På denna sida beskrivs fälten och knapparna i vyn basuppgifter om affärspartner.
Allmänt
Om du vill se närmare uppgifter om en enskild affärspartner, kund eller leverantör, klicka på affärspartnern i sökresultatlistan eller klicka på Öppna > Basuppgifter. På skärmen visas då en sida med basuppgifterna om affärspartnern. Knapparna upptill på sidan används för att hantera affärspartnerns administrativa (CRM) uppgifter, tilläggsuppgifter och förvalda uppgifter (konton, dimensioner och produkter). Basuppgifterna kan kompletteras och därefter sparas med knappen Spara.
Knapparna högst upp i Basuppgifterna
För att få närmare uppgifter om en enskild affärspartner, välj dem i sökresultatslistan genom att klicka på den. På skärmen visas nu en sida med Affärspartnerns Basuppgifter.
Spara
Basuppgifterna kan kompletteras och därefter sparas med knappen Spara.
Redigera
När du klickar på Redigera > Lägg till kan du lägga till en ny kund. I vyn som öppnas kan du fylla i kundens uppgifter och göra inställningar för standardkonton, -produkter och -dimensioner efter behov. Affärspartner kan importeras från andra system via Import av material.
Med Redigera > Kopiera kan du kopiera en affärspartner och dess standardkonton, -dimensioner och -produkter. Därefter frågar programmet om partnerns kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Det kommer stå (kopia) efter namnet på den kopierade partnern. Kundnummer kopieras inte.
Med Redigera > Kopiera som leverantör kan du skapa en leverantör med den här kundens uppgifter.
Använd valet Ta bort för att ta bort en affärspartner. Programmet frågar om affärspartnern ska tas bort helt eller passiveras. Kunder som har ställts in som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva affärspartner har markerats.
Administration
Knappen Administration används för att komma till vyn för affärspartnerns administration. Se respektive sida för mer information om personregistret, leverantörsregistret och kundregistret.
Förvalda värden
När du klickar på Förvalda värden i vyn Kundens Basuppgifter öppnas en flik där du kan välja om du vill hantera kundens Förvalda konton, Förvalda dimensioner eller Förvalda produkter.
Förvalda produkter
När du väljer Förvalda produkter öppnas en sida där det går att lägga in produkter som standardprodukter till när en ny faktura skapas för kunden.
Obs! Du behöver ange en standardmängd för produkten. Om standardmängden är noll kommer produkten inte att vara standard på fakturan. På en massfaktura kan du välja om du vill ta med standardprodukter eller inte.
När du klickar på Spara sparas ändringarna i kundens standardprodukter.
När du klickar på Lägg till går det att söka standardprodukter för kunden i produktregistret. Sök produkt i den lista med försäljningsprodukter som öppnas.
Klicka på Sök produkter för att specificera sökningen med hjälp av produktnamnet, -koden eller -gruppen. Välj produkten genom att klicka på dess rad. Flera produkter kan markeras på en gång genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna. En produkt kan bara vara standardprodukt en gång.
Genom att klicka på Ny produkt kan du komplettera produktregistret i vyn Produktregister, försäljning.
Genom att klicka på Välj produkt blir de valda produkterna standard för kunden. Om flera produkter väljs samtidigt, kommer den knappen att öppna ett fönster där du kan ange uppgifter för alla valda produkter.
När du klickar på Produktkort visas produktkortet för vald produkt.
Basuppgifterna om standardprodukterna kommer från produktregistret. Men priset, rabattprocenten, momsprocenten och standardmängden för produkterna kan definieras specifikt för varje kund.
Det går att ange ett pris som avviker från uppgifterna i produktregistret genom att kryssa för punkten Avvikande pris i menyn Förvalda produkter och ange ett värde i fältet Förvalt belopp. Det går att redigera en Avvikande rabatt eller Avvikande moms på samma sätt.
Om standardmängden är noll, men om ett avvikande pris, avvikande rabatt eller avvikande moms har definierats för produkten, kommer inte produkten automatiskt med när en faktura skapas för kunden. Om en produkt med standardmängden noll väljs för en faktura används det pris, rabatt eller moms som då är definierad för kunden. Det går också att ange en standardradkommentar för en produkt.
När du klickar på Ta bort i menyn Förvalda produkter tas vald standardprodukt bort.
Knappen Ta bort alla används för att ta bort samtliga förvalda produkter för en kund.
När du klickar på Giltighetstider går det att produktspecifikt definiera de perioder då en standardprodukt tas med på de fakturor som skapas.
Du får fram uppgifter om hur många standardprodukter som har definierats för kunden i affärspartnersrapporten genom att aktivera registeruppgiften Förvalda produkter i rapporten.
Förvalda konton
Genom att du väljer Förvalda konton öppnas en sida där du kan ange standardbokföringskonton för kunden. De fakturor som skapas för den aktuella kunden kommer att bokföras på dessa bokföringskonton som standard.
Om du vill ändra ett förvalt konto, börja med att markera det konto som ska ändras. Klicka sedan på knappen Byt konto och hämta kontot från kontoplanen. Om bokföringen av en faktura utförs per rad och produkter som har ett förvalt konto är med på fakturan, används produktens konto vid kontering.
På sidan Förvalda konton kan du också definiera kundens mest använda momsprocentsats och momsstatus. I affärspartnerrapporten visas även denna standardmomsstatus när registeruppgiften Förvalda konton väljs för rapporten.
Förvalda dimensioner
Genom att du väljer Förvalda dimensioner öppnas en sida där du kan ange standarddimension för kunden. De fakturor som skapas för den aktuella kunden kommer att bokföras på dessa dimensioner som standard.
Exportera registeruppgifter
Med den här knappen öppnas en ruta där du kan välja att exportera registeruppgifterna i Excel- eller HTML-format, och på vilket språk uppgifterna ska vara på.
Arbeten som ska faktureras
När du klickar på Arbeten som ska faktureras kan du se registrerade och fakturerade arbeten samt lägga till arbeten för en viss kund.
Avtal
Genom att klicka på Avtal kan du hantera grunderna för kundens avtalsfakturering. Det går att ange ett önskat antal avtal för varje kund.
När du klickar på knapparna Visa och Lägg till öppnas den sida där avtalsuppgifterna anges.
Klicka på Visa för att se och redigera befintliga avtal.
Klicka på Lägg till för att skapa nya avtal.
Klicka på Kopiera för att skapa en identisk kopia av befintligt avtal.
Klicka på Ta bort för att ta bort befintliga avtal. Avtal som du inte vill använda, men inte heller vill ta bort kan anges att vara passivt.
Att skapa fakturor utifrån avtalen sker på sidan Avtalsfakturering som finns under Register > Avtalsfakturering i programmenyn.
Läs mer om vyn Avtal.
Fälten i Avtalsvyn
När du är i vyn för ett specifikt avtal kan du med alternativet Adresskälla ange om kundens adressuppgifter ska hämtas från Kundregistret eller från Avtal. Adressuppgifterna kan sedan redigeras. Även Betalningsvillkor, Valuta, Inkl. moms och Språk hämtas från registret, och kan redigeras. Övriga uppgifter kan fyllas i fritt.
Välj ett lämpligt månadsintervall och faktureringsmånader som Faktureringsperiod från rullgardinsmenyn.
I Faktureringsperiodens första dag anges det datum i månaden som faktureringsperioden börjar. Om den lämnas tom används det första datumet i månaden som standard, d.v.s. nr 1.
I Faktureringsmånad under perioden anges vilken månad i perioden faktureringen sker.
I Fakturadag i faktureringsmånaden anges vilket datum fakturan ska dateras.
Knapparna överst i Avtalsvyn
Klicka på Spara för att spara avtalet.
Klicka på Ta bort för att ta bort avtalet.
Knappen Förhandsvisning visar avtalet i PDF-format.
Knappen Administration öppnar kundens Administrationssida.
Med knapparna Föregående och Nästa kan du bläddra bland avtalen på sidan Avtal.
Avtalets produktrad
Minst en produktrad ska anges för avtalet. De förvalda produkter som angetts för kunden följer inte med till avtalet, och inte på fakturan som görs utifrån avtalet. På raderna går det att ändra det produktnamn som finns i kolumnen Produkt och som visas på fakturan, men det ursprungliga namnet som hämtas från registret visas alltid i kolumnen Registerprodukt.
Klicka på Sök produkt i avtalsvyn för att söka avtalets produkter eller tjänster i produktregistret. Produkten söks i den lista som visas. Listan innehåller de försäljningsvaror som finns i registret.
Klicka på Sök produkter för att specificera sökningen med hjälp av produktnamnet, -koden eller -gruppen. Välj produkten genom att klicka på dess rad. Flera produkter kan markeras på en gång genom att använda Ctrl- och Shift-tangenterna.
När du klickar på Välj produkt kommer du tillbaka till avtalet med de valda produkterna ifyllda i produktraden. Om produktens namn ändras i avtalsuppgifterna, flyttas produktens registernamn till kolumnen Registerprodukt.
Klicka på Lägg till rad för att skapa en ny produktrad. I den tomma raden anges därefter uppgifterna.
Klicka på Kopiera rad för att kopiera avtalets produktrader. Välj först den rad som ska kopieras och klicka sedan på knappen Kopiera rad. Då visas ett fönster som frågar hur många kopior av raden som ska produceras. Sedan ställs frågan om Mängden ska fördelas jämt över alla rader. Enhetspriset ändras inte.
Klicka på Ta bort för att ta bort markerad rad från avtalet.
Klicka på Förvalda dimensioner för att ange förvalda dimensioner för specifika produktrader. Då används dessa istället för produktregistrets förvalda dimensioner.
Exportera till faktura
Genom att klicka på Exportera till faktura kan du antingen skapa en kundfaktura, en kundorder, en leverantörsfaktura eller en inköpsorder för kunden.
Sök
När du klickar på Sök öppnas alla fakturor som skapats för affärspartnern i Sökning av verifikat.
Bilagor
Den här knappen öppnar ett fönster där du kan se befintliga bilagor och lägga till nya med antingen filbilagor eller från dokument.
Fält i vyn
Adressuppgifter
Adressuppgifterna för en kund kopieras till faktureringsadressen om denna är tom. Om den är ifylld görs ingen kopiering. Om en leveransadress används ska den anges.
Kunder och Leverantörer, men inte Personer, har ett fält för Identifierare i adressen som visas mellan namnet och gatuadressen. Fältet kan användas t.ex. för att spara långa namn eller namn i flera delar.
Faktureringsuppgifter
Organisationsnummer/personnummer är en affärspartners organisationsnummer, SE, eller PN för en person. Numret används för att specificera affärspartner. Välj lämplig typ av nummer i rullgardinsmenyn, d.v.s. antingen tom, SE, PN eller korrekt EU-land. Vid SE eller PN utförs en kontroll av att numret är korrekt. Om det finns personer med samma PN i registret påpekas detta, men numret kan användas.
Ett frivilligt sätt att specificera affärspartner är att använda Affärspartnernummer. Två affärspartner som tillhör samma affärspartnertyp kan inte få samma affärspartnernummer. Det går att aktivera automatisk numrering i Uppgifter om företaget > Inställningar. Då får en ny affärspartner automatiskt ett nummer som är ett nummer högre än det nummer som används för den aktuella affärspartnertypen.
Fakturakanal definierar den förvalda metoden för att skicka fakturor eller order.
Betalningsuppgifter
Ett traditionellt inhemskt bankkontonummer används som Kontonummer för en kund. Det visas bland uppgifterna i den övre delen av fakturan. Om en leverantör väljer Utlandsbetalning som betalsätt anges leverantörens BIC-kod i ett eget fält. Vid utlandsbetalningar är leverantörens adress och BIC-kod obligatoriska uppgifter. Ett IBAN-nummer som används inom SEPA-området anges tillsammans med landskoden utan mellanslag, t.ex. SE3550000000054910000003.
I fältet Rabatt-% går det att ange förvald rabattprocent för en affärspartner, denna visas på fakturor i fältet rabatt-%. Om förvalda produkter är definierade för affärspartnern läggs rabattprocenten in även på fakturaraderna för dem, om inte en avvikande rabattprocent har angetts för de förvalda produkterna. När man skapar en faktura anges inte denna rabattprocent för produkter som söks i produktregistret, men om man då använder funktionen Lägg till rad anges denna rabattprocent på fakturan.
Under betalningsvillkor har de förifyllda villkoren hämtats från Inställningarna. Men det går att ange egna separata betalningsvillkor för kunden, som till exempel 12 dagar och 2 %.
Uppgifter om cirkulationen
Det här fältet finns i vyerna för Leverantörer och Personer, men inte för Kunder.
Om företaget använder cirkulation av fakturor går det att ställa in maximalt det antal sakgranskare/godkännare för leverantörer/personer som är definierat i Uppgifter om företag > Inställningar. De sakgranskare/godkännare som anges här används som förinställda uppgifter när en faktura anges för en affärspartner.
Det går att förbereda färdiga listor över sakgranskare som kan hämtas hit. Uppgiften om den lista över sakgranskare som används för en affärspartner sparas här i affärspartnerns uppgifter.
Om listan över sakgranskare redigeras i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde, ändras uppgifterna om sakgranskare och godkännare för de affärspartner som listan har använts för. Ändringarna uppdateras inte på gamla fakturor, utan ändringarna börjar gälla när en ny faktura skapas för affärspartnern.
Om Listor över sakgranskare har använts för affärspartnern, går det inte att ändra sakgranskare och godkännare i affärspartnerns uppgifter.
Det är bäst att definiera den oftast använda cirkulationen i Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för attestflöde, och hantera avvikande cirkulationer specifikt för respektive affärspartner eller faktura.
Registeruppgifter
En affärspartner kan anslutas till flera Grupper men endast till en Rapporteringsgrupp.
En affärspartner som är passiverad visas inte vid sökningar efter affärspartner, om man inte specifikt markerar rutan för att ta med dem i sökningar.
Tilläggsuppgifter
Det här fältet finns i vyerna för Kunder och Leverantörer, men inte för Personer.
Standardreferens är ett referensnummer (2–25 tecken) som bevaras oförändrat på fakturorna. Om standardreferens tillämpas skapar programmet inget referensnummer av fakturanumret, utan detta ersätts av referensen här från registret.
Referensnumret registreras på fakturor. Om samma referensnummer som på fakturorna används vid betalning, allokeras betalningarna till fakturorna med hjälp av referensnumret.
I fönstrets nedre fält visas stämplar för skapandet och redigering av affärspartnern.