Ett massutskick är ett brev som skickas samtidigt till flera affärspartner och kan användas för att informera flera kunder eller leverantörer om en fråga på en gång.
I vyn Nytt massutskick skapas och skickas nya massutskick. Gamla, redan skickade massutskick kan granskas i vyn Gamla massutskick.
Massutskick kan skapas i programmet under Register > Massutskick > Nytt massutskick.
Se till att du har fyllt i ditt företags adressuppgifter i programmets basupgifter (Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter). Utan avsändarens adressuppgifter kan massutskicket inte skickas.
Välja mottagare
De önskade affärspartnerna väljs i vyn Nytt massutskick. Sökningen kan begränsas med hjälp av fälten Namn, Kod och Kundnummer. Om huvudgrupper eller affärspartnergrupper har skapats för affärspartnerna, kan dessa grupper också användas för att begränsa sökningen.
Sökningen kan inkludera passiva affärspartners med valet Visa även passiva affärspartner. Med valen Kunder, Leverantörer och Personer bestäms vilka typer av affärspartner som visas i sökresultaten.
Affärspartnes som matchar sökvillkoren visas längst ner i vyn när knappen Sök affärspartner högst upp i vyn klickas. De önskade affärspartnerna kan väljas radvis genom att markera rutan till vänster om raden. Om alla affärspartner i sökresultaten ska väljas, klicka på knappen Välj alla.
När affärspartnerna har valts för massutskicket, klicka på knappen Skriv ett massutskick, vilket öppnar en ny vy. Mer om denna vy under nästa rubrik. Om mottagarnas adressuppgifter är ofullständiga, visas ett meddelande innan du går vidare till vyn Skapa brev. Det går inte att välja en affärspartner som mottagare om e-postadressen saknas i basuppgifter.
Skriva och skicka massutskick
I vyn Skapa brev väljs brevets sändningskanal, postningssätt och sändningsdatum. I fältet Brevtyp kan du välja om brevet ska skapas på Procountors standardmall eller på en egen PDF-brevmall. Det finns också ett alternativ att lägga till en egen PDF-bilaga som komplement till Procountors standardmall.
Om brevtypen är vald till Procountors brevmall eller Procountors brevmall med PDF-bilaga, måste fälten Rubrik och Brevtext fyllas i. Om brevtypen är vald till Egen PDF-brevmall, behöver fälten Rubrik och Brevtext inte fyllas i, men det är då nödvändigt att lägga till PDF-brevmallen via knappen Välj fil högst upp i vyn.
Med knappen Förhandsgranskning högst upp i vyn kan du granska utseendet på det brev som ska skickas. Särskilt när du använder en egen PDF-brevmall är det bra att säkerställa att brevet ser ut som önskat med hjälp av förhandsgranskningen.
När nödvändiga uppgifter har fyllts i och brevets innehåll har skrivits, klicka på knappen Skicka högst upp i vyn för att skicka brevet. När brevet har skickats, visas dess uppgifter i Gamla massutskick.
Att tänka på vid layout och postning av massutskick
Procountor placerar mottagarens adress så att den börjar fyra centimeter från papperets överkant och två centimeter från papperets vänstra kant. Adressområdet sträcker sig tio centimeter från papperets vänstra kant. Om det finns information i detta område i brevet, skrivs adressen ovanpå den informationen.
Varje sida av brevet ska ha en marginal på en centimeter i över- och vänsterkant. Pappersstorleken ska vara A4 när det gäller PDF-brevmallar. Vissa PDF-program föreslår “Letter” som standardpappersstorlek, så det är viktigt att ändra till A4-storlek.
För brev som skickas med post kan du välja om breven ska skickas som första eller andra klass post och om breven ska vara i färg eller svartvitt. Kuvertet är i C5-storlek (22,9 cm x 16,2 cm) med ett fönster som är 9,0 cm x 6,0 cm stort, placerat 1,8 cm från vänster kant och 1,5 cm från överkanten.
Prissättning av massutskick
Att skicka ett massutskick är avgiftsbelagt och priset beror på antalet skickade verifikat och sändningskanalen (post/e-post) enligt vår gällande prislista (på engelska).
Massutskicket räknas in i det månatliga antalet verifikat. De olika produktversioner av Procountor Financials inkluderar ett visst antal verifikat i månadsavgiften och för överskjutande verifikat debiteras en avgift i samband med månadsfaktureringen baserat på när verifikat skapades.