Procountors bokföringssidor är tekniskt sett desamma oavsett vilken verifikationstyp sidan är kopplad till. Sidorna har dock några verifikationstypsspecifika skillnader. Procountor skapar automatiskt bokföringsnoteringar för varje verifikation. Bokföringsnoteringarna för verifikationerna kan granskas i verifikationernas Bokföringsvy, som nås från Fakturavy genom att klicka på knappen Gå till och välja Bokföring från den öppnade rullgardinsmenyn.
Allmänt
- Bokföringssidan skapas samtidigt som verifikationen sparas (med löner vid godkännande).
- Om uppgifter som påverkar verifikationens bokföring ändras (produkter, summa, mängd, moms, etc.), skapas bokföringen och dimensioneringen om med standardvärden. Därför är det bra att göra verifikationen klar innan ändringar görs i dess bokföring/dimensionering.
- För den officiella bokföringen enligt bokföringslagen beaktas raderna på sidan först när verifikationen är i Godkänd status. Innan dess kan icke godkända händelser beaktas i rapporteringen, som täcker alla händelser i databasen. På så sätt kan information om företagets resultat och ekonomiska ställning erhållas snabbare.
- Mer information om bokföring:
- Allmänna anvisningar från Bokföringsnämnden om metoder som används i maskinell bokföring (PDF)
Vyknappar
Övre knappar
Spara
- Knappen sparar ändringarna som gjorts på bokföringssidan.
Redigera
- Knappen kan användas för att kopiera verifikationen som en memorial eller som en memorial med motbokningar.
- Knappen kan användas för att återställa memorialverifikatet till statusen under behandling eller makulera det.
Noteringar till rader / Rader till noteringar
- En av knapparna är synlig. Knappen Noteringar till rader ändrar den momsgrupperade konteringen till radkontering.
- Knappen Rader till noteringar kombinerar raderna till en momsgrupp.
- Om konteringen har gjorts per post eller per rad beror på om alternativet Bokföring per rad har valts i fakturans skapandefas eller inte. Funktionen tar bort gjorda konteringar och dimensioneringar och gör dem om med standardvärden.
Öppna PDF
- Knappen visar bokföringssidan i PDF-format.
Bilagor
- Knappen används för att lägga till, ta bort och visa bilagor till verifikationen.
- På bokföringssidor för alla verifikationstyper kan bilagor läggas till/visas/tas bort.
Dimensioner
- Knappen öppnar verifikationens dimensionssida.
Diskussion
- Knappen är synlig på inköps-, rese- och kostnadsfakturor.
- Knappen öppnar en fakturaspecifik diskussion där kommentarer och frågor relaterade till fakturan kan skrivas till fakturans granskare och godkännare.
- Diskussionen är synlig för alla som har minst läsrättigheter för den aktuella fakturan och diskussionen har aktiverats i Inställningar.
Nedre knappar
Lägg till transaktion?
- Knappen skapar en ny tom bokföringsrad.
Kopiera transaktioner
- Knappen skapar en identisk transaktion från den kopierade transaktionen
Ta bort transaktioner
- Knappen tar bort den valda bokföringsraden. Endast nollrader kan tas bort, och motbokningsraden kan inte tas bort.
Välj konto
- Knappen öppnar Kontoförteckning-fönstret, där ett bokföringskonto kan väljas för den valda bokföringsraden.
Redigera markerade
- Knappen används för att redigera flera valda transaktioner samtidigt. Redigerbara uppgifter är konto, moms%, momsstatus, postbeskrivning, balanspost, dimensioner och deras artiklar. För att knappen ska aktiveras måste minst två transaktioner väljas från verifikationens bokföringstransaktioner.
Verifikatets rubrikuppgifter
Verifikationens typ och nummer visas i sidans övre fält. I det nedre fältet visas skapande- och redigeringsstämplar.
-
Grundläggande uppgifter
I bokföringssidan grundläggande uppgifter visas kundens/leverantörens/personens uppgifter (Namn, organisationsnummer/Personnummer/Momsnummer). - Standardvärdet för organisationsnummer-fältet är innehållet i fakturans organisationsnummer-fält. Om det är tomt, fylls organisationsnummer-fältet med innehållet i fakturans momsnummer-fält.
Momsstatus
- Baserat på momsstatus tas siffrorna med i momsberäkningen.
- Procountor antar att det är en faktura relaterad till inhemsk handel, så standardvärdet för momsstatus på bokföringssidan är Inhemsk. Om det inte är inhemsk handel måste momsstatus ändras på bokföringssidan.
- Standard momsstatus kan definieras för affärspartners och produkter. Om momsstatus är annat än Inhemsk tillåter programmet inga andra momssatser än 0%.
- På bokföringssidan måste en lämplig momsstatus väljas, vilket påverkar hur uppgifterna visas på skattedeklarationen för egeninitierade skatter.
- Mer information om moms:
- Momsstatus
- Momsberäkning
- Uppgiftslämnare för skatter på eget initiativ
- Behandling av moms i Procountor
Bokförarens anteckningar
- Fältet kan innehålla 255 tecken för anteckningar. Anteckningarna visas endast på verifikationens bokföringssida.
Anteckningar från faktura
- Anteckningar från faktura visas om anteckningar har skrivits in på fakturan.
Verifikatet totalt
- I Verifikatet totalt bör saldot vara noll. Om det finns ett saldo i fältet stämmer inte bokföringssidan konteringar. Då ska knappen Spara tryckas, vilket överför saldot till avstämningsdifferenser på konto 8890, varifrån det kan bokföras till rätt plats.
Beräkna sammandrag
- Knappen öppnar ett fönster där programmet listar verifikatets bokföringsnoteringar genom att kombinera noteringar konterade på samma bokföringskonto.
Bokföringsvaluta:
Verifikationens valuta ändras på bokföringssidan till bokföringsvalutan, som är Euro. Således kan en inköpsfaktura vara i inköpslandets valuta, en reseräkning i resmålets valuta, etc., även om själva bokföringen hålls i Euro. Omvandlingen görs automatiskt av systemet enligt den valda valutakursen. I företagets grunduppgifter kan du bestämma frekvensen för valutakursuppdateringar.
Verifikatets nummer:
Verifikat numreras i Procountor i en verifikationstyp-specifik nummerserie. Det kan uppstå luckor i verifikationsnumreringen eftersom en händelse kan makuleras efter att den har tilldelats ett nummer. Detta kan hända till exempel om det vid granskningen konstateras att inköpsfakturan inte alls tillhör företaget. Makulerade verifikat finns fortfarande kvar i Procountor, men deras bokföringssida tas bort. Makulerade verifikat kan sökas separat via Sökning av verifikat. Verifikatsmaterialets fullständighet säkerställs genom avstämningar istället för nummerordning.
Verifikatsdatum och bokningsmånad
- På bokföringssidan är standardvärdet för verifikatsdatum fakturadatumet för den motsvarande fakturan.
- Datumet kan ändras. Således kan till exempel en årsbonusfaktura som upprättas den 15.1.2010 dateras till samma dag, vilket gör till exempel betalningsvillkoret logiskt. Genom att ändra verifikatsdatumet på bokföringssidan till 31.12.2019 beaktas denna faktura som en bokföringshändelse för december 2019.
- Bokningsperioden skapas automatiskt som den kalendermånad som motsvarar verifikatsdatumet.
Bokningsmånadet kan inte ändras separat. Om verifikatsdatumet ändras ändras även bokföringsperioden.
Verifikatets verkningstid och serviceperiod
- Uppgifterna i fälten används i Procountors Periodiseringsverktyg för att bestämma vilken period verifikatet periodiseras till. Vid användning av Avtalsfakturering ska faktureringsperiodens start- och slutdatum anges i fälten.
Lär känna tilläggsfunktionen Avtalsfakturering här:
Avskrivningsmetod
- Fältet är rent informativt och påverkar inga funktioner.
Transaktionskod
- I fältet för Transaktionskod kan man skriva en verifikatsspecifik transaktionskod på upp till 255 tecken. Om inga transaktionskod har sparats på bokföringssidan, kopieras transaktionskoden till raduppgifter. Med valet Kopiera från kupongnamn kan verifikatets namn kopieras som det är eller redigeras till transaktionskoden.
Bokföringsnoteringar utifrån verifikatet
Bokföringsnoteringsrader
Bokföringsnoteringsrader skiljer sig beroende på verifikatstyp, men förutom huvudkontots namn och nummer kan följande uppgifter hittas på verifikationernas bokföringsnoteringsrader:
Värde (EUR) | Postens värde i euro. Debiteringar är positiva (dvs. debetposter). |
Krediteringar markeras med ett minustecken (dvs. kreditposter). | |
Moms (EUR) | Mängden moms på raden. |
Moms % | Momssatsen på raden. |
Moms avdrags- % | Standardvärdet 100 % på inköps-, rese- och kostnadsfakturor innebär att momsavdraget kan göras i sin helhet. I menyn ändras avdragsrätten till 0 % om det gäller ett köp som inte är avdragsgillt (t.ex. kostnad för tjänstebil). |
että arvonlisäverovähennys voidaan tehdä täysimääräisesti. | |
Momsstatus | I rullgardinsmenyn kan en Transaktionsspecifik momsstatus väljas som skiljer sig från verifikatets status. |
Raduppgifter | Bokföraren kan ange en separat beskrivning för raden, som visas bl.a. i bokföringsböckerna. |
Antal dimensioneringar | Hur många artiklar raden har fördelats på. |
Balanspost | Fältet visas på verifikatets bokföringssida om inställningen Balanspost på bokföringssidan har valts i Inställningar. På bokföringssidan för ett memorialverifikat skapad via Periodiseringsverktyget visas det ursprungligt verifikatet och verifikatsnumret i fältet Balanspost, t.ex. Försäljningsfaktura 2. Om det gäller ett balanskonto kan en balanspostidentifierare väljas från rullgardinsmenyn eller en ny identifierare skapas, som sparas i balanspostidentifieringsregistret (maximalt 40 tecken). Fältet underlättar skapandet av balansspecifikationer, eftersom man via balansspecifikationen kan söka öppna balansposter separat. Sökningen Sök öppna balansposter i balansspecifikationen söker alla identifierare som använts på kontot och beräknar motsvarande öppna balanssaldon. |
Ändring av bokföringskolumners bredd
Programmet sparar automatiskt ändringen av kolumnbredden som gjorts på bokföringssidan för alla bokföringssidor av samma verifikatstyp. Kolumnbredden på bokföringssidan följer med användaren från en miljö till en annan.
- Kolumnbredden kan ändras genom att dra kolumnen.
- Ändringen av kolumnbredden sparas per verifikatstyp.
Avstämning av verifikat
- Verifikat använder en avstämningsrad, där avstämningsdifferensen bokförs på huvudkontot 8890 Avstämningsdifferenser.
- I bokföringen kan man följa antalet händelser som bokförts på kontot genom att skapa en huvudbok för kontots händelser och sortera händelserna i storleksordning efter bokföringsvärde.
- Om det finns ett saldo på kontot 8890 Avstämningsdifferenser måste en ny rad skapas på bokföringssidan, där avstämningsradens summa bokförs med rätt kontonummer och saldot på avstämningsdifferenskontot nollställs.
- Av tekniska skäl kan kontonumret och moms-% inte ändras på avstämningsdifferensraden.
Konteringar
- Procountor antar en kontering för verifikat baserat på verifikatstypen (t.ex. resekostnader för reseräkningar), standardkontot för affärspartnern eller standardkontot som angetts i produktregistret.
- Konteringsraderna är sammanställda enligt momssatserna eller per rad om alternativet Bokföring radvis har valts vid fakturans skapande.
- På bokföringssidan kan en sammanställd kontering också ändras till radkontering genom att trycka på knappen Noteringar till rader, eller radkontering enligt momssatserna till sammanställd kontering genom att trycka på knappen Rader till noteringar.
- Konteringsuppgifter kan ändras under räkenskapsperioden. Procountors mål är dock att bokföringen ska vara automatiserad så att konteringsanteckningar inte behöver justeras.
Ändring av kontering
- Om standardkonton eller redan gjorda konteringar behöver ändras, aktivera kontoraden och tryck på knappen Välj konto för att öppna Kontoförteckning-fönstret, där ett nytt huvudkonto kan väljas. Med knappen Fortsätt på Kontoförteckning-fönstret förs det valda kontot till bokföringsraden. Med knappen Redigera kontoplan på Kontoförteckning-fönstret kommer man till vyn Redigera kontoplan.
- Kontoförteckningen öppnas också genom att aktivera kontoraden och sedan klicka på kontots namn.
- I Konto-fältet kan man söka efter önskat konto genom att skriva början av kontonumret eller kontots namn, varpå programmet söker alla konton som börjar med det numret eller innehåller ordet i rullgardinsmenyn. Om kontonumret anges ändras kontots namn när ett kontonummer som finns i kontoplanen har angetts.
- När ändringarna har gjorts trycker man på knappen Spara.
Korrigeringsanteckning
- När korrigeringar görs på en gammal bokföringssida visas knappen Korrigeringsanteckning på bokföringssidan. Med denna knapp kan man se den tidigare bokföringssidan. Från vyn Korrigeringsanteckning kan man återgå till Bokföringsvyn med knappen Stäng.
- En korrigeringsanteckning visas om verifikationens bokföringsdatum är mer än två månader gammalt OCH verifikationen skapades för mer än två månader sedan OCH den inte har redigerats på två dagar.
Flaggning av händelser
Bokföringsposter kan flaggas på inköps-, rese- och kostnadsfakturor genom att trycka på flaggikonen. Med ikonen kan man markera till exempel en avstämningsrad som inte är klar, så att bokföraren kommer ihåg att återvända till raden om arbetet avbryts.
- Flaggningen tas bort genom att trycka på flaggan en gång till.
- Flaggning av poster på fakturans bokföringssida kräver att användaren har fullständiga rättigheter till den verifikationstyp som flaggas.
- Flaggning är också möjlig på vyn Granskning, där man kan flagga fakturans produktrader.
- Flaggning som görs på vyn Granskning påverkar inte flaggvalen på bokföringssidan eller vice versa. Flaggning påverkar inte programmets funktion eller verifikats status.
- Flaggade verifikat kan sökas i Sökning av verifikat genom att välja Avancerad sökning > Sök endast flaggade fakturor.
Dimensioner
- Per rad visas hur många dimensioners artiklar summan har delats på.
- Innan dimensioneringarna görs måste bokföringskonteringarna vara klara, det vill säga tryck på knappen Spara.
- Om summorna på bokföringsraderna ändras måste dimensioneringen för dessa rader ändras för att motsvara de nya summorna.
- Om användaren gör dimensioneringar, eller om fakturan har standarddimensioneringar, och sedan byter bokföringskonton, ändras också bokföringskontot för dimensioneringarna.
- Om användaren ändrar summorna på bokföringssidan (eller till exempel moms-% eller avdragsrätt) ändras inte dimensioneringarna, utan dimensioneringssummorna måste korrigeras till rätt belopp.
- Om man trycker på knappen Noteringar till rader / Rader till Noteringar på bokföringssidan tas dimensioneringsanteckningarna bort och de görs om med standardvärden.
- Om en bokföringsrad tas bort tas dimensioneringsanteckningarna för den bort.
- Om information som påverkar bokföringen på fakturan ändras görs bokföringssidan om, varpå dimensioneringsanteckningarna tas bort och de skapas om med standardvärden.
- Mer information om dimensioner:
- Vad är en dimension?
- Dimensionering
- Standarddimensioner