Gå via Register > Leverantörsregister för att hantera leverantörsuppgifter, eller markera rutan Leverantörer när du söker i vyn Register > Affärspartner.
Den här artikeln handlar om Leverantörsregistret, som är ett delregister under Affärspartnerregistret. Här beskrivs hur du allokerar olika funktioner till leverantörer, och redigera uppgifterna för dem. Användarens användarbehörigheter bestämmer vilka uppgifter i delregistren som är tillgängliga för användaren.
Sök leverantörer
På sidan Affärspartner gås det igenom i detalj hur man söker i affärspartnerregistrens delregister eller som helhet.
Med knappen Administration går det även att söka med de uppgifter som finns på leverantörens administrationssida, se mer nedan.
När du klickar på Töm sökvillkoren tas alla inställda sökvillkor bort.
Med knappen Redigera flera kan uppgifterna för flera leverantörer ändras samtidigt. Knappen öppnar sidan Massredigering av affärspartner där du söker upp de leverantörer vars uppgifter ska redigeras.
Utöver de knappar som beskrivs i artikeln Affärspartner, finns det här en specifik knapp för att söka efter Leverantörsgrupper.
Knapparna vid listan med leverantörer
Knappen Öppna har alternativen Basuppgifter och Administration. Läs mer om basuppgifter om affärspartner. Mer information om leverantörens administrationssida finns nedan under rubriken Administration.
Knappen Lägg till leverantör används för att lägga till en ny leverantör. Programmet öppnar en tom basuppgiftssida för den nya leverantören.
Knappen Redigera har alternativen Kopiera och Ta bort.
Med alternativet Kopiera kan du kopiera en vald leverantör i sökresultatlistan. Först frågar programmet om även affärspartnerns förvalda konton, dimensioner och produkter ska kopieras, och om leverantörens kopierade uppgifter ska visas på skärmen efter kopieringen. Det kommer stå (kopia) efter namnet på den kopierade partnern. Organisationsnummer/personnummer och kundnummer kopieras inte.
Alternativet Ta bort raderar en markerad leverantör från sökresultatlistan. Programmet frågar om leverantören ska tas bort helt eller passiveras. Leverantörer som har inställts som passiva visas inte i register om inte alternativet Visa även passiva leverantörer har markerats.
Knappen Exportera till fakturaunderlag används för att skapa en ny leverantörsfaktura, inköpsorder, kundfaktura eller kundorder.
Administration
Du kommer till Leverantörens administration genom att gå via Leverantörens Basuppgifter > Administration, eller klickar på Öppna > Administration på Leverantörsregistrets söksida.
Här kan du ange uppgifter som rör administrationen av leverantörer. Uppgifterna kan användas för att söka leverantörer i Affärspartnerregistret och för Affärspartnerrapporten. I administrationsuppgifterna går det att t.ex. ange hur leveranserna har fungerat för leverantörer.
När du klickar på Spara kommer ändringar som har gjorts i administrationsuppgifterna att sparas. Det är inte nödvändigt att spara uppgifterna separat om tillgängliga status eller åtgärder har lagts till, tagits bort eller redigerats.
Knappen Visa basuppgifter öppnar vyn för basuppgifter för leverantören.
Genom att klicka på Status kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga statusalternativ. Om en status tas bort, raderas statusuppgiften för alla leverantörer som den aktuella statusen har använts för. I Procountor finns inga färdiga statusalternativ, utan varje företag kan definiera statusalternativ som är lämpliga för den egna verksamheten.
Genom att klicka på Åtgärder kan du lägga till, ta bort och redigera tillgängliga åtgärder. Om en åtgärd tas bort, raderas åtgärdskolumnen på alla åtgärdsrader där denna åtgärd har använts. Åtgärdsraden i sig tas inte bort. I Procountor finns inga färdiga åtgärder, utan varje företag kan definiera åtgärder som är lämpliga för den egna verksamheten.
Knappen HTML används för att visa administrationsuppgifterna i ett nytt webbläsarfönster i HTML-format.
Knappen Excel används för att visa administrationsuppgifterna i en tabell i Excel.
Knapparna Föregående och Nästa används för att bläddra mellan leverantörer. De här knapparna syns om sidan Administration visas efter en sökning av leverantörer om sökresultatet innehåller flera leverantörer.
Definiera personens Status och Ansvarig person. Vilken som helst av företagets användare kan väljas till ansvarig person. Det finns ingen begränsning av hur mycket anteckningar som går att göra.
Knappen Lägg till används för att allokera en ny åtgärd till leverantören. Då bildas en ny åtgärdsrad. Dagens datum föreslås. Välj åtgärd i den befintliga listan över åtgärder genom att klicka på fältet i åtgärdskolumnen. Den ansvariga personen upptill på sidan anges automatiskt som ansvarig person på raden, men någon annan av företagets användare kan väljas som ansvarig person för denna åtgärd i rullgardinsmenyn.
I fälten Tilläggsuppgifter samt Nästa åtgärd går det att skriva in fritext. Dessa fält kan öppnas i ett eget fönster genom att du klickar på något av dem med höger musknapp, och väljer vilket fönster som ska öppnas i menyn. Det går att skriva obegränsad mängd text i båda fälten. Det går att lägga till ett obegränsat antal åtgärdsrader.
Med knappen Ta bort kan en åtgärdsrad som är allokerad till leverantören tas bort, dvs. en markerad åtgärdsrad.
Ladda ner lista för leverantörsregister
För att få ut en detaljerad lista med uppgifterna som sparats i leverantörsregistret görs detta enklast via sidan Affärspartnersrapport. Genom att där lägga till alla uppgifter under Registeruppgifter så får man ut all information som sparats på sidan Leverantörens basuppgifter. Informationen kan därefter exporteras i Excel-format.