter, gå till fakturavyn via knappen Skapa ny faktura.
   
   1. I fakturavyn hämtas automatiskt informationen om leverantören från registret (om leverantören valts) och den information som fyllts i vyn Ny inköpsfaktura, såsom radiuppgifter. Övrig information fylls i fakturavyn.

 

Sökning med streckkod

1. Du kan också söka mottagarens uppgifter med streckkod genom att trycka på knappen Streckkod.
2. Knappen öppnar ett fält där du kan ange streckkoden numeriskt eller använda en streckkodsläsare. Programmet kompletterar fakturauppgifter baserat på streckkoden.

• Om streckkoden innehåller information om ett kontonummer som matchar ett kontonummer för en leverantör i leverantörsregistret, hämtar Procountor informationen om denna leverantör till fakturan. Om kontonumret inte finns hos någon leverantör i leverantörsregistret, hämtas inte leverantörens information till fakturan och måste fyllas i manuellt.

 

Komplettering av fakturauppgifter i fakturavyn

Via knappen Skapa ny faktura i vyn Ny > Inköpsfaktura går du till fakturavyn för inköpsfakturan. Fyll i den återstående fakturauppgifter, varefter du kan skicka fakturan till godkännandeprocessen eller själv godkänna och betala fakturan.

Klicka på bilden för att förstora den.

1. Om ingen leverantör har valts från registret i vyn Ny inköpsfaktura och informationen har valts att fyllas i manuellt, fyll först i leverantörens information i avsnittet Leverantörens adress.
   1. Fyll åtminstone i leverantörens namn och om fakturan ska betalas som utlandsbetalning, fyll även i leverantörens adressuppgifter. För en leverantör i registret hämtas uppgifter automatiskt från registret till fakturan.
   2. I Inställningarna kan du med inställningen Skapa affärspartner automatiskt ange att nya leverantörer automatiskt skapas i registret vid den första fakturans sparande.
2. Ange i avsnittet Faktureringsuppgifter fakturans datum i fältet Fakturadatum (om detta inte redan har angetts i vyn Ny inköpsfaktura).
   1. Om fakturadatumet anges i fakturavyn, kompletterar Procountor fältet Förfallodatum i avsnittet Betalningsuppgifter baserat på standardbetalningsvillkoret från fakturadatumet.
   2. Standardbetalningsvillkoret är 10 dagar, om inget annat betalningsvillkor har sparats i leverantörsregistret. Förfallodatumet kan ändras manuellt om fakturans betalningsvillkor är annat än standard och programmet beräknar ett nytt betalningsvillkor för fakturan baserat på det angivna förfallodatumet.
3. Välj i avsnittet Betalningsuppgifter önskat betalningssätt, mottagarens kontonummer, BIC-kod och referensnummer som ska användas vid betalningen (om dessa inte redan har fyllts i vyn Ny inköpsfaktura).
   1. För en leverantör i registret hämtas dessa uppgifter automatiskt till fakturan, förutom referensnumret.
   2. Om betalningen görs utomlands och inget referensnummer används vid betalningen, kan ett meddelande istället läggas till betalningen. Detta kan göras antingen i fakturavyn genom att lägga till meddelandet i fältet Orderreferens i avsnittet Faktureringsuppgifter, eller senare genom att komplettera meddelandet i fältet Meddelande i betalningsvyn.
4. Fyll sedan i avsnittet Raduppgifter med produktraderna för fakturan, antingen genom att ange raderna manuellt med knappen Lägg till rad, eller genom att söka produkterna från registret med knappen Sök produkt om du avser att använda registerprodukter.
   1. Observera att om produkterna inte söks från registret utan produktraderna anges manuellt, kommer raderna inte att kopplas till produktregistret och kommer inte att inkluderas i produktbaserad rapportering.
   2. I avsnittet Tilläggsuppgifter ovanför avsnittet Raduppgifter kan du ange valet Prisernas momsstatus, det vill säga om enhetspriserna för produkterna inkluderar moms eller om moms läggs till produktpriserna. Som standard hämtas valet från Förvalda värden för moms i Administration.
      När du lägger till rader manuellt, ange produktens namn i kolumnen Produkt. Ange produktens mängd (standard är 1), enhet (standard är st), pris, eventuell rabattprocent och momsprocent. Om produkterna hämtas från registret, hämtas ovanstående information från registret. Ändra då produktens mängd vid behov. Läs mer om fälten för inköpsfaktura här.
5. Lägg till en bild av den ursprungliga fakturan som bilaga till fakturan. Du kan lägga till bilagan via menyn Lägg till fil under avsnittet Bilagor till höger i fakturavyn.
   1. Om avsnittet Bilagor inte är synligt på fakturan, kan du visa det genom att klicka på gemikonen till höger på sidan. Läs mer om att lägga till bilagor här.
6. När inköpsfakturan har kompletterats med nödvändig uppgifter (minst leverantörens namn och bankkontouppgifter, fakturadatum, förfallodatum och raduppgifter), spara fakturan med knappen Spara.
   1. Programmet genererar ett fakturanummer för fakturan och fakturan får status Under behandling.
7. Om godkännandeprocessen för inköpsfakturor används, kan du efter att ha sparat fakturan skicka den till godkännandeprocessen med knappen För cirkulation.
   Innan du trycker på knappen bör du kontrollera om en standardgodkännandeprocess har hämtats till avsnittet Uppgifter om cirkulationen och om inte, bör du komplettera fakturan med önskad process innan du skickar den vidare. Om fakturan inte ska skickas till godkännandeprocessen, gå till steg 8.
8. Gå till granskningsvyn från menyn Gå till i övre högra hörnet av fakturavyn och godkänn fakturan med knappen Godkänn.
9. När fakturan har status Godkänd, gå till betalningsvyn från menyn Gå till för att betala fakturan. Kontrollera i betalningsvyn att fakturans betalningsdatum (standard är fakturans förfallodatum), betalningsbeloppet och mottagarens uppgifter är korrekta, och betala sedan fakturan med knappen Betala.
   1. Fakturan får status Betalning kö till bank och betalningen överförs till banken för behandling enligt betalningskörningen på det angivna betalningsdatumet (eller nästa betalningskörning samma dag om betalningsdatumet är dagens datum). Läs mer om betalningsscheman för olika betalningssätt här.

Du kan söka skapade inköpsfakturor i Sökning av verifikat.