1. Spara bankkontonumret i Procountor.
- Bankkontonumret kan sparas i Procountor genom Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
- Vi rekommenderar att ni lägger till bankkontonumret samt kontouppgifterna innan ni skickar bankkopplingsdokumentet till banken. Detta säkerställer att kontot hittas i Procountor när banken genererar det första kontoutdraget som ska hämtas till Procountor. Kontoutdraget hämtas till Procountor baserat på bankkontonumret, detta betyder att kontonumret behöver finnas sparat i företagets Procountor miljö så att kontoutdraget kan hämtas för företaget.
- När detta är gjort kan även bankens namn sparas i fältet Bank, det går även att välja/ändra vilket konto som transaktionerna ska bokas på genom att trycka på Byt konto knappen. Som standard är konto 1930 valt.
- För att kunna skapa kundfakturor i Procountor krävs det att minst ett bankkontonummer är inlagt på sidan Bankförbindelser.
2. Fyll i bankfullmakten och skicka in till banken.
- Fyll i en separat bankfullmakt för varje bankkonto som du vill koppla till Procountor.
- Bankkontot behöver vara ett företagskonto för att kunna användas i Procountor, det går inte att koppla ett privatkonto. Endast svenska bankkonton via en svensk bank kan kopplas till Procountor.
- Varje bank har sina olika bankkopplingsdokument, du kan hitta de olika dokumenten för varje bank i denna artikeln: Bankfullmakter och koppling till Procountor.
- I artikeln finns information om vart du skickar dokumentet beroende på vilken bank du har.
3. Bankkopplingen är klar
- När banken har hanterat bankkopplingen meddelar de Procountors kundservice att kopplingen är klar, därefter meddelar Procountors kundservice kunden att kopplingen är färdig.
- Fyll i de resterande uppgifterna för kontot:
- Gör det möjligt att använda de olika betalningsmetoderna genom att bocka i rutan för den betalningsmetod som önskas. Önskar du mer information gällande er bankkoppling ber vi er att kontakta er bank.
För att det ska gå göra betalningar från Procountor behöver betalningsmetoden Girering vara valt för bankkontot. - Välj ett konto som standardkonto för betalningar genom att bocka i rutan Förvalt betalningskonto. Även om det bara finns ett bankkonto kopplat till Procountor måste det finnas ett konto som har inställningen Förvalt betalningskonto detta krävs för att kunna göra betalningar från Procountor.
- Gör det möjligt att använda de olika betalningsmetoderna genom att bocka i rutan för den betalningsmetod som önskas. Önskar du mer information gällande er bankkoppling ber vi er att kontakta er bank.
4. Testa kopplingen
- Kopplingen sker helt hos bankens sida vilket betyder att Procountor själva inte har något sätt att se hur bankkopplingen sker eller ser ut förutom att banken meddelar Procountors kundservice att kopplingen är klar. Ett sätt att testa att bankopplingen fungerar är att betala en faktura via Procountor.
- Om kopplingen är klar och korrekt så kommer betalningen gå igenom utan problem och kontoutdraget kommer synas i Procountor morgonen efter betalningsdagen.
- Kontoutdrag kan hittas i Procountor via Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar. Notera att kontoutdraget hämtas bara till Procountor om transaktioner har skett för det datum kontoutdraget avser.
Om kontoutdraget inte visas i Procountor
Om kontoutdraget inte visas i Procountor nästkommande bankdag efter betalningsdagen kan detta vara några av orsakerna:
- Bankkopplingen är inte korrekt gjord hos banken.
- Det finns inte tillräckligt med pengar på kontot för betalningen eller så har hanteringen av betalningen avvisats av banken av någon annan anledning. Vi kommer att informera betalaren via e-post om alla betalningsfel banken meddelar kundservice.
- Betalningen är i kö till banken (=användaren har tryckt på Betala knappen) efter sista sändningen för betalningar för dagen och betalningen skickas då till banken först dagen efter kl 08:00. Det finns mer information om sändningstiderna i artikeln Betalsätt och sändningstider för betalningstransaktioner.
- Betaldatumet för betalningen är inte en bankdag. Om betaldatumet är till exempel en lördag kommer betalningen hanteras nästkommande bankdag (vilket i detta fall bör vara måndag), kontoutdragen kommer då att hämtas till Procountor på Tisdagen.
- När en betalningstransaktion är allokerad från kontoutdraget till en faktura kommer fakturans status ändras från Överförd till banken till Betald.
Om en faktura inte allokeras som Betald
Om kontoutdraget har hämtats till Procountor men statusen för betalningen inte ändrats från Överförd till bank till Betald:
- Kontrollera med banken så att de lagt till alla nödvändiga inställningar för kontoutdraget.
- Om specifika inställningar saknas för kontoutdragen så visas alla utgående betalningar som klumpsumma detta betyder att individuella betalningstransaktioner som är inkluderade i klumpsumman inte kan bli allokerade i Procountor.
- Om detta är fallet behöver ni kontakta banken för att se över era inställningar för kontoutdragen.
Om betalningstransaktionen inte finns i klumpsumman (att betalningen inte är inräknad i kontoutdraget) betyder detta att betalningen blivit avvisad av banken.
5. Kontrollera konteringsreglerna
- Kontrollera så att förinställda konteringar för kontoutdrag och referensbetalningar är korrekta eller om det behöver korrigeras.
- Inställningarna för konteringsregler kan du hitta via Administration > Uppgifter om bokföringen > Förinställda konteringsregler > Förinställda konteringar for kontoutdrag/referensbetalningar. För att läsa mer om konteringar för referensbetalningar så finns detta i artikeln Förinställda konteringar för referensbetalningar.