Uppgifterna i affärspartnerregistret kan behandlas i punkten Affärspartner. Affärspartnerregistret består av delregister som utgörs av Kundregistret, Leverantörsregistret och Personregistret. Användarens användarrättigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren. Olika funktioner kan allokeras till affärspartners, t.ex. kunder, leverantörer och personer, och uppgifterna för dem kan redigeras.
Knapparna högst upp på söksidan
Sök affärspartner
Gå via Register > Affärspartner. Börja med att välja vilken typ av affärspartner du söker, dvs. kund, leverantör eller person. Dessutom kan sökvillkoren begränsas med affärspartnerns Namn, Organisationsnummer/personnummer, Affärspartnernummer eller Affärspartnergrupp. Det går också att söka inom huvudgrupper om ditt företag använder Grupper av affärspartner i två plan.
När du söker med namn, organisations-/personnummer eller affärspartnernummer, räcker det med delar av texten. Om du söker efter en kund med namnet Procountor går det att ange Pro eller countor i sökvillkoret, om Komplettering av sökning inte är aktiverad.
Sökningarna kan fritt kompletteras med *- och ?-tecken. Tecknet "*" motsvarar vilken teckensträng som helst, även tomt. Sökningen Pro*countor ger alltså även Procountor som resultat. Tecknet "?" motsvarar vilket enskilt tecken som helst. Något tecken, t.ex. mellanslag, måste i så fall finnas i namnet du söker efter. Med andra ord visar sökningen Pro?countor inte Procountor som resultat.
Knappen efter rullgardinsmenyn Affärspartnergrupp öppnar ett sökfönster för affärspartnergrupp. I fönstret kan du söka efter en affärspartnergrupp genom att ange en del av gruppens namn.
Klicka på knappen Sök affärspartner i övre kanten av sidan när sökvillkoren har angetts. Om du bara söker efter Kunder, Leverantörer och/eller Personer utan ytterligare avgränsningsvillkor och Automatisk sökning är aktiverad, behöver du inte klicka på knappen.
Sökresultatet skrivs ut nedanför sökvillkoren och knappraden.
Det går att använda rapporten som finns i Rapportering > Registerrapporter > Affärspartnersrapport när du söker efter kunder med deras adress- eller e-postadressuppgifter.
Administration
Klicka på knappen Administration om du vill söka efter en affärspartner med hjälp av administrativa uppgifter. Då ändras vyn med sökvillkorsfältet så det går att söka affärspartner med uppgifterna på Kunders, Leverantörers och Personers administrationssidor.
Det går att använda kundens aktuella Status eller Ansvarig person som sökvillkor. Vid sökning med Åtgärd går det att välja ett tidsintervall då åtgärden ska eller inte ska förekomma. Texter som skrivits i Egna anteckningar kan sökas med fri textsökning. Klicka på knappen Administration ytterligare en gång för att visa basvyn för sökvillkorsfältet.
Markera affärspartner i sökresultatlistan och klicka på knappen Öppna > Administration. Det öppnar sidan för Administration av affärspartnern. Från sidan Administration kan du också gå till sidan för affärspartnerns basuppgifter med knappen Visa basuppgifter. Se mer nedan.
Töm sökvillkoren
Med knappen Töm sökvillkoren kan alla inställda sökvillkor raderas.
Redigera flera
Med knappen Redigera flera kan uppgifterna för flera affärspartner ändras samtidigt. Knappen öppnar sidan Massredigering av affärspartner där du kan söka efter de kunder vars uppgifter ska redigeras.
Välj affärspartnertyp. Sökningen kan dessutom avgränsas med andra villkor t.ex. affärspartnergrupp.
Knappen Sök affärspartner används för att visa en lista över de affärspartner som uppfyller sökvillkoren nedtill på sidan.
Välj de affärspartner som ska redigeras genom att klicka på vänstra kolumnen eller genom att klicka på knappen Markera alla.
Klicka på knappen Redigera affärspartner när du har valt de affärspartner som ska redigeras. Då visas ett meddelande med en lista över valda affärspartner. Det går att fortsätta eller ångra åtgärden. Sen öppnas ett fönster där det går att välja vilka uppgifter som ska redigeras.
Funktionen kan t.ex. användas för att sätta samma betalningsvillkor för alla kunder, eller att ändra till rätt dröjsmålsränta för alla samtidigt när räntan ändras. Om du ändrar en del av namnet, görs ändringen i namnet på kunden, namnet på fakturaadressen och namnet på leveransadressen. Med alternativet Numrera icke numrerade tilldelas kundnummer till de affärspartner du valt som saknar nummer.
Återgå till sidan Affärspartner med X-knappen.
Knapparna längre ner på söksidan
Öppna
Markera en affärspartner i sökresultatet och välj att gå till någon av Basuppgifter, Administration, Arbeten som ska faktureras eller Avtal. Se mer nedan.
Lägg till
Klicka på knappen Lägg till för att lägga till en ny affärspartner: kund, leverantör eller person. Därefter visar programmet en tom basuppgiftssida för den valda affärspartnertypen.
Fyll i uppgifterna för partnern på sidan och ställ in förvalda konton, förvalda produkter och förvalda dimensioner samt tilläggs- och hanteringsuppgifter efter behov med knapparna högst upp. Affärspartner kan importeras från andra system via Import av material.
Läs mer om kundregistret.
Läs mer om leverantörsregistret.
Läs mer om personregistret.
Redigera
Med alternativet Kopiera går det att kopiera en markerad affärspartner på sökresultatlistan. Först ställs frågan om även affärspartnerns förvalda konton, dimensioner och produkter ska kopieras.
Därefter frågar programmet om partnerns kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Efter namnet på den kopierade partnern visas uttrycket (kopia). Organisationsnummer/personnummer och affärspartnernummer kopieras inte.
Med alternativet Ta bort går det att ta bort en markerad affärspartner från sökresultatlistan. Programmet frågar om affärspartnern ska tas bort helt eller passiveras. Affärspartner som har inställts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva affärspartner har markerats.
Personer som företaget har betalat ut lön till kan inte tas bort, men de kan ställas in som passiva. Obs! En Person som är passiverad tas inte med i lönerapporter och på redovisningar, t.ex. årsredovisningar för löner, om inte alternativet att ta med passiva personer markeras. Vi rekommenderar att man använder en grupp för detta, t.ex. Tidigare anställda.
Exportera till fakturaunderlag
Med hjälp av knappen Exportera till fakturaunderlag går det att skapa kundfaktura, kundorder, leverantörsfaktura, inköpsorder, resefakturor eller kostnadsfakturor för valda affärspartner.
Basuppgifter
Du kommer till sidan för affärspartners basuppgifter genom att klicka på den i sökresultatlistan, eller via Öppna > Basuppgifter.
Läs mer om affärspartnerns basuppgifter.
Administration
Du kommer till administrationssidan för affärspartners genom att gå via Basuppgifter > Administration, eller klickar på Öppna > Administration på söksidan för affärspartner.
Här går det att skriva in sådant som rör administration av kunder. De här uppgifterna kan användas för att söka kunder i affärspartnerregistret och för Affärspartnerrapporten.
I hanteringsuppgifterna kan man göra anteckningar om exempelvis:
- uppgifter om skickade offerter och ingångna avtal för kunder eller potentiella kunder
- hur leveranser fungerar för leverantörer
- diskussioner som har förts med personer
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifterna att sparas. Man behöver inte spara uppgifterna separat om tillgängliga statusar eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats.
Knappen Visa basuppgifter öppnar basuppgiftsidan för affärspartnern.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas den statusuppgiften för alla affärspartners som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdiga statusalternativ, utan varje företag kan definiera statusar som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort, raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts.
Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdiga åtgärdsalternativ, utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
När du klickar på HTML visas administrationsuppgifterna för kunden i html-format i ett nytt fönster.
När du klickar på Excel visas administrationsuppgifterna för kunden i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra bland affärspartner. Knapparna visas i de fall då sidan Administration visas efter sökning efter affärspartner om sökresultatet innehåller flera affärspartner.
Definiera kundens Status och Ansvarig person. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person. Det finns ingen begränsning av hur mycket anteckningar som går att göra.
Knappen Lägg till över åtgärdsraderna används för att allokera en ny åtgärd till affärspartnern.
Då bildas en ny åtgärdsrad. Dagens datum föreslås. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärdskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges som ansvarig person på raden, men i rullgardinsmenyn kan någon annan av företagets användare väljas som ansvarig person för just denna åtgärd. Det går att lägga till ett obegränsat antal åtgärdsrader.
Radera en åtgärdsrad genom att markera den åtgärdsraden och klicka på knappen Ta bort.
I fälten Tilläggsuppgifter och Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på något av dem med höger musknapp, och väljer vilket fönster som ska öppnas i menyn. Det går att skriva obegränsad mängd text i båda fälten.
Återgå till sidan Affärspartner med X-knappen.