Förvalda konteringar: försäljnings- och inköpsfakturor

På denna sida beskrivs hur försäljnings- och inköpsfakturor samt relaterade betalningstransaktioner bokförs när Procountors förvalda konteringar används.
De specifika standardkonteringarna för försäljnings- och inköpsfakturor används om ingen standardkontering har definierats i produkt- eller affärspartnerregistret. Betalningstransaktioner bokförs enligt programmets standarder om inga egna konteringsregler har skapats för kontoutdrag eller referensbetalningar som matchar kontoutdragets eller referensbetalningsfilens betalningstransaktioner.

Allmänt

Försäljnings- och inköpsfakturor konteras med hjälp av Procountors förvalda konteringar i följande ordning:

1. Produktens standardkonto, om ett sådant har definierats.
2. Affärspartnerns standardkonto, om ett sådant har definierats.
3. Standardkonto för verifikationstyp (finns alltid).

Den standardkontering som skapats kan vid behov ändras per verifikation i verifikationens bokföringsvy.

Standardkonteringar per verifikationstyp

Försäljning

Referensbetalning

• För försäljningsfakturor är standardkonteringen 1700 Kundfordringar / 3000 Försäljning.
• När referensbetalningsfilen tas emot från banken, bokförs enligt Procountors standarder referensen i bokföringsvyn som 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar / 1700 Kundfordringar.
• På kontoutdragets bokföringsvy är standardkonteringen 1910 Kassa / 1990 Kontoförflyttningar och avstämningar.

Betalning utan referens

• Om ingen referens har använts vid betalningen, skapas ingen bokföring för referensbetalningsfilen, och konteringarna skapas enligt följande:

  	Debet	Kredit
  Försäljningsfaktura	1700 Kundfordringar	3000 Försäljning
  Kontoutdrag	1910 Kassa	1990 Kontoförflyttningar och avstämningar

• Kontoutdragets bokföring bör i detta fall korrigeras för att motsvara försäljningsfakturans kontering, dvs. för kontot 1990 (Kontoförflyttningar och avstämningar) bör kontot ändras till 1700 (Kundfordringar), eller annat kundfordringskonto som företaget använder, för att bokföringen inte ska skilja sig.
• När ingen referens har använts vid betalningen, allokeras betalningstransaktionen inte till försäljningsfakturan, och fakturan bör markeras som Betalad utanför Procountor i fakturans Specialsituationer-vy, eller genom att använda funktionen Allokering till kontoutdrag.

Inköp

• För inköpsfakturor är standardkonteringen 8450 Övriga administrationskostnader / 2880 Transaktionskonto.
• På kontoutdragets bokföringsvy är standardkonteringen 2880 Transaktionskonto / 1910 Bankfordningar.
• Kontona 2880 och 1990 är en slags genomgångskonton som bör avstämmas regelbundet.

  	Debet	Kredit
  Inköpsfaktura	8450 Övriga administrationskostnader	2880 Transaktionskonto
  Kontoutdrag	2880 Transaktionskonto	1910 Kassa

• Utgående betalningar allokeras från kontoutdraget till fakturorna främst baserat på betalningens interna identifieringsnummer. Denna identifieringsuppgiften definieras inte av användaren och visas inte separat i programmet eller på kontoutdragen som tas emot i programmet, utan det är en automatisk logik i bakgrunden av programmet.
• Om banken inte kan returnera identifieringsuppgiften med betalningstransaktionen på kontoutdraget, kan allokeringen inte göras baserat på identifieringen. I sådana fall görs allokeringen baserat på det använda referensnumret.
• Om betalningstransaktionen automatiskt kan allokeras till fakturan från kontoutdraget antingen baserat på det interna identifieringsnumret eller referensnumret, ändras fakturans status till Betald när kontoutdraget tas emot i Procountor.
  
  • Status för försäljningsfaktura
  • Status för inköpsfaktura
  • Status för rese- och kostnadsfakturor
  • Status för löneberäkning
• Om betalningstransaktionen inte har kunnat matchas från kontoutdraget till fakturan, förblir fakturan i statusen Överförd till banken och betalningstransaktionen kan matchas mot inköpsfakturan antingen med funktionen Allokering till kontoutdrag, eller fakturan kan kvitteras som Betald i programmets avsnitt Betalningar > Allokering av betalningar (förutsatt att den relaterade betalningstransaktionen verkligen har debiterats från kontot framgångsrikt).