Hur man granskar flera fakturor i taget.
Du hittar den här funktionen via Sökning > Sökning av verifikat eller Sökning > Fakturor att granska. Här kan du söka efter leverantörsfakturor för granskning och Rese- och kostnadsfakturor.
Läs mer om cirkulation av fakturor och vyn Granskning.
Gör en sökning, klicka på pilen vid Granskning och välj Granskning av flera. Knappen öppnar en ny sida som visar alla fakturorna på sökresultatlistan.
Här kan du sakgranska och godkänna fakturorna.
Fakturor som ska sakgranskas/godkännas visas som grå rader i listan. Fakturor som redan gått till betalningsfunktionen visas med rött och kan inte längre behandlas.
Under Granskning av flera måste alla förkryssade fakturor gå att sakgranska eller godkänna för att kunna hanteras samtidigt. Om en enda vald faktura får ett felmeddelande om att den inte kan sakgranskas eller godkännas, kan de övriga fakturorna inte granskas heller.
Programmet kontrollerar med hjälp av leverantörsfakturorna om det finns likadana fakturor med samma uppgifter i Procountor. I så fall visas en varning i vyn Granskning när fakturan skickas för cirkulation, sakgranskning och godkännande.
Programmet varnar ifall alla följande villkor uppfylls:
- Fakturorna har samma förfallodagar eller fakturadagar
- Fakturorna har samma fakturanummer eller referensnummer för faktureraren
- Fakturorna har samma namn eller registeruppgifter för faktureraren
- Fakturorna har samma fakturasummor
Knappar i övre delen
Med knappen Sakgranska sakgranskar du förkryssade fakturor. Knappen ger fakturorna en sakgranskningsstämpel med användarens namn, datum, klockslag och en sakgranskningskommentar.
En faktura kan sakgranskas även om företaget inte använder cirkulation.
Om företaget använder cirkulation av leverantörsfakturor eller rese- och kostnadsfakturor, får fakturan statusen Sakgranskad först när alla fastställda sakgranskare har granskat fakturan.
Om det är angivet i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde att sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd, skickas en påminnelse om sakgranskningen automatiskt per e-post till nästa sakgranskare eller godkännare när det är deras tur. Systemet varnar om e-postadressen till nästa sakgranskare/godkännare inte finns registrerad bland användarens egna uppgifter och inställningar. Det visas en varning för användaren om de försöker sakgranska en faktura som de inte är nästa sakgranskare för.
När en faktura har blivit sakgranskad av den eller de användare som är aktuella, får fakturan statusen Sakgranskad.
Med knappen Godkänn godkänner du förkryssade fakturor. Knappen ger fakturorna en godkännandestämpel med användarens namn, datum, klockslag och en godkännandekommentar.
En faktura kan godkännas även om företaget inte använder cirkulation.
Om företaget använder cirkulation av leverantörsfakturor eller rese- och kostnadsfakturor får fakturan statusen Godkänd först när alla fastställda godkännare har godkänt fakturan. En faktura som håller på att cirkulera och som har fastställda sakgranskare, kan inte godkännas innan den har sakgranskats.
Om det är angivet i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde att sakgranskningen och godkännandet ska ske i ordningsföljd, skickas en påminnelse om godkännandet automatiskt per e-post till nästa godkännare när det är deras tur. Systemet varnar om e-postadressen till nästa godkännare inte finns registrerad bland användarens egna uppgifter och inställningar. Det visas en varning för användaren om de försöker godkänna en faktura som de inte är nästa godkännare för.
När en faktura har blivit godkänd av den eller de användare som är aktuella, får fakturan statusen Godkänd.
Med knappen Återställ till status "Under behandling" kan du återställa fakturor med statusen Sakgranskad, Godkänd eller Betalningsstoppad till statusen Under behandling. Då du kan redigera dem.
Knappen Betalningsstoppad ändrar fakturornas status till Betalningsstoppad. En faktura som är belagd med betalningsförbud kan inte skickas vidare för betalning. Du kan upphäva ett betalningsstopp med knappen Återställ till status "Under behandling".
Med knappen Välj > Välj alla kan du välja alla fakturor i listan eller ångra valet för alla fakturor i listan.
Knappen Välj > Inväntar egen sakgranskning väljer de fakturor som väntar på att bli sakgranskade av användaren.
Knappen Välj > Inväntar eget godkännande väljer de fakturor som väntar på att bli godkända av användaren.
Stäng vyn med X-knappen.
Knapparna i nedre delen
Med knapparna i nedre delen kan du behandla en faktura på en rad du markerat.
Knappen Fakturauppgifter tar fram de åtgärder som har gjorts för den valda fakturan samt vilka sakgranskare och godkännare fakturan har.
Knappen Faktura > Faktura öppnar en sida med fakturauppgifter.
Knappen Faktura > Bokföring öppnar en bokföringssida för fakturan.
Knappen Faktura > Dimensioner öppnar en dimensionssida för fakturan.
Med knappen Faktura > Förhandsgranskning kan du ta fram fakturauppgifterna antingen i HTML- eller PDF-format i ett nytt fönster.
Med knappen Faktura > Bilagor kan du titta på filbilagorna till fakturan. Du kan inte lägga till eller ta bort filbilagor.