Kontoutdrag och referensbetalningar – Procountor

I vyn Kontoutdrag och referensbetalningar kan man söka, granska och hantera kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial som kommit från banken till Procountor. Kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial är separata material som kommer från banken, och deras leverans till Procountor avtalas mellan kunden och banken med hjälp av en bankförbindelsefullmakt.

I denna artikel går vi först igenom de viktigaste sakerna som krävs för att kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial ska komma till Procountor. Därefter presenteras funktionerna i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar. Slutligen går vi igenom de vanligaste frågorna om vyn Kontoutdrag och referensbetalningar.
Vyn Kontoutdrag och referensbetalningar finns i programmet under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar.

Förutsättningar för att kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial ska komma till Procountor

För att kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial ska kunna hämtas från banken till Procountor måste en bankförbindelsefullmakt först fyllas i, där villkoren för det bankkonto som ska läggas till i Procountor definieras mellan kunden och banken. Bankförbindelsefullmakten är alltså en förutsättning för att kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial ska kunna hämtas till Procountor. När bankförbindelsefullmakten har skickats till banken och banken har mottagit den, tar det fortfarande tid för banken att behandla bankförbindelsefullmakten – därför aktiveras kontots betalningsfunktioner samt mottagandet av kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial i Procountor först när banken har hunnit behandla den inlämnade bankförbindelsefullmakten. Behandlingstiderna varierar mellan olika banker, så frågor om behandlingens status och tidsplan bör ställas direkt till den berörda banken.

När bankförbindelsefullmakten har lämnats in till banken fylls kontots uppgifter i vyn Bankförbindelser i Procountor (Administration > Uppgifter om företaget >Bankförbindelser). När man fyller i bankförbindelseuppgifterna måste man se till att bankförbindelsen sparas i Procountor med exakt de uppgifter och inställningar som också avtalats i bankförbindelsefullmakten. Inga andra inställningar behöver göras i Procountor än att fylla i vyn Bankförbindelser med uppgifterna för det aktuella bankkontot.

Om man använder dagligt kontoutdrag hämtar Procountor automatiskt kontoutdragsmaterial från föregående bankdag (som visar t.ex. inköpsfakturor, lönebetalningar, betalningar av kostnads- och resefakturor, bankkortbetalningar och försäljningsfakturor utan referensnummer) och referensbetalningsmaterial (försäljningsfakturor betalda med referensnummer) från bankerna varje vardagsmorgon. Om man istället använder veckovis eller månadsvis kontoutdrag kommer ett sådant kontoutdrag till Procountor den första bankdagen då det är möjligt att hämta veckans eller månadens kontoutdrag från banken. Det bör noteras att tomma kontoutdrag, dvs. kontoutdrag utan transaktioner, inte läses in i Procountor. Detta beror direkt på att bankerna inte skapar sådana tomma kontoutdrag, så det finns inget kontoutdrag att hämta till Procountor.

Mer detaljerad information om varför kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial inte har kommit till Procountor finns här.

Vyknappar och fält

Vyns övre del

Sök-knappen söker kontoutdrags- och/eller referensbetalningsmaterial enligt sökkriterierna.
Töm-knappen tömmer de inmatade sökkriterierna.
Knappen Utskrivbart ZIP-paket laddar ner ett paket med kontoutdrag och referensbetalningar, där separata kontoutdrag är i PDF-format. Knappen kan också användas för att välja ett ZIP-paket som innehåller eventuella bilagor som lagts till bokföringssidorna för kontoutdragen.
Begär nytt saldo öppnar möjligheten att välja de bankkonton som ska inkluderas i sökningen:

Om ett kontonummer valdes i sökkriterierna är det valt som förvald.
Resultaten av lyckade saldosökningar uppdateras i vyn. Om ett fel inträffar under sökningen visas ett separat meddelande. Mer detaljerad information om fel kan granskas på fliken Förfrågningshistorik i vyn Förfrågan om bankkontosaldo.
Knappen Avstämning av kontoutdragspost används för att allokera obearbetade kontoutdragsposter till rätt kostnadsverifikat. Knappen aktiveras när man klickar på en kontotransaktionsrad i sökresultaten.
Knappen Föregående och Nästa används för att navigera mellan olika kontoutdrag och referensbetalningar.

Sökvillkor

Fälten Fr.o.m. och T.o.m.: med dessa val begränsas sökningen av kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial till önskat tidsintervall.
Fältet Kontonummer: med detta val väljs det konto vars kontoutdrag och referensbetalningar ska sökas. Om det finns flera konton i Procountor-miljön är det också möjligt att välja alla konton i samma sökning. Efter att ha valt bankkontot visas saldot och datumet för det senaste kontoutdraget för det valda bankkontot nedan.
Valet Senaste kontoutdrag söker det senaste kontoutdraget för det valda kontot.
Med sökvillkoret Summa söks transaktioner baserat på summan. Detta sökvillkor är användbart till exempel när en betalning inte har allokerats till en faktura och den aktuella betalningen söks på kontoutdraget med hjälp av summan.
- Vid användning av summa som sökvillkor, kom ihåg att när du söker efter uttag och debiteringar ska ett minustecken sättas framför beloppet.
- Vid sökning av betalningar som kommit in på kontot behöver man inte sätta ett plustecken framför summan.
Med Förklaring-sökvillkor söks transaktioner baserat på förklaring.
- Förklaring-sökvillkor kan användas till exempel vid avstämning av kundfordringar. Med sökkriteriet kan man enkelt söka alla kontoutdrag där en betalning utan referens har bokförts genom att välja 710 (Insättning) som sökvillkor.
Sökning med Namn söker transaktioner baserat på namn.
- Man kan också ange bara en del av den sökta texten i fältet.
Sökning med Kontoutdragets nummer söker kontoutdrag baserat på numret.
- Kontoutdragsnummer skapas enligt bankernas bestämmelser, och numreringen kan därför variera mellan olika banker.
Sökning med Referens söker transaktioner baserat på referensnumret för referensbetalningen (dvs. betalningen av försäljningsfakturan).
Sökning med Meddelande söker transaktioner baserat på meddelandet som skrivits i meddelandefältet.
- Man kan också ange bara en del av den sökta texten i fältet.
Valet Gruppera referensbetalningar grupperar de sökta referensbetalningarna.
Valet Kontoutdrag bestämmer om kontoutdrag ska inkluderas i sökningen.
Valet Referensbetalningar bestämmer om referensbetalningar ska inkluderas i sökningen.

Sökresultat

Förhandsgranskningsknappen visar kontoutdraget på skärmen antingen i HTML- eller PDF-format. Sökresultaten kan också granskas i Excel-format genom att högerklicka på en sökresultatrad. En lista över referensbetalningar kan skrivas ut antingen från menyn som öppnas med högerklick eller från Referensbetalningsrapporten som finns under Betalningsrapporter (Rapportering > Betalningsrapporter > Referensbetalningsrapport).
Kvittoknappen skapar ett utskrivbart kvitto från den valda transaktionsraden. Formatet kan väljas antingen som HTML eller PDF.
Bokföring-knappen går till bokföringsvyn för den valda kontoutdrags- eller referensbetalningsraden.
Faktura-knappen går till fakturavyn för verifikatet om betalningen har allokerats till en faktura.
Omallokering av referensbetalning-knappen tar dig till en vy där du kan fördela referensbetalningar till försäljningsfakturor, ta bort automatiska fördelningar och markera referensbetalningar som fördelade någon annanstans. Mer detaljerade instruktioner för funktionen finns här.
Med knappen Uppdatera bokföring hämtar programmet bokföringen för kontoutdrag och referensbetalningar enligt Procountors standardinställningar på nytt. Funktionen är användbar till exempel om standardkonteringsregler skapas efter att kontoutdraget har kommit. Standardkonteringsregler påverkar inte retroaktivt bokföringsnoteringarna, så med denna knapp kan bokföringen köras om enligt standardinställningarna.
- Genom att trycka på knappen Uppdatera bokföring öppnar programmet en vy där alla uppdaterbara kontoutdragsposter visas.
  - Knappen Uppdatera bokföring uppdaterar alla kontoutdragsposter som hämtats till kontoutdragsvyn enligt de standardinställningar som finns i Procountor vid den tidpunkten. Därför rekommenderas det att uppdateringen görs så snart kontoutdraget kommer, innan andra manuella bokföringar görs.
  - Vid uppdatering av bokföringen bör man notera att den skriver över alla ändringar som gjorts på kontoutdraget och efter uppdateringen är det inte möjligt att återgå till de gamla standardinställningarna eller ändringarna.
  - Korrigeringsanteckning hänvisar till att ändringar har gjorts på den gamla bokföringssidan.
  - Summa-kolumnen listar totalsumman för de hämtade kontoutdragen.
  - Knappen Uppdatera bokföring är tillgänglig om användaren har fullständiga rättigheter till bokföringen.
Med knappen Gå till girering går du till en separat vy för att granska betalningstransaktionen.
Med valet Ta bort gruppering vid sortering återställs kontoutdragsvis gruppering i kontoutdragets sökresultat. I en situation där kontoutdraget har sorterats till exempel efter summan, kan sorteringen återställas till kontoutdragsvis (dag, vecka eller månad) genom att avaktivera valet Ta bort gruppering vid sortering.

Flaggning av rad

Flagg-ikonen hjälper till att följa upp rader. En rad i sökresultaten kan flaggas genom att trycka på flaggikonen till vänster om raden. Med denna funktion kan du enkelt markera rader som till exempel redan har behandlats eller om arbetet avbryts, kan du markera rader som kräver uppmärksamhet senare. Markerade rader syns också för andra användare.

Bokföringssida för kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial

Från sökresultatsdelen i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar kan du gå till bokföringssidan för kontoutdrags- eller referensbetalningsmaterial genom att klicka på knappen Bokföring vid den aktiva raden eller genom att klicka på det understrukna värdet i Summa-kolumnen vid den önskade raden. Det bör också noteras att kontoutdrags- och referensbetalningsmaterial för samma dag har separata bokföringssidor eftersom de är separata material som hämtas från banken:

Bokföringssidan för kontoutdrag har rubriken Bokföring: Kontoutdrag som verifikat… (fortsätter med kontoutdragets nummer och bankens uppgifter)
Bokföringssidan för referensbetalningsmaterial har rubriken Bokföring: Referensbetalning… (fortsätter med referensbetalningsmaterialets nummer)

Bokföringssidan för kontoutdrag och referensbetalningar har liknande funktioner som andra verifikattyper i Procountor. En detaljerad beskrivning av funktionerna på bokföringssidan finns i handboksartikeln om bokföringssidan. Bokföringsposterna på bokföringssidorna för kontoutdrag och referensbetalningar visas till exempel i bokföringsrapporter på samma sätt som bokföringsposter för andra verifikattyper. På samma sätt överförs momsinställningar som gjorts på bokföringssidorna för kontoutdrag och referensbetalningar till momsdeklarationerna för en viss period baserat på datumet som anges i fältet Verifikatsdatum på bokföringssidan.

Ett undantag är försäljningsposter som eventuellt bokförts på bokföringssidan för kontoutdrag med en momssats på 0 %. Oavsett vad momsställningen för en sådan transaktion är inställd på, styrs denna information faktiskt till momsställningen “Ingen momsbehandling” i momsdeklarationen och visas inte på momsdeklarationen. Om det finns transaktioner på kontoutdraget som ska styras till omsättning med en momssats på 0 % bör de hanteras med en faktura eller ett memorialverifikat.

Bokföringsnoteringarna på bokföringssidan skapas baserat på de förvalda konteringar som definierats i miljön för kontoutdrag och referensbetalningar. Om inga egna ändringar har gjorts i förvalda konteringarna skapas bokföringsnoteringarna enligt Procountors standardinställningar.

Om ändringar görs i bokföringsnoteringarna på bokföringssidan, till exempel så att det finns fler bokföringsrader efter ändringarna än ursprungligen, påverkar sådana ändringar inte de raduppgifter som visas i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar.

Sidopanel för redigering av bokföring och bilagor

Sidopanelen för redigering av bokföring och bilagor kan öppnas genom att först välja en rad från referensbetalningarna eller kontotransaktionerna, varpå följande ikon visas i det övre högra hörnet av vyn:

Genom att trycka på kalkylatorikonen öppnas fliken Bokföring i sidopanelen. Genom att trycka på gemikonen öppnas fliken Bilagor i sidopanelen. När sidopanelen är öppen kan den stängas med pilikonen högst upp.

Bokföringsfliken

På bokföringsfliken kan du granska och redigera bokföringen för kontoutdrag och referensbetalningar på samma sätt som på deras bokföringssida. På bokföringsfliken är det möjligt att göra ändringar i hela kontoutdragets bokföring, men radvisa ändringar kan endast göras på kontoutdragets bokföringssida. Om ändringar görs i bokföringen på bokföringsfliken måste ändringarna sparas innan du går till nästa kontoutdrag eller byter vy. Om det finns osparade ändringar på fliken ger Procountor en varning där ändringarna kan antingen sparas eller avvisas.

Genom att hålla ner Ctrl-tangenten visas snabbkommandon som kan användas på bokföringsfliken. Snabbkommandon kan användas när sidopanelen är öppen.

Bilagor-fliken

På bilagor-fliken är det möjligt att lägga till radvisa bilagor och kvitton som tagits med Procountor-mobilappen till kontoutdrag och referensbetalningar genom att välja önskad kontotransaktion från vyn

Kontoutdrag och referensbetalningar och trycka på gem -knappen i det övre högra hörnet.

Lägg till bilaga antingen genom att dra filen till bilagafönstret eller tryck på knappen Lägg till filer.
Bilagor som läggs till kontoutdrag och referensbetalningar visas på bokföringssidan för kontoutdrag eller referensbetalningsmaterial, men bilagor som läggs till på bokföringssidan visas inte i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar.

Vanliga frågor

Hur kan man söka fram endast referensbetalningsmaterial i vyn?

Endast referensbetalningar kan sökas fram genom att välja endast Referensbetalningar under rubriken Visa i sökkriterierna. Som standard är även Kontoutdrag valt, men när valet Kontoutdrag avmarkeras riktas sökningen endast till referensbetalningsmaterial. Efter att ha definierat sökkriterierna trycker du på knappen Sök i den övre delen av vyn.

Varför allokeras inte försäljningsfakturor som betalda trots att betalningarna visas på kontoutdraget?

Kontoutdrag och referensbetalningar överförs som olika material från banken till Procountor. Om det inte har avtalats om överföring av referensbetalningar mellan företaget och banken, allokeras försäljningsfakturor som skapats i Procountor inte som betalda. Dessutom visas betalningar som kommer från försäljning i detta fall endast som en totalsumma på kontoutdraget: det erbjuds ingen specifikation om vem som betalade försäljningsfakturan och vilken försäljningsfaktura varje betalning avser.

Situationen löses med hjälp av en bankförbindelsefullmakt. Det bör avtalas med banken att de också levererar specifikationen för referensbetalningar tillsammans med kontoutdragsmaterialet.
När referensbetalningsmaterial beställs tillsammans med kontoutdragsmaterialet, kommer betalningarna för kundfordringar specificerade som raduppgifter till Procountor, vilket gör det möjligt att allokera dessa betalningar till försäljningsfakturorna.
Vid allokering av fakturor beaktas förvalda konteringarna för försäljning. Vid automatisk allokering beaktar Procountor den standardkontering som definierats för försäljning och använder automatiskt den standardkonteringsregel som definierats för försäljningsfakturan.

Varför kommer referensbetalningar som specificerat material, men försäljningsfakturor allokeras inte som betalda?

I en situation där referensbetalningsmaterial har kommit till Procountor och försäljningsfakturan inte har allokerats som betald, är det bra att kontrollera om betalaren använt rätt referensnummer vid betalningen.

Om referensen är felaktig kan funktionen Rätt referens användas.
Om referensnumret är korrekt i referensnummerfältet och betalningen ändå inte har allokerats till försäljningsfakturan, kontrollera om betalningen har kommit med referensbetalningsmaterialet.
- Välj endast Referensbetalningar i sökkriterierna (välj inte Kontoutdrag) och se om betalningen fortfarande visas i sökresultaten. Om den inte längre visas på listan, har betalningen inte kommit från banken som en referensbetalning och kan därför inte automatiskt allokeras till försäljningsfakturan.
- Om ingen referens har använts alls, finns betalningen bland kontoutdragsmaterialet, och då bör funktionen Allokering till kontoutdrag användas för att allokera fakturan och betalningen.

Vad är valutakursdifferenser på kontoutdraget?

En valutakursdifferens uppstår på bokföringssidan för kontoutdraget när en inköpsfaktura har endast en betalningstransaktion och beloppet för denna betalningstransaktion skiljer sig från betalningen som allokerats till fakturan och inköpsfakturan markeras som Betald. Denna valutakursdifferens kan uppstå både vid valutabetalningar och vanliga betalningar.

Valutakursdifferensen visas som en egen rad på bokföringsnoteringen för kontoutdraget under betalningen som allokerats till inköpsfakturan. I bokföringsbeskrivningen finns information om vilken inköpsfaktura valutakursdifferensen avser.
Vid valutabetalningar är valutakursdifferenser mycket vanliga eftersom Procountor hämtar kursen på fakturan antingen på års- eller dagsbasis (mer detaljerade kursinstruktioner finns här). Banken hämtar alltid kursen vid transaktionstillfället enligt köp- och säljkursen. Detta leder till att kursen skiljer sig mellan betalningen och inköpsfakturan.

Regeln för automatiserad hantering av valutakursdifferenser kan ställas in i vyn Huvudkonto standardkonteringar under Valutakursdifferens för utgående betalningar.

Varför skrivs inte PDF-kvittot för kontoutdraget ut enligt sökresultaten i vyn?

Kontoutdrag och specifikationer för referensbetalningar samt PDF-kvittot presenteras i Procountor baserat på hur dessa material (kontoutdrag) kommer från banken. Om kontoutdraget (och specifikationen för referensbetalningar) kommer från banken dagligen, är kontotransaktionerna tillgängliga på daglig basis i Procountor.

Detta gäller även PDF-kvittot. Om kontoutdraget kommer till Procountor dagligen, visas transaktionerna för den aktuella dagen på PDF-kvittot.

Hur avslutas användningen av ett bankkonto i Procountor?

Det finns två alternativ för att avsluta användningen av ett bankkonto:

Kontonumret inaktiveras i Procountor.
1. Inaktivering av kontot görs i vyn Administration > Uppgifter on företaget > Bankförbindelser.
2. Kontot kan inte längre användas för betalningar, men kontoutdrag och referensbetalningar kan fortfarande granskas.
Kontonumret tas bort från Procountor.
1. Borttagning av kontot görs i vyn Administration > Uppgifter on företaget > Bankförbindelser.
2. Innan bankkontot tas bort från Procountor, spara kontoutdragsmaterialet (t.ex. som ett ZIP-paket). Detta kan göras i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar.
3. När kontot har tagits bort, kan kontotransaktioner eller referensbetalningar inte längre granskas i miljön.
4. Efter att kontot har tagits bort, kan betalningar som gjorts från kontot och referensbetalningar som kommer till försäljningsfakturor inte längre automatiskt allokeras som Betalda eftersom kontoutdrag inte längre kommer till miljön.
5. Se till att det inte finns några öppna obetalda verifikat på kontot innan det tas bort.
6. Om kontot tas bort innan verifikaten har allokerats som betalda, se till att allokera och kvitta verifikaten.
7. Bokföringseffekten av kontoutdraget kvarstår även om kontot tas bort. Bokföringsposterna på kontoutdraget visas normalt i bokföringen via bokföringsrapporter, men kontoutdragets bild visas inte på rapporterna efter borttagningen.

Borttagning av kontot förhindrar betalningstrafik för detta kontonummer, så det är viktigt att kontrollera att det inte finns några betalningar i statusen Betalning kö till bank i programmet. Sökningen kan göras till exempel via Sökning av verifikat och Sökning av löneberäkning genom att välja statusen Betalning kö till bank som sökvillkor.

Fakturor i statusen Överförd till banken allokeras inte som Betalda efter att kontot har tagits bort eftersom kontoutdrag inte längre kommer till Procountor efter borttagningen.
Om kontonumret ska flyttas från en Procountor-miljö till en annan, måste kontonumret tas bort helt från den gamla miljön för att kunna läggas till i den nya miljön. Samma kontonummer kan inte användas i två olika Procountor-miljöer samtidigt.

Kan kontoutdrag importeras retroaktivt till Procountor?

Möjligheten att importera kontoutdrag retroaktivt till Procountor beror på hur kontoutdragen är avsedda att importeras.

Kontonumret fylldes i Procountor först efter det första kontoutdraget som skulle hämtas:
Kontoutdrag som kommer från banken kan inte allokeras till någon Procountor-miljö om kontonumret på kontoutdraget saknas i vyn Bankförbindelser i programmet. Om kontonumret inte finns i programmet, kan kontoutdragsmaterialet inte avgöra vilken miljö kontoutdraget ska läsas in i. I detta fall förblir kontoutdragsmaterialet i Procountors databas, men det kan inte läsas in längre vid nästa automatiska hämtning om kontonumret läggs till i vyn Bankförbindelser i efterhand. Detta beror på att den automatiska hämtningen alltid hämtar de kontoutdrag som kommer från banken i statusen Ej hämtad. I ett sådant fall är det oallokerade kontoutdraget inte längre i statusen Ej hämtad eftersom det redan har hämtats en gång.

Kontoutdraget kan dock hämtas retroaktivt till Procountor-miljön om kontoutdraget har kommit till Procountors databas och kontonumret på kontoutdraget har lagts till i vyn Bankförbindelser.

Denna åtgärd är alltid en betald underhållstjänst på 150 € / h + moms 25,5 % och den slutliga avgiften bestäms av den uppskattade tidsåtgången.
För att reda ut situationen bör man kontakta Procountors kundtjänst separat.
Ta reda på innan du kontaktar oss när banken har gjort det aktuella kontoutdraget tillgängligt för hämtning (datum, tid).

Kontoutdrag har ännu inte kommit till Procountor, men gamla kontoutdrag önskas beställas från banken för hämtning:

Det rekommenderas inte att beställa gamla kontoutdrag från banken för hämtning i efterhand. Under vissa förutsättningar kan banker sätta gamla kontoutdrag från vissa tidigare dagar eller veckor tillgängliga för hämtning retroaktivt, men det finns många bank-specifika skillnader i detta avseende. Möjligheten till retroaktiv hämtning bör därför noggrant undersökas med just din bank.

Om banken inte kan sätta gamla kontoutdrag tillgängliga för hämtning, bör transaktionerna på dessa kontoutdrag bokföras i Procountor med hjälp av ett memorialverifikat. Vid skapandet av memorialverifikat kan du använda funktionerna Nytt memorialverifikat eller Registreringsverktyget.

Varför har jag fått ett tomt kontoutdrag i Procountor?

Banker skapar vanligtvis inte så kallade tomma kontoutdrag om det inte har funnits några transaktioner på kontot under kontoutdragsperioden. Ett undantag är SEB-banken, vars kontoutdrag är annorlunda och därför läses in i Procountor även om de är tomma.

Artiklar i detta avsnitt