I menyn Betalning på vyn Sökning av verifikat finns funktionen Betalning av flera fakturor, med vilken du kan betala flera fakturor eller löneberäkningar som finns på sökresultatlistan på en gång. När du använder funktionen Betalning av flera fakturor är betalningsmetoden alltid girering, vilket innebär att betalningsmetoderna för utlandsbetalning, ilremissa eller lönebetalning inte kan användas vid betalning av flera fakturor.
Stegen för att betala flera fakturor är följande, och varje steg beskrivs mer detaljerat i denna instruktion.
- Välj de fakturor som ska betalas i vyn Betalning av flera fakturor
- Gör eventuella ändringar i fakturaspecifika betalningsdatum och meddelanden
- Ange betalningsuppgifter som gäller gemensamt för alla fakturor som ska betalas
- Betala fakturorna (Betala-knappen) eller markera dem som Betalda utanför Procountor (Markera betalad utanför Procountor-knappen).
Val av fakturor som ska betalas
När du väljer Betalning av flera fakturor från menyn Betalning på Sökning av verifikat öppnas vyn Betalning av flera fakturor, där alla fakturor som för närvarande finns i sökresultaten visas.
Fakturor som inte kan betalas via Betalning av flera fakturor visas i listan med gul eller röd färg beroende på orsaken, och i kolumnen Fel i fakturalistan visas orsaken till varför fakturan inte kan betalas. Fakturor med ofullständiga uppgifter visas med gul färg, och fakturor som inte kan betalas visas med röd färg.
En faktura kan inte betalas med funktionen Betalning av flera fakturor i följande situationer:
- Fakturan eller en del av den har redan betalats
- Fakturan är i betalningsförbud
- Fakturan är en kreditfaktura, dvs. dess slutsumma är negativ
- Betalningsmetoden för fakturan är Utlandsbetalning eller ilremissa
- Fakturan har ofullständiga uppgifter
Vid val av fakturor som ska betalas eller markas som Betalad utanför Procountor kan du använda knappen Välj högst upp i vyn, där följande alternativ för att välja fakturor finns tillgängliga. Som standard är ingen rad vald.
- Välj alla: Väljer alla fakturor på en gång, inklusive de som inte kan betalas men som kan markeras som Betalad utanför Procountor.
- Välj för betalning: Väljer alla fakturor som kan betalas med funktionen Betala flera fakturor.
- Välj godkända: Väljer alla fakturor som är i Godkänd-status.
- Töm: Tar bort alla valda fakturor.
Vid behov kan fakturor också väljas individuellt genom att kryssa i kryssrutan till vänster om varje fakturarad. Om en faktura har valts för betalning men inte ska betalas, kan valet tas bort innan du klickar på knappen Betala eller Markera Betalad utanför Procountor.
Redigering av fakturaspecifika uppgifter
I vyn Betala flera fakturor kan du vid behov ändra betalningsdatum och meddelandet som skickas med betalningen för de fakturor som listas. Betalningsdatumet kan ändras i kolumnen Betalningsdatum för den valda fakturan, och meddelandet kan redigeras i kolumnen Meddelande.
Andra uppgifter kan inte redigeras fakturaspecifikt via Betalning av flera fakturor, utan de måste vid behov redigeras separat i vyn Faktura för en enskild faktura innan den betalas.
Via knapparna Fakturauppgifter och Faktura ovanför fakturalistan kan du gå till uppgifterna för en enskild faktura. Dessa knappar öppnar uppgifterna för den faktura som är vald i fakturalistan. En faktura väljs genom att klicka på dess rad i listan.
- Fakturauppgifter-knappen visar information om åtgärder för den valda fakturan samt de granskare och godkännare som har tilldelats fakturan längst ner på sidan.
- Faktura-knappen öppnar vyn Faktura. Via menyn till höger om knappen kan du också gå till andra vyer för fakturan (Bokföring, Dimensioner, Förhandsgranskning, Bilagor).
Kontantrabatter på fakturor
- Fakturor med kontantrabatt visas i vyn Betalning av flera fakturor i kolumnerna Kontantrabatt förfallodag och Fakturasumma med kontantrabatt.
- Betalningsdatumet för fakturor med kontantrabatt är som standard det första tillgängliga förfallodatumet för kontantrabatten.
- Om fakturan inte betalas på det första alternativets förfallodatum, ändras det till nästa tillgängliga förfallodatum och fakturasumman till nästa kontantrabatterade belopp. När alla förfallodatum för kontantrabatt har passerat, ändras förfallodatumet till fakturans ursprungliga förfallodatum och fakturabeloppet till fakturans belopp utan kontantrabatt.
- Betalningsdatumet kan ändras manuellt och fakturabeloppet ändras därefter, beroende på om kontantrabattalternativet är tillgängligt eller inte. Om kryssrutan Använd betalningsdag är markerad, betalas alla fakturor på det angivna datumet. Fakturasumman för fakturor med kontantrabatt ändras därefter.
Fastställande av betalningsinformation för valda fakturor
I avsnittet Betalningsuppgifter i vyn Betalning av flera fakturor fastställs gemensamma uppgifter för betalningarna.
- I menyn Betalningssätt visas Girering som betalningssätt och den kan inte ändras, vilket innebär att denna betalningssätt alltid används vid betalning med funktionen Betalning av flera fakturor.
- I menyn Från konto fastställs från vilket konto betalningen görs. I menyn visas alla konton som har sparats som betalningskonton i vyn Bankförbindelser, och kontots senaste kontoutdragssaldo visas efter kontonumret.
- Kryssrutan Använd betalningsdag markeras om du vill använda samma betalningsdag för alla betalningar som görs samtidigt.
- Om kryssrutan markeras används betalningsdagen som valts i datumfältet till höger om kryssrutan för alla betalningar. Som standard är dagens datum förvalt, men detta kan ändras.
- Om kryssrutan inte markeras, skickas varje faktura för betalning med det fakturaspecifika betalningsdatumet som kan ställas in separat för varje faktura i listan. Som standard används fakturans förfallodatum som betalningsdatum.
- I fältet betalas totalt visas det totala beloppet för de valda fakturorna som ska betalas.
Betalning och markering som Betalad utanför Procountor
- Klicka på knappen Betala när de fakturor som ska betalas har valts och betalningsdatum och betalningskonto har fastställts. När du klickar på knappen Betala visas en bekräftelsefråga för betalningen. Efter att ha klickat på knappen Betala ändras fakturornas status till Betalning kö till bank.
- Fakturorna överförs till banken enligt de betalningsdatum som har fastställts för dem. Här kan du se Procountors betalningsscheman.
- Med knappen Markera betalad utanför Procountor kan de valda fakturorna markeras som Betalad utanför Procountor om fakturan har betalats till exempel kontant eller om den inte automatiskt har markerats som betald baserat på kontoutdragsuppgifterna.
- Innan du klickar på knappen Markera betalad utanför Procountor måste rätt betalningsdatum ha fastställts för fakturan i fältet Betalningsdatum i fakturalistan (eller i avsnittet Betalningsuppgifter högst upp i vyn om kryssrutan Använd betalningsdag är markerad).