Gå via Register > Kundregister för att hantera kunduppgifter, eller markera rutan Kunder när du söker i vyn Register > Affärspartner.
Den här artikeln handlar om Kundregistret, som är ett delregister under Affärspartnerregistret. Här beskrivs hur du hanterar och redigerar olika uppgifter för kunder. Användarens användarrättigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren.
Affärspartners kan delas upp i kunder, leverantörer och personer. Olika funktioner kan allokeras till dem, och uppgifterna kan redigeras. Användarens behörigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren.
Sök kunder
På sidan Affärspartner gås det igenom i detalj hur man söker i affärspartnerregistrens delregister eller som helhet.
Med knappen Administration går det även att söka med de uppgifter som finns på kundens administrationssida, se mer nedan.
När du klickar på Töm sökvillkoren tas alla inställda sökvillkor bort.
Med knappen Redigera flera kan uppgifterna för flera kunder ändras samtidigt. Knappen öppnar sidan Massredigering av affärspartner där du söker upp de kunder vars uppgifter ska redigeras.
Utöver de knappar som beskrivs i artikeln Affärspartner, finns det här en specifik knapp för att söka efter Kundgrupper.
Knapparna vid listan med kunder
Knappen Öppna har valalternativen Basuppgifter, Administration, Arbeten som ska faktureras samt Avtal. Se mer nedan.
Med knappen Lägg till kund kan du lägga till en ny kund.
Knappen Redigera har alternativen Kopiera och Ta bort.
Med alternativet Kopiera kan du kopiera en vald kund i sökresultatlistan. Först frågar programmet om även affärspartnerns förvalda konton, dimensioner och produkter ska kopieras, och om kundens kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Det kommer stå (kopia) efter namnet på den kopierade partnern. Organisationsnummer/personnummer och kundnummer kopieras inte.
Alternativet Ta bort raderar en markerad kund från sökresultatlistan. Programmet frågar om kunden ska tas bort helt eller passiveras. Kunder som har inställts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva kunder har markerats.
När du klickar på Exportera till fakturaunderlag kan du direkt skapa antingen en kundfaktura, kundorder, leverantörsfaktura, resefaktura eller kostnadsfaktura för en affärspartner som är aktiv i sökresultatet.
Administration
Du kommer till Kundens administration genom att gå via Kundens Basuppgifter > Administration, eller klickar på Öppna > Administration på Kundregistrets söksida.
Här går det att skriva in sådant som rör administration av kunder. De här uppgifterna kan användas för att söka kunder i affärspartnerregistret och för Affärspartnerrapporten. Hanteringsuppgifter för kunder kan granskas med CRM-rapporten som finns i registerrapporter.
I listan med Åtgärder kan uppgifter antecknas för kunder eller potentiella kunder. Det kan handla om exempelvis uppgifter om skickade offerter och ingångna avtal.
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifterna att sparas. Man behöver inte spara uppgifterna separat om tillgängliga statusar eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats.
Knappen Visa basuppgifter öppnar sidan Kundens Basuppgifter.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas den statusuppgiften för alla kunder som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdiga statusalternativ, utan varje företag kan definiera statusar som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort, raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts.
Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdiga åtgärdsalternativ, utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
När du klickar på HTML visas administrationsuppgifterna för kunden i html-format i ett nytt fönster.
När du klickar på Excel visas administrationsuppgifterna för kunden i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra bland kunder. Knapparna visas i de fall då sidan Administration visas efter sökning av affärspartner, om sökresultatet innehåller flera kunder.
Definiera kundens Status och Ansvarig person. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person. Det finns ingen begränsning av hur mycket anteckningar som går att göra.
Knappen Lägg till används för att allokera en ny åtgärd till kunden. Då bildas en ny åtgärdsrad. Dagens datum föreslås. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärdskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges som ansvarig person på raden, men i rullgardinsmenyn kan någon annan av företagets användare väljas som ansvarig person för just denna åtgärd. Det går att lägga till ett obegränsat antal åtgärdsrader.
I fälten Tilläggsuppgifter och Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på något av dem med höger musknapp, och väljer vilket fönster som ska öppnas i menyn. Det går att skriva obegränsad mängd text i båda fälten.
Radera en åtgärdsrad genom att markera den åtgärdsraden och klicka på knappen Ta bort.
Ladda ner lista för kundregister
För att få ut en detaljerad lista med uppgifterna som sparats i kundregistret görs detta enklast via sidan Affärspartnersrapport. Genom att där lägga till alla uppgifter under Registeruppgifter så får man ut all information som sparats på sidan Kundens basuppgifter. Informationen kan därefter exporteras i Excel-format.