Affärspartnergrupper kan skapas i affärspartnerregistret för att underlätta hanteringen av stora affärspartnerregister. Affärspartnergrupper kan vidare kopplas till huvudgrupper som samlar flera affärspartnergrupper.
Denna guide beskriver hur affärspartnergrupper skapas och hur de kan användas i Procountor. För en mer detaljerad beskrivning av huvudgrupperna som visas i illustrationen nedan, se artikeln om huvudgrupper.
Affärspartnergrupper kan skapas och granskas i programmet under Register > Affärspartnergrupper.
Skapa en affärspartnergrupp
Det finns inga fördefinierade affärspartnergrupper i Procountor, utan användaren kan skapa grupper efter behov. Affärspartnergrupper kan innehålla kunder, leverantörer eller personer.
För att skapa en affärspartnergrupp:
1. Klicka på knappen Lägg till under sökvillkoren i vyn Affärspartnergrupper och välj antingen Kund, Leverantör eller Person från menyn som öppnas.
2. Programmet ger meddelandet “Grupp tillsatt”, varefter en tom grupp rad av vald typ visas i sökresultaten under knappen Lägg till. Om grupper redan har skapats tidigare, läggs den nya gruppen till längst ner i listan.
3. Ange önskat namn för gruppen i kolumnen Namn och spara uppgifterna med knappen Spara.
Infoga och åtskilj affärspartner från affärspartnergrupper
Infoga
Affärspartners kan massvis infogas till affärspartnergrupper i vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper, som nås genom att klicka på knappen Infoga/Åtskilj i vyn Affärspartnergrupper:
1. Välj affärspartnertyp från menyn Typ av affärspartner i sökvillkoren i vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper, beroende på vilken typ av affärspartner som ska inkluderas i sökningen. Om endast en viss affärspartner söks, kan namnet på affärspartnern anges i fältet Namn i sökvillkoren.
2. När sökvillkoren har definierats, klicka på knappen Sök affärspartner. Detta listar affärspartner av vald typ till vänster och affärspartnergrupper till höger.
3. Välj affärspartner från den vänstra sektionen genom att klicka på deras namn. Flera affärspartners kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du gör valen. Välj affärspartnergrupp eller grupper från den högra sektionen som de valda affärspartnerna ska kopplas till. Affärspartners kan tillhöra flera affärspartnergrupper.
4. När valen av affärspartner och affärspartnergrupper har gjorts, klicka på knappen Foga samman högst upp i vyn, vilket kopplar de valda affärspartnerna till den valda affärspartnergruppen eller grupperna.
Skilj åt
Affärspartners tas bort från affärspartnergrupper i samma vy som beskrivs under föregående rubrik:
1. Välj affärspartnertyp från menyn Typ av affärspartner i sökvillkoren i vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper, beroende på vilken typ av affärspartner som ska sökas. Välj sedan affärspartnergruppen från menyn Affärspartnergrupp i sökvillkoren, från vilken affärspartner ska tas bort.
2. När sökvillkoren har definierats, klicka på knappen Sök affärspartner. Detta listar affärspartner som tillhör den valda affärspartnergruppen till vänster och affärspartnergrupper av vald typ till höger.
3. Välj affärspartners som ska tas bort från den vänstra sektionen genom att klicka på deras namn. Flera affärspartners kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt medan du gör valen. Välj affärspartnergruppen från den högra sektionen som sökningen baserades på i sökvillkoren.
4. När valen av affärspartners och affärspartnergruppen har gjorts, klicka på knappen Skilj åt högst upp i vyn, vilket tar bort de valda affärspartnerna från den valda affärspartnergruppen. Om den borttagna affärspartnergruppen också var affärspartnerns rapporteringsgrupp, har affärspartnern ingen rapporteringsgrupp efter borttagningen.
Definiera affärspartnergrupper i affärspartnerregistret
Affärspartnergrupper kan också definieras i Affärspartnerregistret, i vyn Affärspartnerns basuppgifter
I sektionen Registeruppgifter i vyn finns ett valfönster Grupper i vilken affärspartnern ingår, där de grupper som affärspartnern ska kopplas till kan väljas, eller där valen kan tas bort för de grupper som affärspartnern ska tas bort från.
Flera grupper kan väljas genom att hålla Ctrl-tangenten nedtryckt och vid behov kan ett separat valfönster öppnas med förstoringsglasikonen.
Affärspartnerns rapporteringsgrupp
Rapporteringsgruppen avser den grupp som affärspartnern tillhör i vissa rapporter där affärspartnergrupper används som sökvillkor. Dessa rapporter listas under nästa rubrik. Även om affärspartnern kan tillhöra flera olika affärspartnergrupper, kan affärspartnern endast tillhöra en rapporteringsgrupp.
När affärspartnern läggs till i en affärspartnergrupp för första gången, blir denna grupp också affärspartnerns rapporteringsgrupp som visas i affärspartnerns basuppgifter. Om affärspartnern läggs till i flera affärspartnergrupper, kan rapporteringsgruppen ändras via menyn Rapporteringsgrupp i affärspartnerns basuppgifter.
Affärspartnerns rapporteringsgrupp kan också definieras med knappen Ställ in rapporteringsgrupp i toppmenyn i vyn Lägga till och ta bort affärspartner och grupper. Sökning och val av affärspartner och affärspartnergrupper sker på samma sätt som vid koppling av affärspartner, med undantaget att endast en affärspartnergrupp kan väljas när rapporteringsgruppen sätts.
När valen har gjorts, klicka på knappen Ställ in rapporteringsgrupp, vilket gör den valda affärspartnergruppen till rapporteringsgrupp för de valda affärspartnerna. Om de valda affärspartnerna inte tidigare tillhörde den valda affärspartnergruppen som rapporteringsgrupp, kopplas affärspartnerna också till affärspartnergruppen som rapporteringsgrupp.
Användning av affärspartnergrupper i programmet
- Affärspartnergruppen kan användas som sökvillkor i de flesta registersökningar, till exempel vid bläddring i affärspartnerregistret, samt vid skapande av ny faktura, massfaktura och massbrev.
- Affärspartnergrupper kan användas som sökvillkor bland annat i Affärspartnerrapporten och CRM-åtgärdsrapporten. I dessa rapporter visas affärspartnern under alla de grupper som den är kopplad till.
- Affärspartnergruppen som är satt som rapporteringsgrupp kan användas som sökvillkor i följande rapporter: