Affärspartnergrupper

I menyn under rubriken Register > Affärspartnergrupper kan man administrera kund- leverantör och personalgrupper.

Affärspartnergrupper kan även läggas till huvudgrupper som sammanställer flera grupper.

Det finns inga färdiga grupper i Procountor utan det är upp till användaren själv att ska dessa vid behov.

 

 

Skapa affärspartnergrupper

1. Klicka på knappen "Lägg till" under sökfälten och välj antingen Kunder, Leverantörer eller Person

2. En ny tom rad läggs nu till i fältet nedan. Om det redan finns grupper så hamnar den nya gruppen längst ned i listan.

3. Namnge gruppen och tryck på spara ( Namnet kan bestå av 80 tecken)

 

Spara

Om du gör ändringar i affärspartnergrupperna innan du lämnar sidan ska du trycka på Spara för att ändringarna ska genomföras. Om inga uppgifter har sparats visas en notering om detta.

Ta bort

Du kan ta bort en affärspartnergrupp genom att välja den i söklistan över affärspartnergrupper och trycka på knappen Ta bort. En affärspartnergrupp som innehåller affärspartner kan inte tas bort.

 

Sök affärspartnergrupper

Genom att sätta en bock i rutan affärspartnergrupp: Kund, Leverantör eller Person kan du välja vilken grupp du vill jobba med. Om du vill specificera sökningen kan du skriva in affärspartnergruppens namn eller del av det i fältet Namn. Tryck därefter på knappen Sök grupper.  

Om du vill redigera namnet på en affärspartnergrupp kan du skriva den ersättande texten i fältet Affärspartnerns namn och trycka på knappen Spara. Om du ändrar affärspartnergruppens status till passiv på rullgardinsmenyn kommer gruppen inte längre att visas bland sökresultaten, om du inte även söker passiva grupper.

 

 

Lägg till och ta bort affärspartner från olika grupper

Lägg till

Det går att lägga till affärspartner till grupper genom att  trycka på knappen "Infoga/åtskilj".

1. I vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper kan man välja vilken typ av affärspartner man vill lägga in i gruppen. Det går att använda sökfälten för mer specificerad sökning av namn eller genom att välja en typ; kunder.

2. När du trycker på knappen sök så presenteras ditt sökresultat på vänster sida och de olika affärspartnergrupperna på höger sida.

3. Klicka på de affärspartners på vänster sida som du vill sammafoga med en grupp. Du kan välja flera stycken samtidigt genom att samtidigt hålla ner CTRL- knappen. Välj sedan på höger sida vilka grupper som de ska sammanfogas med.

4.Klicka sedan på knappen Foga samman

 Detta inverkar inte på affärspartnerns rapporteringsgrupp. Om en affärspartner inte hör till någon grupp innan du lägger till den, och affärspartner inte har någon rapporteringsgrupp, har den ingen rapporteringsgrupp efter att du lagt till den till gruppen heller.

 

Åtskilj

 Det går att ta bort affärspartner till grupper genom att  trycka på knappen "Infoga/åtskilj".

1. I vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper kan man välja vilken typ av affärspartner man vill ta bort från gruppen. Det går att använda sökfälten för mer specificerad sökning av namn eller genom att välja en typ; kunder.

2. När du trycker på knappen sök så presenteras ditt sökresultat på vänster sida och de olika affärspartnergrupperna på höger sida.

3. Klicka på de affärspartners på vänster sida som du vill ta bort från en grupp. Du kan välja flera stycken samtidigt genom att samtidigt hålla ner CTRL- knappen. Välj sedan på höger sida vilka grupper som de ska tas bort ifrån med.

4.Klicka sedan på knappen Skilj åt.

Om den grupp som en affärspartner tas bort ifrån är affärspartnerns rapporteringsgrupp, har affärspartner ingen rapporteringsgrupp efter att du tagit bort den.

 

 

Rapporteringsgrupp

Med knappen Ställ in rapporteringsgrupp kan samma rapporteringsgrupp ställas in för flera affärspartner. Om en affärspartner inte ingår i den valda gruppen sedan tidigare, läggs den till gruppen. När du ställer in rapporteringsgruppen kan du bara välja en affärspartnergrupp. Med rapporteringsgrupp avses när affärspartnern är allokerad till affärspartnergrupper som kan användas som sökkriterium i rapporter.  Även om en affärspartner kan tillhöra flera olika affärspartnergrupper kan en affärspartner bara tillhöra en rapporteringsgrupp.

När en affärspartner läggs till i en affärspartnergrupp för första gången blir denna grupp den rapportgrupp som visas i affärspartnerens basinformation. Om affärspartnern läggs till i flera affärspartnergrupper kan rapportgruppen ändras i affärspartnerens basinformation från rullgardinsmenyn under rubriken Registeruppgifter ->Rapporteringsgrupp.

Affärspartnerrapporteringsgrupper kan också administreras från vyn Lägga till och ta bort affärspartner och gruppermed knappen Ställ in rapporteringsgrupp. Endast en affärspartnergrupp kan väljas när man bestämmer rapporteringsgruppen.

När du klickar på knappen Ställ in rapporteringsgrupp så kommer den valda affärspartnergruppen att ställas in som rapportgrupp för de valda affärspartnerna. Om de valda affärspartnerna inte tidigare har ingått i en affärspartnergrupp som har ställts in som en rapporteringsgrupp kommer affärspartnerna samtidigt att läggas till i rapporteringsgruppens affärspartnergrupp.

 

Huvudgrupper

I affärspartnerregistret är det möjligt att använda affärspartnergrupper på två plan, dvs. tillämpa så kallat huvudgruppstänkande. Huvudgruppen är en affärspartnergrupp på högre nivå, till vilken det endast går att ansluta vanliga affärspartnergrupper, dvs. inte affärspartner direkt. Varje affärspartner kan bara höra till en grupp under en huvudgruppen, men ändå till flera affärspartnergrupper som faller under olika huvudgrupper. Syftet med den här egenskapen är att underlätta hanteringen av större affärspartnerregister.

Affärspartnerregistret kan förses med den nya vyn Huvudgrupper som du kan använda för att administrera huvudgrupperna.

Under sidan Huvudgrupper finns en sida där du kan lägga till och ta bort huvudgrupper. Här kan du välja vilka affärspartnergrupper som ska ingå i de olika huvudgrupperna. Administrationen av huvudgrupper är nästan identisk som administrationen av vanliga affärspartnergrupper –det handlar om huvudgrupper i stället för grupper och om grupper i stället för affärspartner.

Du kan använda huvudgruppen som sökvillkor i de flesta registersökningar, till exempel när du bläddrar i affärspartnerregistret eller gör upp en ny faktura eller ett massutskick. Om huvudgrupperna är i bruk visar affärspartnerrapporten en uppgift om till vilka huvudgrupper en affärspartner hör, om registeruppgiften Affärspartnergrupp väljs med till rapporten.