Rollen Personal är ett enkelt och snabbt val för en användare som endast får se sina egna löner samt skapa och spara sina egna rese- eller kostnadsfakturor. Med användarnamn skapade för personalen effektiviserar du användningen av Procountor eftersom:
- Lönebräkning behöver inte längre skickas separat till löntagare, utan de kan själva se sina lönebrkäkning i Procountor.
- Du sparar tid och pengar.
- kapandet av rese- eller kostnadsfakturor automatiseras och papperskvitton behöver inte skickas separat, eftersom anställda själva kan skaparese- eller kostnadsfakturor antingen på datorn eller med Procountor-mobilappen.
Hur skapar man egna användarnamn för personalen?
- Systemadministratören för miljön (eller en annan användare med rättigheter för användarhantering) skapar en ny användare i huvudmenyn under Administration > Användare och användarrättigheter > Skapa ny användare, och tilldelar rollen Personal till användaren.
- Med rollen Personal är det inte möjligt att se andra funktioner i Procountor än sina egna löneberäkningar, skapa egna rese- eller kostnadsfakturor och uppdatera sina egna uppgifter.
- En ny användare läggs till antingen vid skapandet av användarnamn eller så har han redan lagts till i personregistret. Här bör man notera att användarens personbeteckning är angivet i personregistret.
- Om användaren inte läggs till i personregistret vid skapandet av användarnamn, måste användaren manuellt kopplas till informationen i personregistret under Register > Personregister > Sök person(erna) och aktivera personens rad >Länka till en användare > Sök användarnamn från listan och tryck på Välj.
- Kopplingen till personregistret möjliggör att se sina egna löner och skapa kostnadsfakturor.
- Leverera användarnamnen till användaren, antingen direkt eller välj att Procountor skickar dem till de angivna kontaktuppgifterna.
- Mer information om att skapa användarnamn finns här.
Var loggar användaren in och vad behöver han för effektiv användning?
Man loggar in på Procountors datorversion på adressen secure.procountor.com. Vid första inloggningen behöver användaren användarnamn och lösenord. På denna sida finns mer information om användarens första inloggning.
- Vid första inloggningen är det bra att kontrollera sina egna uppgifter och inställningar, där man ska ange telefonnummer, e-postadress och personbeteckning, så att skapandet av fakturor lyckas och användaren kan identifiera sig till Procountors kundservice vid problem. Egna uppgifter och inställningar finns i programmets övre högra hörn.
Skapandet av rese- eller kostnadsfaktura börjar i Procountors datorversion under Ny > Rese- eller kostnadsfaktura. När användarrollen är Personal kan man endast skapa fakturor för sig själv. Programmet föreslår automatiskt den aktuella användaren för fakturan. Välj om det är en rese- eller kostnadsfaktura och tryck på Skapa nyt faktura-knappen. Mer detaljerade instruktioner om fälten i fakturan finns här.
Efter att ha skapat rese- eller kostnadsfakturor hittar man sina egna fakturor under Sökning > Sökning av verifikat i programmet.
För att göra skapandet av rese- eller kostnadsfakturor så smidigt som möjligt är det bra att ladda ner Procountor-mobilappen, där man kan skapa rese- eller kostnadsfakturor direkt på sin smartphone. Efter skapandet skickas dessa fakturor direkt till Procountor, där de går vidare för företagets vidare hantering. Med appen kan man ta bilder på kvitton och effektivt inkludera flera etapper av resan i resefakturan. Skapandet av rese- eller kostnadsfakturor och fotografering av kvitton är betalda funktioner i Procountor-mobilappen. Mer information om appen finns här.
Löneberäkning kan ses i programmet under Löner > Sökning av löneberäkning. Mer detaljerad information om att söka sina egna lönebräkning finns här.