I Procountor görs betalningar via Betalning-vyn. Du kan komma till Betalning-vyn från Faktura-vyns Gå till-meny eller via Betalning-knappen i fakturasökresultaten. Mer information om sökning av verifikat finns här.
För att kunna göra betalningar via programmet måste företaget ha minst en bankkontofullmakt med banken. Det aktuella bankkontot och dess affärs-ID måste vara sparade i programmets Bankförbindelser-vy och kontot måste ha de betalningssätten som avtalats med banken.
Lönebetalning beskrivs separat här.
Knappar och fält i Betalning-vyn
Knapparna högst upp i Betalning-vyn
Betala
- Med knappen läggs fakturan till betalning enligt betalningsuppgifter som visas i Betalning-vyn. betalningsuppgifter måste vara ifylld i avsnittet Ny betalningstransaktion innan du trycker på Betala-knappen.
- Efter att ha tryckt på knappen ändras betalningstransaktionens status till Betalning kö till bank och den väntar på betalningskörningen enligt betalningsdagen. Mer information om Procountors betalningsscheman finns här.
Markera som betalad utanför Procountor
- Med knappen kan du markera fakturan som betald utanför Procountor om fakturan har betalats till exempel kontant eller om den inte automatiskt har markerats som betald baserat på kontoutdragsuppgifter.
- Innan du trycker på knappen måste önskat betalningsdatum och värdet i Betalas-fältet, det vill säga summan av betalningstransaktionen som ska läggas till fakturan, vara inställda i Betalning-vyn. Som standard kommer uppgifter från Faktura-vyn, men de kan ändras i Betalning-vyn.
Bilagor
- Med knappen kan du granska bilagorna som har lagts till fakturan.
Fakturabild
- Med menyn kan du välja att visa fakturabilden till höger eller längst ner. Som standard visas ingen bild i Betalning-vyn.
Gå till
- Med menyn kan du gå till andra vyer för fakturan, till exempel Faktura-vyn.
Föregående och Nästa
- Med knapparna kan du gå till Betalning-vyn för föregående eller nästa faktura.
Kryss (X)
- Med knappen stänger du vyn.
Ny betalningstransaktion
I avsnittet Ny betalningstransaktion i Betalning-vyn fyller du i betalningsuppgifter, såsom betalningsdatum, betalningsbelopp, mottagarens namn och mottagarens bankkontouppgifter. Som standard kommer denna information direkt från Faktura-vyn, men den kan vid behov ändras eller kompletteras i Betalning-vyn.
Betalningssätt
- Från menyn väljer du önskad betalningssätt för fakturan. Som standard kommer betalningssättet från Faktura-vyn, men den kan ändras i Betalning-vyn. Läs mer om betalningssätt och deras betalningsscheman här.
Från konto
- I menyn anger du från vilket bankkonto betalningen görs. Som standard är det konto valt som i Bankförbindelser-vyn har angetts som standardbetalningskonto, men kontot kan ändras i Betalning-vyn.
- Se till att den valda kontofullmakten med banken har avtalat om användningen av den betalningssätt som valts för betalningen.
- Bakom det valda kontot visas saldot och datumet för det senaste kontoutdraget. Om realtidssaldo har aktiverats är det möjligt att se bankens realtidssaldo i rullgardinsmenyn för bankkontot om det är nyare än det senaste kontoutdragets saldo. Den högra Betalningar-knappen i menyn öppnar ett nytt fönster där betalningstransaktionerna från det valda kontot visas. Listan visar också betalningar från samma konto för andra fakturor.
- Det är inte möjligt att göra betalningar från OP:s konton till bankkonton vars kontonummer överstiger 30 tecken. Sådana betalningar måste göras antingen från andra bankers bankkonton eller från OP:s egen nätbank.
Betalningsdag
- I fältet anger du betalningsdagen, det vill säga dagen då betalningsfilen överförs från Procountor till banken för behandling.
- Som standard är betalningsdagen förfallodagen som har angetts för fakturan i Faktura-vyn, men betalningsdagen kan ändras i Betalning-vyn.
Betalas
- I fältet visas värdet av betalningstransaktionen som ska göras för fakturan. Som standard visas fakturans öppna belopp i fältet, men betalningsbeloppet kan vid behov ändras till ett annat belopp än det öppna beloppet. Observera att om värdet i Betalas-fältet är 0,00 betyder det att fakturan redan har lagts till betalning i sin helhet och att det inte finns något kvar att betala.
Referensnummer
- I fältet visas referensnumret som har angetts i Faktura-vyn. Referensnumret kan inte ändras i Betalning-vyn.
Meddelande
- I fältet visas uppgifter som har angetts i Orderreferens-fältet i Faktura-vyn. Du kan skriva fri text i fältet och det maximala antalet tecken är 140.
- Om inget referensnummer eller orderreferens har angetts i Faktura-vyn visas fakturadatumet som standard i Meddelande-fältet i Betalning-vyn. Vid betalning kan du använda antingen referens eller meddelande, men inte båda. Om fakturan redan har ett referensnummer och du dessutom fyller i ett meddelande i Betalning-vyn sparas inte meddelandet för betalningen.
- Om inget referensnummer används för betalningen rekommenderas det att lägga till ett meddelande som identifierar betalningen för mottagarens bank.
Mottagarens namn
- I fältet visas mottagarens namn. Som standard kommer namnet från Faktura-vyn.
Mottagarens konto
- I fältet visas mottagarens kontonummer, som som standard kommer från Faktura-vyn.
Mottagarens BIC-kod
- I fältet visas mottagarens banks BIC-kod, som som standard kommer från Faktura-vyn.
Fält som endast visas för utlandsbetalningar
Följande fält visas endast när Utlandsbetalning är vald som betalningssätt:
Mottagarens banks namn och adress
- Pennikonen under knappen öppnar ett fönster där uppgifter kan fyllas i vid behov.
Mottagarens banks clearingkod
- Fylls i vid behov.
Förmedlarbankens namn och adress
- Pennikonen under knappen öppnar ett fönster där uppgifter kan fyllas i vid behov.
Förmedlarbankens BIC kod
- Fylls i vid behov.
Expeditionsavgift
- Vid utlandsbetalning kan du ange om betalaren och mottagaren betalar sina egna expeditionsavgifter som banken debiterar eller om betalaren betalar båda kostnaderna.
- Enligt Finanssiala:s rekommendationer debiteras expeditionsavgifter för utlandsbetalningar alltid både av avsändaren och mottagaren. Som standard är valet att Betalaren och mottagaren betalar sina egna bankavgifter.
Längdkontroller för fält vid utlandsbetalningar
- I adressfälten finns följande kontroller när fakturan eller direkt gireringen betalas som utlandsbetalning:
- Meddelande (max 140 tecken)
- Mottagarens namn (max 80 tecken)
- Mottagarens gatuadress (max 80 tecken)
- Mottagarens postnummer (max 20 tecken)
- Mottagarens postanstalt (max 40 tecken)
- Mottagarens banks namn (max 80 tecken)
- Mottagarens banks gatuadress (max 80 tecken)
- Mottagarens banks postnummer (max 20 tecken)
- Mottagarens banks postanstalt (max 40 tecken)
- Förmedlarbankens namn (max 80 tecken)
- Förmedlarbankens gatuadress (max 80 tecken)
- Förmedlarbankens postnummer (max 20 tecken)
- Mellanbanks postanstalt (max 40 tecken)
Fakturauppgifter
I detta avsnitt visas uppgifter direkt från Faktura-vyn.
Summa
- Fakturans öppna summa
Fakturadatum
- Datumet som har sparats i Fakturadatum-fältet i Faktura-vyn.
Betalningsvillkor
- Betalningsvillkoret som har sparats i Faktura-vyn.
Tilläggsuppgifter
- Uppgifter som har sparats i Tilläggsuppgifter-fältet i Faktura-vyn. Uppgifter kan inte ändras i Betalning-vyn.
Anteckningar
- Uppgifter som har sparats i Anteckningar från fakturan-fältet i Faktura-vyn, det vill säga interna anteckningar. Uppgifter kan också ändras i Betalning-vyn.
Betalningstransaktioner
I detta avsnitt listas uppgifter om betalningstransaktionerna som har gjorts för fakturan. Avsnittet visar betalningsuppgifter, såsom använd betalningssätt, betalningstransaktionens status, betalningsdag, belopp samt mottagarens och betalarens uppgifter.
Om fakturan har lagts till betalning så att betalningsuppgifter har ändrats manuellt i Betalning-vyn innan betalningen, visas den använda betalningsuppgifter i avsnittet Betalningstransaktioner efter betalningen. I avsnittet Ny betalningstransaktion visas däremot återigen de uppgifter som kommer från fakturan som standard, det vill säga de uppgifter som fakturan skulle skickas till betalning med om betalningen gjordes med standarduppgifter.
Ta bort betalningstransaktion
- Med knappen kan du ta bort en betalningstransaktion med status Överförd till bank om betalningen av någon anledning har avvisats av banken och betalaren har fått ett meddelande om detta.
- Om betalningen däremot har behandlats framgångsrikt av banken, det vill säga om inget avvisningsmeddelande har mottagits, ska en betalningstransaktion med status Överförd till bank inte tas bort.
- Med knappen kan du också ta bort en betalningstransaktion som har markerats som Betalad utanför Procountor.
Annullera betalningstransaktion
- Med knappen kan du annullera en betalningstransaktion för fakturan så länge transaktionens status är Betalning kö till bank.
Läs mer om att ta bort och annullera betalningstransaktioner här.
Transaktionsuppgifter på faktura
I detta avsnitt visas uppgifter om åtgärder som har utförts för fakturan, såsom betalning, annullering och borttagning av betalningstransaktioner. Även andra åtgärder som inte är direkt relaterade till betalning, såsom sakgranskning, godkännande och återställning till status Under behandling, visas i transaktionsuppgifter.
Betalningsmottagarens uppgifter
Betalning till IBAN-bankkonto
IBAN är en kontonummerstandard som huvudsakligen används i europeiska länder. Om betalningens valuta är EUR och mottagarens bankkonto är i IBAN-format, väljs Girering som betalningssätt. IBAN-kontonumret ska anges på fakturan utan mellanslag.
Dessutom ska betalningens mottagarbanks BIC-kod fyllas i, vilket på den ursprungliga fakturan också kan kallas SWIFT-kod. För finska konton fyller Procountor automatiskt i BIC-koden baserat på det angivna kontot, men för utländska konton måste koden anges manuellt antingen i Faktura-vyn eller direkt i Betalning-vyn.
Betalning till annat än IBAN-bankkonto eller i annan valuta
Procountor kan också användas för att göra betalningar till länder där IBAN inte används eller om valutan är annan än EUR. I sådana fall väljs Utlandsbetalning som betalningssätt. För utlandsbetalningar måste du se till att betalningen innehåller den uppgifter som krävs för att överföra betalningen till mottagaren.
Betalningsuppgifter för utlandsbetalningar kan redan anges i Leverantörsregistret i avsnittet Betalningsuppgifter för leverantörens basuppgifter när betalningssättet har valts som Utlandsbetalning. I sådana fall visas endast de fält som är tillgängliga för utlandsbetalningar i leverantörsregistret, det vill säga Clearing-kod, Mottagarens banks namn och adress, Förmedlarbanks BIC-kod samt Förmedlarbankens namn och adress.
För utlandsbetalningar måste alltid mottagarens banks BIC/SWIFT-kod eller alternativt clearing-kod anges. Om mottagarens banks BIC/SWIFT-kod inte är känd kan koden sökas här. Alla banker i alla länder har inte en BIC/SWIFT-kod och i sådana fall används clearing-koden.
Den övriga uppgifter som krävs för utlandsbetalningar varierar dock beroende på land och bank. Kontrollera vid behov från den ursprungliga fakturan (fakturabilagan) eller från banken vilken uppgifter som ska fyllas i för att betalningen ska behandlas framgångsrikt av banken.
Betalning av flera fakturor
Med funktionen Betalning av flera fakturor kan du lägga till flera fakturor för betalning samtidigt. Du kommer till Betalning av flera fakturor när du i fakturasökningen väljer alternativet Betalning av flera fakturor från menyn till höger om Betalning-knappen ovanför sökresultaten. Mer information om Betalning av flera fakturor finns här.