När ett företag börjar använda Procountor anges räkenskapsåret och eventuella uppföljningsperioder i bokföringsuppgifterna.
1. Ange de ingående saldona i programmet med ett nytt verifikat enligt instruktionerna här, och ge den exempelvis namnet Ingående balans ååååmmdd. Debet-saldo anges som plus och kredit-saldon som minus. Den ingående balansen kan också importeras med hjälp av en överföringsfil för bokföringsmaterial.
2. Procountor används som vanligt under hela första räkenskapsåret.
3. Det är bra att stämma av kontona varje månad (t.ex. gå igenom alla betalningstransaktioner, kontrollera att saldot för kontot Fondavsättning och avstämning är noll, använda Reskontraavstämning för att hantera öppna fakturor, granska omatchade fakturor).
4. Kom ihåg att uppdatera rapportdatabasen innan du skapar Bokföringsrapporter, då är det säkert att de senaste transaktionerna kommer med på rapporterna.
5. Säkerställ att alla konton stämmer när bokslutet skapas, d.v.s. kontrollera rapporterna med hjälp av Bokföringsrapporter (efter att rapportdatabasen har uppdaterats).
6. När allt är i sin ordning skapar du bokslutsdokumenten genom att använda funktionen Balansspecifikation. Jämförelseuppgifterna skrivs in manuellt när det första bokslutet skapas.
7. När bokslutet är klart, stängs det första räkenskapsåret som skapats i Procountor under Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsår. De ingående saldona för följande räkenskapsår skapas automatiskt. På samma sätt skapas resultaträkning, balansräkning, huvudbok, verifikationslista och kontoplan i bokföringen.
8. Inga bokningar behöver göras för resultatet av det räkenskapsår som ska avslutas i samband med bokslutet, utan Procountor hanterar resultatet automatiskt.
Det avslutade räkenskapsårets resultat visas på kontot Räkenskapsperiodens resultat på följande räkenskapsårs öppningsverifikat. Därför skapas ett verifikat för det aktuella räkenskapsåret där det avslutade räkenskapsårets resultat överförs till ett eget konto.
Vinst konteras med Räkenskapsårets resultat i debet och Föregående räkenskapsårs resultat i kredit.
Förlust konteras på motsvarande sätt med Resultat från tidigare räkenskapsår i debet och Räkenskapsårets resultat i kredit.
Eller att vinsten delas ut i utdelning eller på annat sätt bokas bort från räkenskapsårets resultat innan följande bokslut.
9. Procountor används som vanligt under hela följande räkenskapsår.
10. Om konteringar och nya verifikat behöver korrigeras i samband med bokslutet ska rapporteringsdatabasen alltid uppdateras innan nya rapporter skapas, och alltid innan uppföljningsperioder eller räkenskapsår stängs. Annars kommer inte de senaste transaktionerna att följa med och siffrorna stämmer inte.