Överföringsfil för fakturamaterial – Procountor

Med en överföringsfil för fakturamaterial går det att importera kundfakturor, leverantörsfakturor och journaler till Procountor.

Den här artikeln är en genomgång av importens filformat och de olika posterna. Läs mer om processen för att importera fakturamaterial.

Ladda ner CSV-mallen

Klicka här för att ladda ner CSV-mallen.

Fakturamaterial - Viktigt att veta innan du läser in en fil

Fakturauppgifter kan importeras i tre olika filformat: CSV, DDE och ZIP:

CSV är en normal överföringsfil där uppgifterna är separerade med semikolon.
DDE är en särskild överföringsfil som skapas i programmet Docusend och som innehåller basuppgifterna och bilderna för inskannade leverantörsfakturor.
En ZIP-fil ska alltid innehålla en CSV-fil där fakturauppgifterna ingår. Dessutom kan andra filer som utgör bilagor till fakturorna ingå i ZIP-paketet. Namnet på bilagan anges i kolumn AH i motsvarande fakturapost. Inga skandinaviska tecken (åäö) får finnas i namnet på en ZIP-fil.
För att läsa in CSV-filen behöver man först öppna den och dela upp den i kolumner, detta gör man via Data > Text till kolumner.

Överföringsfilen för material är en textfil där en rad alltid bildar en post. Fälten i posten separeras från varandra med semikolon. Därför får inga semikolon förekomma i fälten.
I filen används inga separata rubrikrader, utan posterna börjar direkt med första raden i filen.
Som identifierare för filen används ändelsen CSV. I övrigt kan filen namnges fritt.
Om uppgifterna sparas i Excel i CSV-format (inte CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), kommer fältets avgränsare och ändelse automatiskt att bli korrekta.
Om filen skapas i kalkylprogrammet i OpenOffice erbjuds citationstecken runt teckensträngarna när filen sparas i CSV-format. Den inställningen måste tas bort.
Materialets överföringsfil kan innehålla poster av en eller flera olika typer (kundfaktura, leverantörsfaktura, resefaktura och journal).
I importen kontrollerar Procountor inte om fakturan/fakturorna redan finn i din miljö i Procountor. Alla verifikat i CSV-filen antas vara nya verifikat som ni vill läsa in i Procountor.
Rader som markeras med rött i fas 2 av importen kommer ej att importeras. Kontrollera därför vilka rader som ej kommer att importeras innan du avslutar importen.

Regler för allokering

Fakturans allokering till affärspartner

Vid importen allokerar systemet verifikaten utifrån nedan uppgifter och nedan ordning. Om nedan uppgifter ej angetts i CSV-filen blir fakturan ej allokerad till en befintlig affärspartner. Allokeringen kan senare göras manuellt.

Organisationsnummer/personnummer, kolumn E
Bankkonto (inte för kundfakturor), kolumn D
Kundnummer, kolumn AF

Fakturaradens allokering till produktregistret utförs enligt följande kriterium:

Produktkod, kolumn C

Fakturans kontering utförs i ordningsföljden:

Enligt produktens förvalda konto om fakturan konteras per rad
Enligt affärspartnerns förvalda konton
Enligt företagets förvalda konton

Fakturans dimensionering utförs i ordningsföljden:

Enligt dimensioneringsposterna
Enligt produktens förvalda dimensioner
Enligt affärspartnerns förvalda dimensioner

Information om filen

Nedan tabeller innehåller följande fältspecifika uppgifter

Excel-cell: fältets kolumn i Excel-dokumentet

Fältnamn/Uppgift: vilken uppgift som avses

Obligatorisk: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk beroende på situationen, tom = frivillig

Format: text, decimaltal, heltal, datum eller annat separat definierat format

Tillåtna värden/Kontroll: värden som är tillåtna i det aktuella fältet eller information om uppgiftens korrekthet ska kontrolleras

Förvalt värde: värde som fältet får om fältet är tomt

Tilläggsuppgifter: bra information för fältet

Överföringsfilerna för fakturamaterial kan innehålla tre olika radtyper:

Fakturapost som innehåller fakturans basuppgifter.
Fakturaradspost som innehåller uppgifter från fakturarader i punkten Fakturapost ovan (användning rekommenderas, men är inte obligatorisk). Antalet fakturaradsposter per Fakturapost är obegränsat.
Dimensionspost som beskriver till vilka dimensioner och artiklar antingen en Fakturapost eller en Fakturaradspost enligt ovan allokeras (inte obligatorisk). Det går att allokera ett obegränsat antal Dimensionsposter till Fakturaposter och Fakturaradsposter.

Fakturapost

Innehåller fakturans basuppgifter. En post per faktura.

Excel-cell	Fältnamn/Uppgift	Obligatorisk	Format	Tillåtna värden/Kontroll	Förvalt värde (det som står om fältet är tomt)	Tilläggsuppgifter
A	Fakturatyp	X	Text, 1 tecken	M = Kundfaktura N = Journal O = Leverantörsfaktura T = Resefaktura		Obligatorisk för fakturapost. Om den är blank behandlas raden som rad- eller dimensionspost för fakturan.
B	Valutakod		Text, 3 tecken	Koden måste finnas i Procountors valutaregister.	SEK	Valutakursen anges i kolumn W.
C	OCR/Referensnummer		Heltal, 2–20 tecken	Formatet kontrolleras	Bildas av fakturans nummer för kund-, rese- och kostnadsfakturor. Om en kund-, rese- och kostnadsfaktura allokeras till affärspartnerregistret används affärspartnerns standardreferens.	En leverantörsfaktura kan sakna nummer även om betalsättet (kolumn F) är girering.
D	Bankkonto		nnnnnn-nnnnnnnn eller IBAN, plus- eller bankgiro skrivs utan bindestreck	Formatet kontrolleras	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret. Om en kundfaktura inte är allokerad söks ”Förvalt konto på faktura” i företagets basuppgifter.	Uppgifterna används för att allokera leverantörsfakturan till affärspartnerregistret. Ett felaktigt kontonummer tas bort.
E	Organisationsnummer/personnummer/momsregistreringsnummer		Text, 40 tecken, med eller utan typ av organisationsnummer (landskod).		Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Uppgifterna används för att allokera fakturan till affärspartnerregistret. Om uppgiften är ett momsregistreringsnummer i godkänt format placeras det i fältet för momsregistreringsnummer på fakturan.
F	Betalningssätt		Text	girering, bankgiro, plusgiro, kontanter, kreditkortsdebitering, clearing, annan eller tomt	girering
G	Affärspartnerns namn	(X)	Text, 80 tecken		Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Kan vara tomt på en leverantörsfaktura. Kan vara tomt på andra fakturor om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret.
H	Leveranssätt		Text	postförsändelse, via nätet, frakttransport, kurirtjänst, vr cargo, buss, hämtas eller tom
I	Fakturans rabattprocent		Decimaltal	0–100		Uppmärksammas med 2 decimalers noggrannhet.
J	Inkl. momskod		Text, 1 tecken	t eller f	Förvalt värde = f. Om fakturan saknar rader inkluderar summan alltid moms, dvs. värdet i detta fält är ”t”. Denna uppgift behandlas alltid som t-bokstav för resefakturor.	Koden anger om raderna i fakturan innehåller moms eller ej. t = inklusive moms f = exklusive moms
K	Kreditfakturakod		Text, 1 tecken	t eller f	t	Koden anger om fakturan är en debet- eller kreditfaktura. Uppgiften är endast för information, dvs. den påverkar inte fakturans summa. Om fakturan är en kreditfaktura måste summan anges med minustecken. t = debetfaktura f = kreditfaktura
L	Dröjsmålsränta i procent		Decimaltal	0,01–100	7,5 (01.07.2013=>)	Om 0 anges i fältet väljer systemet det förvalda värdet.
M	Fakturadatum		Datum	åååå-mm-dd	Dagens datum	Det går inte att registrera en faktura för en stängd räkenskapsperiod. Vid försök att göra detta ändå får fakturan nästa möjliga öppna datum.
N	Leveransdatum		Datum	åååå-mm-dd
O	Förfallodatum		Datum	åååå-mm-dd	Fakturadatum + betalningsvillkor	Måste vara större än fakturans datum, kolumn M.
P	Affärspartnerns adress		Text, 255 tecken Format: Identifierare\Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod eller Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod	Procountor kontrollerar innehållet i fältet och undersöker om 3 eller 4 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 4 är den första angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 3 är den första angivna uppgiften en gatuadress.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Landskoden ska anges enligt standarden ISO 3166-1 alpha-2, dvs. med två bokstäver.
Q	Faktureringsadress	(X)	Text, 255 tecken Format: Namn\Identifierare\Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod eller Namn\Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod	Procountor kontrollerar innehållet i fältet och undersöker om 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks uppgiften i första hand i registret. I andra hand bildas en tom adress av affärspartnerns adress (fält 7 (G) + fält 16 (P)).	Uppgifterna om faktureringsadress tillämpas endast på kundfakturor. Detta är obligatoriskt om fakturakanalen, kolumn Z, är 2 (Post).
R	Leveransadress		Text, 255 tecken Format: Namn\Identifierare\Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod eller Namn\Gatuadress\Postnummer\Stad\Landskod	Procountor kontrollerar innehållet i fältet och undersöker om 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Uppgifterna om leveransadress används för kund- och leverantörsfakturor.
S	Fakturans tilläggsuppgifter		Text, 500 tecken		Förvalda tilläggsuppgifter för kunden söks i registret om kundfakturan är allokerad till affärspartnerregistret. Om affärspartnern saknar förvalda tilläggsuppgifter, eller om en kundfaktura inte är allokerad till affärspartnerregistret, söks förvalda tilläggsuppgifter för företaget.	Tilläggsuppgifterna visas på den faktura som skickas till kunden.
T	Anteckningar		Text, 500 tecken			Anteckningarna visas inte på den faktura som skickas till kunden.
U	E-postadress		Text, 80 tecken	Formatet kontrolleras.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Om detta fält är tomt och fakturakanalen, kolumn Z, är 1 (E-post) ändras fakturakanalen till 2 (Post).
V	Betalningsdatum		Datum	åååå-mm-dd		Påverkar inte fakturans status.
W	Valutakurs		Decimaltal		Söks i valutakurserna i Procountor enligt fakturans datum.
X	Fakturans slutsumma	(X)	Decimaltal	Måste finnas om fakturarader saknas.		Summan anges i fakturans valuta. Om fakturan saknar fakturarader bildas en fakturarad vars summa är denna uppgift. Om fakturan innehåller fakturarader kontrolleras att denna summa överensstämmer med radernas summa.
Y	Momssats	(X)	Heltal	0, 6, 12 eller 25		Används om fakturan saknar fakturarader. Om fakturan innehåller fakturarader är uppgiften onödig.
Z	Fakturakanal	X	Heltal	1 = E-post 2 = Post 6 = Skickas inte	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret. Om fakturan inte är allokerad används 2.	Om värdet är 1 (E-post), ska kolumn U vara korrekt. Om värdet är 2 (Post), ska kolumn Q vara korrekt.
AA	E-fakturaadress Funktionen är ej aktiv i Sverige	(X)	Text	Formatet kontrolleras.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Obligatorisk om fakturakanalen (kolumn Z) är E-faktura.
AB	Orderreferens		Text, 70 tecken
AC	Bokföring radvis-kod		Text, 1 tecken	t eller f	Söks i företagets basuppgifter enligt fakturatyp.	Koden anger om bokföringen utförs per rad eller per notering. t = per rad och f = per notering.
AD	Används ej
AE	Används ej
AF	Kundnummer		Text, 40 tecken		Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Uppgifterna används för att allokera fakturan till affärspartnerregistret.
AG	Uppgift om automatisk avsändning eller Betald utanför Procountor		Text, 1 tecken	X eller M		X innebär att fakturan markeras för avsändning. M innebär att en betalningstransaktion skapas för fakturan och statusen för denna blir ”Betalad utanför Procountor”. När fältet innehåller X skickas kundfakturor till kunden om fakturakanalen är någon annan än Skickas inte. Om fakturakanalen för en kundfaktura är Skickas inte anges statusen Icke skickad för fakturan. När fältet innehåller X, läggs uppgifter om sakgranskare och godkännare till en leverantörsfaktura och ett e-postmeddelande skickas ifall cirkulation av fakturor används. Om fältet saknar X på en leverantörsfaktura läggs ingen uppgift om sakgranskare och godkännare till fakturan.
AH	Bilagans namn i ZIP-paketet		Text			En fil med ett namn som motsvarar innehållet i detta fält i ZIP-paketet bifogas som bilaga till den aktuella fakturan. En bilaga med formatet txt skickas med en kundfaktura. Inga andra filer skickas med en kundfaktura. En faktura kan ha en bilaga och en fil kan bifogas en faktura. Inga skandinaviska tecken (åäö) får finnas i filnamnen.
AI	Kontaktperson (leverantörsfaktura) Vår referens (kundfaktura)		Text, 255 tecken		Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Uppmärksammas inte för rese- och kostnadsfakturor.
AJ	SWIFT-kod för affärspartnerns bank	(X)	Text, 8–11 tecken	Formatet kontrolleras.	Söks i registret om betalsättet för en leverantörsfaktura (kolumn F) är utlandsbetalning och fakturan är allokerad till affärspartnerregistret.	Obligatorisk om betalsättet (kolumn F) är utlandsbetalning.
AK	E-fakturaoperatör Funktionen är ej aktiv i Sverige	(X)	Text	EDI- eller SWIFT-kod. Formatet kontrolleras.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Obligatorisk om fakturakanalen (kolumn Z) är E-faktura. Får vara tom om uppgifterna för affärspartnern kan hämtas med hjälp av E-fakturakoden (kolumn AA) eller EDI-koden (kolumn AL) i adressregistret för e-fakturor.
AL	Affärspartnerns EDI-kod Funktionen är ej aktiv i Sverige	(X)	Heltal, 12–17 tecken	Formatet kontrolleras.	Om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret söks fakturan i registret.	Obligatorisk om fakturakanalen (kolumn Z) är E-faktura. Får vara tom om uppgifterna för affärspartnern kan hämtas med hjälp av E-fakturaadress (kolumn AA) i adressregistret för E-fakturor.
AM	Original faktura nummer		Text			Leverantörens fakturanummer (för leverantörsfaktura) eller fakturanummer från ett utomstående system (för kundfakturor).
AN	Factoring-finansieringsavtalets nummer		Text	Ska finnas i finansieringsavtalet.		Fakturan allokeras till avtalet för extern finansiering med hjälp av denna uppgift. Används endast på kundfakturor.
AO	Landskod för momshantering Endast möjlig att avtala i finska Procountor-miljöer		Text, 2 tecken	Måste vara vald i reglerna för momshantering.		Denna uppgift är endast tillgänglig om detta avtalas separat med Procountor. Påverkar tillåtna momssatsvärden i fakturaradsposter. (Works only in Finnish Procountor environments).
AP	Språkkod		Heltal, 1 tecken	1 = Engelska 2 = Finska 3 = Svenska 4 = Estniska 5 = Norska 6 = Danska	Söks i registret om fakturan är allokerad till affärspartnerregistret, i annat fall 3.	Om värdet inte är tillåtet används förvalt värde.
AQ	Antal dagar för kontantrabatt		Heltal
AR	Kontantrabattprocent		Decimaltal	0–100
AS	Momsavdragsprocent		Heltal	0–100	100	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen.
AT	Momstyp		Text, 1 tecken	P = Ingående S = Utgående	P = Ingående	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen.
AU	Momsstatus		vat_XX (där XX ska ersättas med rätt siffra enligt listan)	Listan med statuskoderna finns bakom denna länk: Momskoder	vat_12 = ingen momshantering	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen. Exempel: fältet innehåller vat_22 -> journalens status blir EU, gemenskapsintern försäljning (tjänst). Kom ihåg att kontrollera att den aktuella momsstatusen är kompatibel med momstypen.

Om fakturan allokeras till en affärspartner, söks följande uppgifter i affärspartnerregistret:

Betalningsvillkor: Filen saknar fält för uppgiften. Om filens förfallodag (kolumn O) är tom beräknas förfallodagen utifrån registret. Om filen innehåller förfallodag beräknas betalningsvillkoret utifrån förfallodagen och fakturadatum (kolumn M).
I beskrivningens kolumn Förvalt värde anges per fält om fältet i filen är tomt i de fall då uppgiften till fakturan söks i registret. Om uppgiften i fältet kommer från registret markeras fältet med gul färg vid förhandsgranskningen av importen.

Fakturaradspost

Om fakturan innehåller raduppgifter anges dessa uppgifter på raden under basuppgifterna så att den första kolumnen (A) lämnas tom. De övriga fälten fylls i enligt tabellen nedan. Antalet rader kan vara 0–n/faktura. Om fakturorna saknar fakturaradsposter bildas en fakturarad med hjälp av fakturapostens slutsumma (kolumn X) och momsen (kolumn Y). Om fakturans slutsumma har angetts i fakturaposten och denna inte överensstämmer med radsumman blir fakturan felaktig, dvs. den visas i rött på skärmen.

Excel-cell	Fältnamn/Uppgift	Obligatorisk om fakturaradpost ska användas	Format	Tillåtna värden/Kontroll	Förvalt värde (det som står om fältet är tomt)	Tilläggsuppgifter
A	TOM			Tom
B	Produktbeskrivning	(X)	Text, 80 tecken	Något annat än DIMENSION.	Söks i produktregistret om produkten är allokerad till produktregistret, i annat fall -.	Om materialet visar -, utförs en sökning i produktregistret om produkten är allokerad till produktregistret.
C	Produktkod		Text, 80 tecken			Används vid produktens allokering till produktregistret.
D	Mängd		Decimaltal		1
E	Enhet	(X)	Text	st., kg, g, km, m, l, mån., d, h, m2, m3, parti, lm, tub, rll, sk, brk, me, ton, s., pers., flask, v., dygn eller tom		Enheten kommer inte från produktregistret. Denna punkt fylls inte i om enheten inte är definierad i det importerade materialet.
F	Enhetspris (exkl. moms)	(X)	Decimaltal		0	Pris i fakturans valuta. Enhetspriset tas inte från produktregistret utan det måste finnas i överföringsfilen. I annat fall anges 0 som enhetspris.
G	Radens rabattprocent		Decimaltal	0–100 eller tom	0	Uppmärksammas med 2 decimalers noggrannhet.
H	Radens momssats	(X)	Heltal	0, 6, 12, 25 eller tom. Om landskod för momshantering är aktiv tillämpas momssatsen för det aktuella landet.	0	Radens momssats kommer inte från produktregistret. Om den inte är definierad i materialet blir momssatsen 0.
I	Radkommentar		Text, 255 tecken
J	Orderreferens (inte aktiv)		Text			Denna uppgift på radnivå är endast tillgänglig om detta avtalas separat med Procountor. Används endast på kundfakturor.
K	Kundens inköpsordernummer (inte aktiv)		Text			Denna uppgift på radnivå är endast tillgänglig om detta avtalas separat med Procountor. Används endast på kundfakturor.
L	Orderbekräftelsenummer (inte aktiv)		Text			Denna uppgift på radnivå är endast tillgänglig om detta avtalas separat med Procountor. Används endast på kundfakturor.
M	Följesedelnummer (inte aktiv)		Text			Denna uppgift på radnivå är endast tillgänglig om detta avtalas separat med Procountor. Används endast på kundfakturor.
N	Bokföringskonto		Text, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen.		Kolumn N, dvs. bokföringskonto, kommer från produktregistret. Om bokföringen av fakturan utförs per rad går det att ange ett fyrsiffrigt kontonummer i detta fält för det bokföringskonto som motsvarar fakturaraden.
O	Momsavdragsprocent		Heltal	0–100	100	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen.
P	Momstyp		Text, 1 tecken	P = Ingående S = Utgående	P = Ingående	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen.
Q	Momsstatus		vat_XX (där XX ska ersättas med rätt siffra enligt listan)	Listan med statuskoderna finns bakom denna länk: Momskoder	vat_12 = ingen momshantering	OBS! Fältet används bara när N = Journal har definierats som fakturatyp för kolumn A i filen. Exempel: kolumnen innehåller vat_22 -> journalens status blir EU, gemenskapsintern försäljning (tjänst). Kom ihåg att kontrollera att den aktuella momsstatusen är kompatibel med momstypen.

Dimensionspost

Om fakturan eller fakturaraden innehåller dimensionsuppgifter anges dessa på raden under fakturans bas- eller raduppgifter så att den första kolumnen (A) lämnas tom. De övriga kolumnerna fylls i enligt tabellen nedan. Antalet rader kan vara 0–n/faktura eller fakturarad.

Excel-cell	Fältnamn/Uppgift	Obligatorisk	Format	Tillåtna värden/Kontroll	Förvalt värde (det som står om fältet är tomt)	Mer Information
A	TOM			Tom
B	DIMENSION	X	Text, 8 tecken	DIMENSION		Måste skrivas i versaler.
C	Dimensionsradens typ		Text, 1 tecken	R eller L	L	R = Radspecifik dimension - raden ovanför denna dimensionsrad blir dimensionerad. L = Fakturaspecifik dimension – fakturan ovanför dimensionsraden blir dimensionerad. Om fakturna innehåller rader med både R och L kommer datan från L appliceras på alla rader i fakturan som inte fått en radspecifik dimensionering.
D	Dimension	X	Text, 255 tecken	Måste finnas i Procountor i samma format.		Om dimensionen inte finns eller kan matchas kommer fakturan inte att sparas, men den och dess rader kommer att visas i rött i förhandsgranskningen av importen, förutsatt att dimensionsradens typ (kolumn C) är L fakturaspeifik dimension. Om det är en R radspecifik dimension kommer fakturan att sparas men blir inte dimensionerad.
E	Objekt	X	Text, 255 tecken			Om objektet inte finns sparat under dimensionen så kommer den att läggas till.
F	Procent	X	Decimaltal, 2 decimaler	0–100		Den totala summan av procentsatserna av en dimension måste vara 100 inom en faktura/faturarad. Det är alltså möjligt att ange flera artiklar under en och samma dimension. Se exempel nedan. Om summan inte är 100 kommer fakturan inte att sparas men visas i rött i förhandsgranskningen av importen.

Artiklar i detta avsnitt