Procountor skapar automatiskt bokföringsposter för kontoutdrag baserat på händelserna på kontoutdragen. I Procountor finns det en uppsättning av förvalda konteringar, men dessa kan anpassas, specificeras och justeras för olika företagsbehov. Med hjälp av förvalda konteringar för kontoutdrag kan man eliminera mekaniskt arbete från bokföringen, eftersom återkommande och enkla händelser bokförs enligt förinställda regler.
Denna artikel fokuserar på vyn Förvalda konteringar för kontoutdrag och dess funktioner. Mer detaljerade praktiska exempel på användningen av förvalda konteringar för kontoutdrag, till exempel för American Express-avstämningar, Nets-avstämningar, Diners Club-avstämningar och månatliga låneamorteringar, finns här.
Förvalda konteringar för kontoutdrag kan ställas in i programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen> Förvalda värden för kontering > Förvalda konteringar för kontoutdrag.
Beskrivning av vyn
Avsnittet Förvalda konteringar för kontoutdrag
I detta avsnitt kan användarorganisationens egna standardkonteringar ställas in. Avsnittet har följande knappar:
- Spara-knappen (i toppmenyn) sparar ändringarna som gjorts i vyn Förvalda konteringar för kontoutdrag
- Lägg till rad-knappen lägger till en ny rad bland de redigerbara standardkonteringarna.
- Ta bort rad-knappen tar bort den valda raden.
- I fönstret som öppnas med Byt konto-knappen kan man byta bokföringskonto för den valda raden.
- Kontering utgående från meddelande-knappen öppnar ett fönster där man kan ställa in konteringsstandarder baserat på meddelandefältet i kontohändelsen. Mer om denna funktion längre ner under en egen rubrik.
- Dimensioner-knappen leder till vyn Dimensioner, där man kan ställa in standarddimensioner för konteringsregler.
- HTML-knappen öppnar en sammanfattning av de inställda konteringsreglerna som en HTML-utskrift i en ny flik.
Avsnittet Förvalda konteringar
I Procountor är det möjligt att ställa in egna förvalda konteringar även för följande händelser:
- Konto för kontoutdragets betalningar
- Konto för bankavgifter
- Konto för räntekostnader
- Konto för ränteintäkter
- Konto för konvertibla skuldebrev
I den nedre delen av vyn finns en lista över Procountors 38 förvalda konteringar, som används för att bokföra kontohändelser som förvald. Reglerna baseras på bokföringsbeskrivningar, skattehändelser och betalning av egeninitierade skatter. Procountors förvalda konteringar kan ändras via pennikonerna och via i-knappen bredvid rubriken Förvalda konteringar (vissa av dessa förvalda konteringar ändras via förvalda konteringar för referensbetalningar och skatter).
Inställning av förvalda konteringar
Fritt definierbara standardkonteringar kan ställas in i avsnittet Förvalda konteringar för kontoutdrag. Regler kan skapas per bankkonto eller så att de gäller alla konton som används av organisationen. Konteringsregler kan ställas in baserat på bokföringsbeskrivning, meddelande eller mottagare/betalare.
När en ny rad har skapats för en ny kontering kan inställningar för konteringen väljas med hjälp av följande kolumner:
- Ordningsnummer: Konteringsregler numreras automatiskt vid sparning. Ordningen bestämmer i vilken ordning reglerna för samma bokföringsbeskrivning behandlas. Efter sparning kan reglernas ordning ändras via menyn som finns bakom höger musknapp med alternativen Flytta en uppåt eller Flytta en nedåt. Om det finns flera konteringsregler för samma bokföringsbeskrivning bör reglerna som baseras på meddelande eller mottagarens/betalarens namn sparas med ett lägre ordningsnummer än reglerna som endast har bokföringsbeskrivning.
- Regelns namn: Valfritt namn på regeln, kan också lämnas tomt.
- Förklaring: Med detta val bestäms vilken Förklaring som ska ha en avvikande konteringsregel. Varje konteringsregel måste ha en förklaring.
- Uttag/Insättning: Med detta val bestäms om det är ett uttag eller en insättning på bankkontot. För vissa Förklaringar kan denna information inte ändras. Informationen är obligatorisk.
- Kontonr: Detta val bestämmer vilket bankkonto konteringsregeln påverkar. Om fältet lämnas tomt behandlas regeln för varje bankkonto.
- Mottagare/Betalare: I detta fält kan man ange texten i Namn-fältet på kontoutdraget om regeln görs baserat på en viss mottagare eller betalare. Texten behöver inte vara exakt densamma som på kontoutdraget, men den måste ingå helt i kontoutdraget. Till exempel, om texten i Namn-fältet på kontoutdraget är “Företag A Koncern AB”, räcker det med texten “Företag A” i fältet Mottagare/Betalare.
- Meddelande: I detta fält visas informationen i Meddelande-fältet på kontoutdraget som har sparats för konteringsregeln, om regeln görs baserat på ett visst meddelande. Informationen i Meddelande-fältet anges med hjälp av funktionen som öppnas med knappen Kontering baserat på meddelande. Om en händelse eller information har sparats för konteringsregeln baserat på meddelandet visas ett X-märke bredvid detta fält.
- Konteras till bokföringskonto: Detta fält bestämmer bokföringskontot för konteringsregeln. Kontot anges i fältet genom att trycka på knappen Byt konto. Bokföringskonto väljs inte när konteringen görs baserat på funktionen Kontering utgående från meddelande i avsnittet Sökning av uppgifter i meddelande, regler för transaktioner.
- Moms-%: I detta fält väljs momssatsen för konteringen, som behandlas som avdragsgill moms från händelsens belopp.
- Momstyp: I detta fält väljs momstypen för konteringen, det vill säga om det är en försäljnings- eller inköpshändelse.
- Momsstatus: I detta fält väljs momsstatus för konteringen.
- Balanspost: Om ett balanskonto har valts som bokföringskonto för raden kan en valfri identifieringsinformation anges i detta fält genom att välja önskad balanspost från rullgardinsmenyn eller skapa en ny identifiering som sparas i balanspostregistret.
- Dimensioneringsregler: I detta fält visas information om (Ja/Nej) dimensioneringsregler har ställts in för konteringsregeln. Dimensioner kan ställas in via Dimensioner-knappen.
Funktion för Kontering utgående från meddelande
Kontering baserat på meddelande används när en händelse på kontoutdraget ska konteras på ett visst bokföringskonto baserat på texten i Meddelande-fältet på kontoutdraget istället för standardkontot.
Funktionen är också ett praktiskt verktyg till exempel när olika belopp behandlas i Meddelande-texten på kontoutdraget, såsom kreditkortsavstämningar.
Funktionen är uppdelad i tre delar:
1. Identifiering av transaktion utifrån meddelande
2. Sökning av uppgifter i meddelande, regler för transaktioner
3. Kontrollera att konteringarna fungerar genom att infoga ett exempelmeddelande från kontoutdraget här.
Observera att i fönstret Kontering utgående från meddelande kan endast en av de två inställningsdelarna användas åt gången: Antingen Identifiering av transaktion utifrån meddelande eller Sökning av uppgifter i meddelande.
Identifiering av transaktion utifrån meddelande
I fältet Antal tecken som ska passeras anges antalet tecken som ska passeras från meddelandet innan själva meddelandet börjar. Antalet tecken som ska passeras kan vara högst 500 tecken (mellanslag räknas som tecken).
Text som ska identifieras i meddelandet: I detta fält anges text som ska identifieras i kontoutdraget. Texten måste vara exakt densamma som på kontoutdraget. Till exempel, om texten i meddelandefältet på kontoutdraget är “Liike X Oy”, måste även texten i fältet Text som ska identifieras i meddelandet vara “Liike X Oy”.
Sökning av uppgifter från meddelandet
- Rad: I detta fält anges radnumret från meddelandet där önskat belopp ska behandlas.
- Tecken som ska passeras: I detta fält anges antalet tecken som ska hoppas över i meddelandet.
- Kolumn: I detta fält anges från vilken kolumn i meddelanderaden önskat belopp ska behandlas.
- Textsökning: I detta fält anges sökvillkoret för att hitta beloppet.
- Fyll i antingen kolumn- eller textsökningsfältet och lämna det andra tomt beroende på vilket sökkriterium du vill använda vid bokföringen. När du anger uppgifter i kolumnfältet blir textsökningsfältet inaktivt och vice versa. Båda fälten kan inte fyllas i samtidigt.
- Konto: Här visas de konton som har ställts in med hjälp av knappen Byt konto.
- Byt konto-knappar: Dessa knappar öppnar ett fönster där du kan välja bokföringskonton för transaktionerna.
- Byt förtecken-val: Med detta val kan du vända tecknet på beloppet i meddelandet till motsatt tecken vid bokföringen.
- Mellanslag skiljer åt tusental-val: Med detta val tolkar Procountor siffror som är separerade med ett mellanslag som ett enda nummer. Funktionen är användbar till exempel när meddelandet på kontoutdraget är följande: “Låneamortering 1 230,40”.
Kontrollera att konteringarna fungerar
I detta fält kan du ange texten i meddelandefältet på kontoutdraget för att säkerställa att den inställda bokföringen fungerar korrekt.
- Efter att ha klickat på knappen Kontrollera visas resultattexten som visar hur exempelmeddelandet bokförs.
- Med knappen Fortsätt sparas de inställda bokföringsreglerna.