Allokering av betalningar-vyn visas sådana inköps-, rese- och utgiftsfakturor, lönebetalningar och skattebetalningar som inte automatiskt har allokerats som betalda baserat på kontoutdragsinformationen. Funktionen finns i programmet under Betalningar > Allokering av betalningar.
Obs! När allokeringar och avstämningar gäller försäljningsfakturor kan följande funktioner användas:
- Försäljningsfaktura har betalats med fel referens - Allokering av referensbetalning till rätt faktura
- Ingen referensnummer användes vid betalning av försäljningsfaktura - Allokering av betalning utan referens
- Sökning och avstämning av öppna fakturor - Rapport för avstämning av öppna fakturor
Vyknappar
- Med knappen Allokera valda allokeras de valda transaktionsraderna som betalda.
- Med knappen Faktura går man till vyn Faktura för den valda raden.
- Med knappen Bokföring går man till vyn Bokföring för den valda raden.
Varför hamnar en betalning i denna vy?
För verifikat i denna vy har en betalningstransaktion med status Överförd till bank kvarstått, även om betalningarna faktiskt redan har dragits från kontot. På listan visas också sådana verifikat där verifikatets status är markerad som Betalad utanför Procountor, men där betalningstransaktionerna ändå har statusen Överförd till bank. Transaktionerna för en verifikation med status Betalad utanför Procountor tas bort från listan först när statusen Överförd till bank tas bort från betalningstransaktionerna.
Det kan finnas flera orsaker till att betalningstransaktionerna inte har allokerats korrekt, till exempel:
- Korrekt referensnummer har inte använts vid betalningarna.
- Kontoutdraget där betalningarna visas har ännu inte anlänt till Procountor. Om användarföretaget har ett veckoutdrag eller månadsutdrag, finns det ofta betalningstransaktioner i denna vy just på grund av att kontoutdraget som används för avstämning ännu inte har anlänt.
- Betalningen är i vänteläge på grund av en så kallad nattöverföring: betalningen kan visas först på kommande eller följande dagars kontoutdrag. I en sådan situation bör man inte försöka betala omedelbart igen.
- Det har inte funnits tillräckligt med täckning på betalningskontot för att genomföra betalningen eller betalningsposten – i en sådan situation avvisas även alla enskilda betalningar i betalningsposten. Dessutom, om ett konto hos Danske Bank används, bör följande beaktas: om det inte har funnits täckning på kontot på betalningsdagen, försöker systemet automatiskt betala betalningen eller betalningsposten igen under tre bankdagar. Därför bör man inte försöka betala betalningen eller betalningsposten själv igen, utan vid behov kontakta banken för att utreda ärendet.
Att göra allokeringar
- Innan allokering bör man säkerställa att verifikationerna som ska allokeras faktiskt har betalats baserat på aktuella kontotransaktioner. Efter att funktionen har använts kan statusen Betalad inte längre ändras i efterhand.
- När betalningarna har verifierats som genomförda med hjälp av kontoutdraget, väljs de verifikationer som ska allokeras från listan i vyn Betalningsallokering.
- Efter valet trycker man på knappen Allokera valda i övre fältet i vyn, varpå statusen för de valda verifikationerna ändras till Betald och transaktionerna tas bort från vyn Betalningsallokering.
Obs! Betalningsallokering gör inga bokföringstransaktioner. Funktionen markerar endast verifikat som Betald. Därefter bör bokföringen kontrolleras och vid behov korrigeras från verifikat och kontoutdragstransaktionen.
Allokering av betalningar-funktionen gör en anteckning i fakturans transaktionsinformation med namnet Manuell allokering av betalning. Informationen visar också namnet på användaren som gjorde allokeringen och tidsstämpeln för allokeringen.
Fakturor som allokerats med allokering av betalningar-funktionen kan sökas via Verifikatssökningen genom att använda urvalsmenyn Fakturahändelsetyp under avancerade sökkriterier och välja Manuell allokering av betalning.