Med hjälp av Registreringsverktyget kan du effektivt mata in flera bokföringsposter och tillhörande dimensioneringar på en gång.
Registreringsverktyget finns i programmet under Bokföring > Registreringsverktyg.
Funktioner i vyn
Spara
- Knappen sparar de skapade memorialverifikat.
- Verifikationerna övergår direkt till statusen Godkänd.
Visa momskolumner
- Med detta val bestämmer du om kolumner relaterade till momshantering ska visas på bokföringsraderna.
Visa dimensionskolumner
- Med detta val bestämmer du om kolumner relaterade till dimensioner ska visas på bokföringsraderna.
Nytt verifikat
- Knappen lägger till en ny verifikationsrad och kopierar datumet från föregående rad.
- Du kan också lägga till en ny verifikation med tangentkombinationen Ctrl+Shift+Enter.
Lägg till transaktion?
- Knappen lägger till en ny transaktionsrad till den verifikationsrad som är vald som aktiv.
- Du kan också lägga till en ny transaktion med tangentkombinationen Ctrl+Enter.
Kopiera transaktion
- Knappen gör en kopia av den transaktionsrad som är vald som aktiv.
- Kopieringen inkluderar eventuella moms- och dimensionsuppgifter på raden.
Ta bort rad
- Knappen tar bort den rad som är vald som aktiv.
Inför noteringar
- Knappen öppnar ett nytt fönster där du kan mata in bokföringsnoteringar genom att kopiera från exempelvis ett Excel-ark.
- Mer information om denna funktion finns längre ner under rubriken “Inför noteringar”.
Skapa memorialverifikat
När Registreringsverktyget öppnas visas en förberedd verifikationsrad. För att både debet- och kredit-sidan av verifikationen ska bokföras, måste du skapa en motbokning med knappen Lägg till transaktion?. Knappen skapar automatiskt en transaktion med motsatt belopp, så att verifikationen balanseras. Knappen Lägg till transaktion kopierar dock inte inställningarna i moms- eller dimensionskolumnerna från den ursprungliga verifikationsraden. Du kan naturligtvis också skapa flera separata transaktionsrader på kredit- eller debet-sidan om du till exempel vill dela upp verifikationsbeloppet på olika konton eller dimensioner.
I vyn kan du också skapa flera verifikationer i följd med knappen Nytt verifikat. Programmet skapar automatiskt nästa lediga verifikationsnummer för den nya verifikationen. Verifikations- och bokföringsrader skiljs åt genom att bokföringsraderna saknar verifikationsnummer, datum eller verifikationsnamn.
När du lägger till många transaktioner på en gång med Registreringsverktyget är det bra att spara informationen med jämna mellanrum. När du trycker på knappen Spara öppnas fönstret memorialverifikaten har sparats, där programmet frågar om du vill gå till Sökningen av verifikat för att hämta de skapade memorialverifikaten. Med knappen Ja går du till Sökning av verifikat, där de nyligen skapade memorialverifikaten visas i statusen Godkänd. Med knappen Nej går du inte till sökningen av verifikat, men de nyligen skapade verifikat försvinner från Registreringsverktyget. Verifikaten kan senare hämtas normalt via Sökning av verifikat.
Om du senare vill återställa de skapade verifikationerna till statusen Under behandling, kan du göra detta genom att öppna verifikationens bokföringssida via Sökning av verifikat och trycka på Redigera > Återställ till statusen Under behandling.
Inför noteringar-funktion
Med knappen Inför noteringar öppnas ett fönster där du kan läsa in bokföringstransaktioner i textformat kopierade från Excel eller ett annat kalkylprogram. Med funktionen kan du läsa in följande uppgifter (instruktioner för hur informationen ska matas in i tabellen anges efter varje datatyp):
- Bokföringskonto: kontonummer enligt kontoplanen
- Brutto: transaktionens summa med två decimalers noggrannhet (om det finns fler decimaler avrundas summan till två decimaler)
- Momsprocent: procent i numeriskt format utan %-tecken
- Momsavdragsrättprocent i numeriskt format utan %-tecken
- Momstyp: inköp (P) eller försäljning (S)
- Momsstatus: momsstatuskod, som listas i programmet under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förinställda värden för moms.
- Balanspost: måste vara tillagd och aktiv i balanspostregistret. Namn på balansposter skrivna med stora och små bokstäver behandlas som samma.
- Transaktionskod: fri textbeskrivning av posten
- Dimensioneringar: dimensionens namn exakt som det skrivs, inklusive stora och små bokstäver
I den övre raden i vyn Klistra in bokföringsnoteringar kan du ändra ordningen på de uppgifter som ska läsas in. När du kopierar uppgifter från ett Excel-ark måste varje uppgift finnas i sin egen cell. Uppgifterna för en bokföringsrad ska läggas till horisontellt i Excel-arket innan de importeras. Du kan också lägga till flera poster samtidigt – i så fall läggs noteringarna till vertikalt i Excel-arket.
När du kopierar uppgifter från Excel-arket till vyn Klistra in bokföringsnoteringar, placeras de i sina respektive kolumner enligt följande bild:
För att importera noteringarna till programmet trycker du på knappen Inför noteringar i det nedre högra hörnet. Om det finns fel i de inmatade uppgifterna (t.ex. i momsstatusen) kan du inte spara uppgifterna med denna knapp, utan programmet ger ett felmeddelande om ofullständiga eller felaktiga uppgifter. Du kan avbryta importen av poster genom att trycka på knappen Avbryt, vilket stänger vyn.
Knappen Töm i det nedre vänstra hörnet rensar de inmatade postuppgifterna, varefter du kan kopiera de korrigerade uppgifterna från Excel-arket och klistra in dem i vyn igen.
När du matar in bokföringsposter med funktionen Inför noteringar, måste du först skapa en ny bokföringsrad med knappen Lägg till transaktion? i Registreringsverktyget, där de inlästa uppgifterna sparas. Ett annat alternativ är att ta bort standardraden med knappen Ta bort rad. I så fall skapas en verifikation med sex separata bokföringsrader från materialet enligt bilden ovan.
Funktionen Inför noteringar kan användas till exempel för att spara jämförelseuppgifter. Mer information om att spara jämförelseuppgifter med funktionen Inför noteringar finns här.