I Procountor avser dimensioner kostnadsplats eller uppföljningsobjekt.
Dimensioner och deras objekt
Procountors dimensioner är verktyg för ledningsredovisning som kan användas för att spåra olika typer av mål och objekt. Objekt definieras i undergrupper till varje dimension, och allokeras sedan till bokföringsnoteringar. Dimensionsallokering görs alltid på objektnivå i bokföringen - alltså måste objekt skapas för varje dimension.
Det går att rapportera på dimensionsnivå. Då visar rapporterna det totala värdet av alla objekt som har använts i bokföringen under en dimension. Det går även att rapportera på objektnivå. Då specificerar rapporterna värdena för varje objekt.
Dimensioner kan läggas till för skapade eller mottagna verifikat, t.ex. kundfakturor, leverantörsfakturor, kontoutdrag och journaler.
Maximalt antal dimensioner är 6. Namnen på dimensionerna kan redigeras för att passa företagets behov. Dimensionerna kan t.ex. kallas Kostnadsställe, Avdelning eller Stad.
Det går att lägga till ett obegränsat antal objekt till varje dimension. Dimensionen Avdelning skulle t.ex. kunna ha objekten Försäljning, Ekonomi och Produktutveckling. Dessa objekt kan då användas för att allokera affärstransaktioner till olika avdelningar inom företaget. Objekten inom dimensionen Person kan t.ex. vara alla i personalen (om objekten namnges efter personerna).
Dimensioner kan ställas in för hela verifikat eller för enskilda transaktioner. Ett enskilt verifikat eller transaktion kan ha olika dimensioner. Man behöver inte allokera bokföringsnoteringar till alla tillgängliga dimensioner och objekt. Både dimensioner och objekt är alltid fritt valbara beroende på situation. Eftersom det är frivilligt att använda dimensioner, så går det inte att ställa in obligatorisk dimensionering. Det går att automatisera dimensionering med förvalda dimensioner. Läs mer om förvalda dimensioner för produkter och affärspartner.
Dimensioner har ingen inbördes ordning, alla dimensioner är på samma nivå. Det går inte att använda objekt från olika dimensioner samtidigt. Objekten för en dimension måste alltid utgöra sammanlagt 100 procent.
Exempel: Om bara 70% av en faktura ska allokeras till objektet "Projekt A" i dimensionen Projekt, måste de resterande 30% fortfarande allokeras till något objekt inom dimensionen Projekt. Om det inte går att allokera de resterande 30% till något annat faktiskt projektobjekt kan det vara bra att skapa ett nytt objekt och kalla det "Icke allokerat" eller "Övrigt". Då kan det objektet användas för alla övriga procent som inte passar de faktiska projektobjekten.
Fördelarna med dimensioner
Dimensioner kan användas till att skapa specifik och detaljerad information om t.ex. projekt. Dimensioner kan vara ett viktigt projektledningsverktyg när intäkter och kostnader allokeras till rätt projektobjekt i bokföringen. Det är dessutom enkelt att presentera projektbudgetar och beräkningar för externa intressenter med dimensionsrapportering.
Eftersom det högsta antalet oberoende dimensioner är 6, kan en enskild affärstransaktion spåras från flera olika perspektiv samtidigt. Om företaget t.ex. vill undersöka verksamheten per kontor, säljkampanj och säljare kan dimensioneringen göras på följande sätt:
- Kontor: Stockholm – Göteborg – Malmö – Uppsala – Västerås
- Säljkampanj: Vårsäsong – Super-SALE – Hetaste nyheter – Mors dag
- Säljare: Kim – Nella – Anna – Emil – Albert
I det här exemplet finns följande dimensioner: Göteborg som Kontor, Hetaste nyheter som Säljkampanj och Kim som Säljare. Den här typen av observationer gör det möjligt att hitta lönsamma kombinationer och funktioner på företaget. Det kan samtidigt användas för att hitta de kombinationer och funktioner som behöver utveckling och utvärdering. Genom att kombinera olika sorters dimensioner går det att observera verksamhetens aktiviteter i nya perspektiv.
Exempel med dimensioner och objekt på en faktura
Företaget har en kundfaktura vars värde är t.ex. 1000 kronor. Fakturan tillhör projektet XZY på avdelningen Försäljning och den delas lika mellan säljarna Emil och Anna.
När kundfakturan har sparats, når man sidan Dimensioner via knappen Gå till högst upp i fakturavyn. På bokföringssidan gör man detta med knappen Dimensioner.
Då öppnas en vy där det går att dimensionera kundfakturan. Välj om du vill dimensionera hela verifikatet på en gång, eller enskilda bokföringsrader var för sig.
Tryck på knappen Ställ in dimensioner för verifikat om hela verifikatet ska dimensioneras på samma sätt. Då öppnas sidan Dimensioner för verifikatet.
Välj objektet XZY i menyn för dimensionen Projekt och låt procentvärdet vara 100. Välj sedan objektet Försäljning i dimensionen Avdelning och låt procenttalet vara 100.
Välj objektet för Emil i den ena menyn för dimensionen Säljare och ändra procentvärdet till 50. Välj objektet för Anna i den andra menyn och ange procenttalet 50.
Totalsumman av procentvärdena för objekten i en dimension ska vara 100. Det är också möjligt att söka ett objekt genom att trycka på förstoringsglasknappen efter rullgardinsmenyn. Då öppnas ett fönster för sökning av dimensioner där objektet kan sökas genom att ange en del av dess namn.
Dimensionering för enskilda bokföringsrader kan utföras längre ner i samma vy genom att markera bokföringsraden och klicka på knappen Ställ in dimensioner för rad. Då kan olika bokföringstransaktioner dimensioneras på olika sätt.
T.ex. en faktura innehåller försäljning som bara delvis ingår i ett visst projekt (XZY), men all försäljning tillhör säljaren Anna. Då innehåller bokföringen två försäljningsrader.
- Markera den rad som ingår i projektet XZY och klicka på knappen Ställ in dimensioner för rad. Då öppnas sidan Transaktionens dimensioner. Välj artikeln XZY i menyn för den första dimensionen Projekt och låt procentvärdet vara 100. Välj objektet för säljaren Anna i menyn för dimensionen Säljare och låt procentvärdet vara 100.
- Markera följande rad som inte ingår i något projekt på sidan Dimensioner och klicka på knappen Ställ in dimensioner för rad. Välj inget i menyn i dimensionen Projekt på sidan Transaktionens dimensioner men välj objektet för säljaren Anna i menyn i dimensionen Säljare och låt procentvärdet vara 100. Det går också att söka en artikel genom att trycka på förstoringsglasknappen efter rullgardinsmenyn. Då öppnas ett fönster för sökning av dimensioner där objektet kan sökas genom att ange en del av dess namn.
Uppföljning av dimensioner i rapporter
Transaktioner allokerade till dimensioner kan följas upp i Bokföringsrapporter och i olika grafiska rapporter. Dimensionsuppgifter kan även användas som sökvillkor i Sökning av verifikat.
Bokföringsrapporter kan t.ex. användas för att se Försäljningsavdelningens resultaträkning. I detta fall anges först de allmänna sökvillkoren för en resultaträkning (t.ex. Verifikatets status: Affärstransaktioner, Verifikationsserie: Alla, Intervall: 2021-01-01 – 2021-03-31) och sedan väljs dimension Avdelning och i den objektet Försäljning.
Om två objekt väljs för rapporten, t.ex. Försäljning och Ekonomi, tas de verifikat som är allokerade både till Försäljningsavdelningen och till Ekonomiavdelningen med i resultaträkningen, utom om punkten Separera objekt är förkryssad. I detta exempel skulle alternativet Separera objekt visa en rapport på skärmen där en resultaträkning med transaktioner allokerade till Försäljningsavdelningen följs av en resultaträkning med transaktioner allokerade till Ekonomiavdelningen.
Verifikationslista och huvudbok kan även skapas med alternativet Icke allokerade. Då ingår endast de verifikat som inte är dimensionerade.
Det går att följa upp effekterna av flera dimensioner samtidigt med grafiska dimensionsrapporter. Dimensionsrapporter kan t.ex. användas för att granska Annas andel av Försäljningsavdelningens intäkter och kostnader.
Om grafiska dimensionsrapporter används har knappen Lägg till funktioner alternativet Massdimensionering i Sökning av verifikat. Med Massdimensionering kan dimensioneringar utföras för flera fakturor samtidigt.
Skillnaden mellan dimension och gruppuppgift
I Procountor går det att definiera vilka grupper affärspartner och produkter ingår i. Gruppuppgifterna kan användas som sökvillkor i ett flertal sökningar och som avgränsningsvillkor i ett flertal rapporter. Det finns ett flertal rapporter som kan användas för att följa upp information med hjälp av affärspartner- och produktgrupper.
En väsentlig skillnad mellan rapporter som använder dimensionsuppgifter och rapporter som använder gruppuppgifter, är att de rapporter som använder gruppuppgifter får uppgifterna från fakturor medan dimensionsrapporterna använder bokföringsuppgifter. Uppgifter om affärspartner och produkter hämtas lättare till rapporter med hjälp av gruppuppgifter, men uppgifterna är inte lika noggranna och mångsidiga som när man använder dimensionering.