Rapporten jämför kund- och leverantörsreskontrans dagliga saldo med bokföringen. Rapporten visar vilka verifikat och transaktioner som har en differens. Detta för att du enkelt ska kunna hitta och korrigera det som eventuellt har blivit fel.
Du hittar rapporten under menyn Bokföring:> Avstämningsverktyg.
Allmänt om differenser
När kolumnen Avvikelse i sökresultatet visar på värdet 0,00 så finns det ingen differens mellan reskontran och det som är bokfört (raden är vit).
Om en differens uppstår kommer detta att presenteras i kolumnen Förändring på aktuell dag (raden är gul). Om differensen kvarstår över tid så kommer den att presenteras i kolumnen över följande dagar. Detsamma om differenser ökar eller minskar.
Differensen kommer även att presenteras i kolumnen Avvikelse.
- Ett negativet värde i kolumnen Avvikelse betyder att bokföringen > reskontran
- Ett positivt värde i kolumnen Avvikelse betyder att bokföringen < reskontran
Reskontran är de kund- och leverantörsfakturor som du har. Tänk dig att du har en hög med fakturor och att du räknar ihop beloppen på dessa. Sedan jämför du den totalsumman på fakturorna med vad du har bokfört på, tex: kundreskontran (1510) och leverantörsreskontran (2440). Dessa två summor ska stämma, annars uppstår en differens. Det går att ställa in vilka konton som ska inkluderas i kundreskontran. Administration> Uppgifter om bokföringen> Kontoplan> Visa fodringar och skulder
Tänk på att Verfikationsserierna ”kundfaktura” och ”Leverantörsfaktura” automatiskt är kopplade till bokföringen av kund- och leverantörsreskontran. Det kan därför uppstå en differens om man manuellt bokför kundfordringar (1510) på ett verifikat med verifikationsserien ”Journal”. Systemet känner då av att en kundfaktura saknas. När du hittar en differens i rapporten rekommenderas du att kontrollera om differensen utjämnas vid ett senare datum: att samma summa finns fast med olika tecken i kolumnen Avikelse på ett senare datum. Om differensen utjämnas och orsaken till differensen är känd, är det bra om man skriver en notering om det i kolumnen "Egna Anteckningar" på de aktuella raderna. På så sätt behöver man inte göra om felsökningen.
Datumet då differensen uppstår (liksom följande datum) markeras i röd färg. Eftersom en differens uppstår på en specifik dag men även visas på följande dagar, måste utjämningen ske i kronologisk ordning.
Efter att en differens har fixats, till exempel genom att göra ändringar i bokföringsposter, måste rapporteringsdatabasen uppdateras med knappen Uppdatera rapporteringsdatabas i den övre delen av vyn. Vid en ny sökning försvinner då differensen från rapporten.
Differenser
Kundreskontran
Om summan på kundreskontran är större än vad du har i bokföringen så kan det bero på
- att du har en oallokerad inbetalning (referensen saknas). Det betyder att just den kundfakturan kommer att visas som öppen, dvs obetald. Genom att allokera (skriva in rätt referens på betalningen) så blir även den inbetalningen korrekt bokförd. Kundfakturor visas som bokförda först när de har status ”betald”. För att få statusen betald krävs att kundfakturan har en allokerad inbetalning. Det är därför viktigt att kontrollera att man inte har några oallokerade inbetalningar.
- att man manuellt har markerat fakturorna som betalda. Dessa betalningar samt kreditfakturor skulle kunna vara en möjlig orsak till att bokföringen inte stämmer. Kontrollera att det finns verifikat för alla inbetalningar.
Om summan på bokföringen är större än kundreskontran kan det bero på att man manuellt har bokfört kundfordringar (1510) på ett verifikat med verifikationsserien ”Journal” och inte använt sig av en kundfaktura.
Leverantörsreskontran
Om summan på leverantörsreskontran är större än vad du har i bokföringen så kan det bero på
- att leverantörsfakturan manuellt har markerats som "betald eller delvis betald" men att bokföring för betalningen saknas. Kontrollera att det finns verfikat som motsvarar betalningen.
- att valutadifferenser har blivit allokerade till en leverantörsfaktura men inte justerats i bokföringen.
Om summan på leverantörsreskontran är mindre än vad du har i bokföringen så kan det bero på
- att du har gjort en betalning via "direkt girering" men glömt att skapa ett verifikat som underlag. Genom att skapa ett verifikat som underlag för betalningen så kan man rätta till bokföringen
- att betalningar på bankontoutdrag har bokförts på leverantörsskulder men att motsvarande leverantörsfaktura saknas. Detta kan uppstå om fakturadatumet är senare än betalningsdatumet.
Differenser på grund av datum
Rapporten kan visa differenser när fakturadatumet för en faktura är inställt på en tidigare månad än bokföringsdatumet (mottagningsdatum) (och bokföringsdatumet inte är den första dagen i månaden).
Till exempel om fakturadatum är 15.2. och bokföringsdatum är 5.4. kommer det att finnas en differens i rapporten. Differensen orsakas på grund av: När bokföringsdatumet för en faktura skjuts upp i framtiden kommer fakturan att inkluderas i rapportens kolumn Öppna fakturor den första dagen i den månaden (i detta fall 1.4.). Eftersom det faktiska bokföringsdatumet inte är 1.4. (eftersom den är definierad till 5.4.) visas fakturan i kolumnen Bokföring först den 5.4. Mellan dessa datum kommer det att finnas en tillfällig differens tills den utjämnas på bokföringsdagen. Denna typ av problem kan undvikas genom att ändra bokföringsdatum (kvitto) till den första dagen i månaden.·
Det blir också en differens i rapporten när en faktura har betalats in innan den skulle visas i kolumnen Öppna fakturor.
Ett exempel på en sådan situation är följande: Fakturadatum är inställt på 1.1. Bokföringsdatumet (mottagningsdatumet) har dock ändrats till exempelvis 28.2. Enligt rapportens logik visas fakturan i kolumnen Öppna fakturor 1.2. (den första dagen i bokföringsmånaden) och i bokföringskolumnen 28.2. Om fakturan har betalats redan i januari visas den inte i kolumnen Öppna fakturor 1.2. (eftersom det inte är öppet längre den dagen); detta innebär att det kommer att vara helt borta från saldot på öppna fakturor. Fakturan visas dock i saldot Bokföring i 28.2.·
Det är också viktigt att notera att rapporten kan visa på differens om den valda perioden delas in i två räkenskapsår. Budgetåret är ett kalenderår i följande exempel:·
- Rapportsök: 1.12.2020-31.1.2021.·
- Om kalenderåret 2020 stängs inkluderar det automatiskt ingående balans en post för 1.1.2021.·
- I det här fallet kommer rapporten att inkludera skillnad i ingående balans från och med 1.1.2021, även om det inte finns någon skillnad i verkligheten.·
- På grund av det här måste rapporten sökas separat för december (1.12.2020-31.12.2020) och separat för januari (1.1.2021-31.1.2021) för att få verkliga bilden med differenser.
Knappar i vyn
Sök används för att uppdatera saldolistan. Om sökvillkoren Typ, Status eller Intervall ändras måste knappen Sök användas.
Med knappen Exportera kan man välja om sökresultatet ska visas i HTML- format eller överföras till Excel.
Rapporteringsdatabasen uppdateras automatiskt varje natt, men om nya verifikat har gjorts upp eller verifikat har ändrats efter uppdateringen, och dessa ändringar ska beaktas i rapporten är det nödvändigt att klicka på knappen Uppdatera rapporteringsdatabas.
Knappen Visa reskontra för markerat datum används för att öppna Sökning av öppna fakturor i Sökning efter verifikat och visar där de kund- och leverantörsfakturor ,samt rese- och kostnadsfakturor som var öppna den valda dagen. Det är inte möjligt att återgå från Sökning efter verifikat till rapporten utan rapporten måste skapas på nytt via Avstämningsverktyg.
Knappen Visa kontoavstämning används för att öppna Kontoavstämning som visar transaktionerna för den valda dagen när antingen kundfordringskontot eller transaktionskontot är valt. När rapporten stängs återgår programmet till Reskontraavstämning.
Knappen Ingående betaltransaktioner är tillgänglig när försäljning behandlas. Knappen öppnar Rapporten över betalningstransaktioner, försäljning och visar transaktionerna för vald dag. När rapporten stängs återgår programmet till Reskontraavstämning.
Knappen Rapport över referensbetalningar är tillgänglig när försäljning behandlas. Knappen öppnar Referensbetalningsrapporten och visar transaktionerna för vald dag. När rapporten stängs återgås till Reskontraavstämning
Knappen Utgående betalningstransaktioner är tillgänglig när inköp behandlas. Knappen öppnar Utgående betalningars transaktionsrapport och visar transaktionerna för vald dag. När rapporten stängs återgås till Reskontraavstämning.
Om användaren inte har rättigheter till någon av funktionerna ovan visas inte knappen.