Överföringsfil för affärspartnermaterial – Procountor

Med överföringsfilen för affärspartnermaterial går det att komplettera affärspartnerregistret i Procountor eller ändra uppgifterna för befintliga affärspartner. Med affärspartners menas kunder, leverantörer och personer.

Den här artikeln är en genomgång av importens filformat och de olika posterna. Läs mer om processen för att importera affärspartnermaterial.

Ladda ner CSV-mallen

Klicka här för att ladda ner CSV-mallen.

Affärspartnermaterial - viktigt att veta innan du läser in en fil

Om uppgifter som angetts i kolumn B, N eller BA matchar mot en redan sparad affärspartner, kommer importen innebära en uppdatering för den affärspartnern. Uppgifterna allokeras till den befintliga affärspartnern i affärspartnerregistret och ersätter den befintliga informationen med den som angetts i CSV-filen. För att läsa in CSV-filen behöver man först öppna den och dela upp den i kolumner, detta gör man via Data > Text till kolumner.

Allokeringen till affärspartnerregistret utförs i ordningsföljden:

Organisationsnummer/Personnummer (kolumn B)
Bankkontonummer (inte kund) (kolumn N)
Kundnummer (kolumn BA)

Information om filen

Överföringsfilen för material är en textfil där en rad bildar en post. Fälten i posten separeras från varandra med semikolon (dessa syns inte i Excel). Därför får inga semikolon förekomma i fälten.
I filen används inga separata rubrikrader utan posterna börjar direkt med första raden i filen.
Som identifierare för filen används CSV-suffix. I övrigt kan filen namnges fritt.
Om filen skapas i en Excel-tabell och sparas i CSV-format (inte CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), kommer fältets avgränsare och ändelse automatiskt att bli korrekta.
Den första kolumnen i tabellen får inte vara tom, då utelämnas den av Excel och kolumnerna kommer inte på rätt plats när de läses in i Procountor. Detta kan undvikas genom att placera ett mellanslag i cell A1 i tabellen.
Om filen skapas i kalkylprogrammet i OpenOffice erbjuds citationstecken runt teckensträngarna när filen sparas i CSV-format. Den inställningen måste tas bort.

Materialets överföringsfil kan innehålla poster av en eller flera olika typer. Detta innebär att du kan importera kunder, leverantörer och personer till respektive register i samma fil.

Postbeskrivningen nedan innehåller följande fältspecifika uppgifter per posttyp:

Kolumn i Excel: fältets kolumn i Excel-tabellen
Kolumnens namn/Uppgift: vilken uppgift som avses
Obligatorisk: X = obligatorisk, (X) = obligatorisk beroende på situationen, tom = frivillig
Format: text, decimaltal, heltal, datum eller annat separat definierat format
Tillåtna värden/Kontroll: värden som är tillåtna eller som kontrolleras att uppgiften är korrekt
Förvalt värde: det värde ett fält får om materialet lämnar fältet tomt
Tilläggsuppgifter: övrigt, t.ex. om uppgiften används som allokeringsuppgift

Det kan finnas två typer av poster i överföringsfilen för affärspartnermaterial:

Affärspartnerpost, som innehåller uppgifter om affärspartnern.
Affärspartnergruppost, som innehåller uppgifter om vilken grupp affärspartnern tillhör (inte obligatorisk). Det kan finnas ett obegränsat antal affärspartnergrupposter per affärspartnerpost. Uppgiften om affärspartnergrupp berör dock endast en affärspartner vars post ingår i filen före grupposten.

Guide till var du fyller i informationen

Nedan bilder visar vart i kund-, leverantör- och personregistret som informationen hamnar om den läggs i kolumnen som står angiven i fältet. Genom att klicka på bilderna så öppnas de upp i ett större format i en ny flik i din webbläsare.

Bild 1: Kundregister Bild 2: Leverantörsregister Bild 3: Personregister

Affärspartnerpost

Kolumn i Excel	Kolumnens namn/Uppgift	Obligatorisk	Format	Tillåtna värden/ Kontroll	Förvalt värde	Tilläggsinformation
A	Typ (hänger ihop med kolumn B)		Text, 2 tecken	SE, NO, DK, FI (osv. för alla länder), PN eller ett mellanslag. Får ej vara tom.		SE (Svenska org.nr.), PN (Personnummer), eller tom (minst ett mellanslag måste anges i kolumnen. Fältet används då inte). Om SE eller PN anges här kontrolleras datan i kolumn B. För personer kontrolleras kolumn B, även när indata saknas.
B	Organisationsnummer/Personnummer	(X)	Text, 40 tecken	Formatet kontrolleras		För företag Org.nr och för personer personnummer. Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
C	Affärspartnertyp	X	Text, 1 tecken	C = Kund S = Leverantör P = Person		I Personregistret sparas personer för vilka löner, rese- och kostnadsfakturor skapas. Kunder ska läggas in i kundregistret även om kunderna är personer eftersom en person normalt saknar faktureringsadress och då kan problem uppstå när försäljningsfakturor skapas för kunden.
D	Affärspartnerns namn	X	Text, 80 tecken			Endast efternamn om affärspartnertypen är P = Person (kolumn C).
E	Förnamn (endast om affärspartnertypen är Person)		Text, 80 tecken			Uppmärksammas bara om affärspartner-typen är P = Person (kolumn C).
F	Gatuadress		Text, 255 tecken			Uppgiften om identifieraren för namnet i adressuppgifterna anges i kolumn BB.
G	Postort		Text, 80 tecken
H	Postnummer		Text, 20 tecken
I	Land		Text, 2 tecken	Koden måste finnas i landskodsregistret i Procountor annars lämnas landet tomt.		Landskoder Uppgiften visas under Postnummer och Postort på fakturan. Detta fält rekommenderas endast för utländska adresser.
J	Telefonnummer		Text
K	Mobilnummer		Text
L	Fax		Text
M	Avdelning		Text, 80 tecken			Uppmärksammas bara om affärspartner-typen är P = Person (kolumn C).
N	Bankkontonummer		IBAN, Bankgiro, Plusgiro	Formatet kontrolleras		Endast för personer och leverantörer. För kunder anges inte kontonummer. Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
O	Betalningsvillkor		Heltal, 3 tecken	Formatet kontrolleras	Om gäller en kund och det finns förvalda betalningsvillkor för kundfakturor, används detta och en nolla, i annat fall 100.	De båda första tecknen anger antalet dagar (10 = 10 dagar, 14 = 2 veckor och 30 = 1 månad). Tredje tecknet är storleken på betalningsprocenten. Vi rekommenderar talen 0, 1, 2, 3, 4 och 5. Exempel: 104 = 10 dagar betaltid med 4 % kontantrabatt. 000 = Ska betalas direkt, utan rabatt.
P	Betalsätt		Text	girering, bankgiro, plusgiro, kreditkortsdebitering, utlandsbetalning, kontanter, annat	girering
Q	Valuta		Text, 3 tecken	Koden måste finnas i Procountors valutaregister.	SEK
R	E-postadress	(X)	Text, 80 tecken	Formatet kontrolleras		Uppgiften är obligatorisk om fakturakanalen, (kolumn Z) är 1 (e-post)
S	Kontaktperson		Text, 80 tecken
T	Hemkommun		Text, 40 tecken			Uppmärksammas bara för personer, P i kolumn C.
U	Beskattningskommun		Text, 40 tecken			Uppmärksammas bara för personer, P i kolumn C.
V	Leveranssätt		Text	postning, i nätet, budtjänst, frakt, buss, kan hämtas eller tom
W	Dröjsmålsränta-%		Decimaltal	0–100	7,5 (01.07.2013=>)
X	Förvalt språk för fakturan		Heltal, 1 tecken	1 = Engelska 2 = Finska 3 = Svenska 4 = Estniska 5 = Norska 6 = Danska	Svenska (3)
Y	Hemsida		Text, 255 tecken
Z	Fakturakanal	X	Heltal	1 = E-post 2 = Post 6 = Skickas inte	Post (2)	Om värdet är 1 (E-post), ska kolumn R vara korrekt. Om värdet är 2 (Post), ska kolumn AV vara korrekt.
AA	Passivitetskod		Text, 1 tecken	P = Passiv
AB	Förvald artikel i dimensionsklass 1		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 1
AC	Förvald artikel i dimensionsklass 2		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 2
AD	Förvald artikel i dimensionsklass 3		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 3
AE	Förvald artikel i dimensionsklass 4		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 4
AF	Förvald artikel i dimensionsklass 5		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 5
AG	Förvald artikel i dimensionsklass 6		Text, 255 tecken	Måste finnas bland artiklarna i dimension 6
AH	Förvalt debetkonto för inköp		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8450	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AI	Förvalt kreditkonto för inköp		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	2880	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AJ	Förvalt konto för inköpsavstämning		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8890	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AK	Förvalt debetkonto för försäljning		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	1700	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AL	Förvalt kreditkonto för försäljning		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	3000	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AM	Förvalt debetkonto för kostnadsfakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8450	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AN	Förvalt kreditkonto för kostnadsfakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	2880	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AO	Förvalt avstämningskonto för kostnadsfakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8890	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AP	Förvalt debetkonto för resefakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	7800	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AQ	Förvalt kreditkonto för resefakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	2880	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AR	Förvalt avstämningskonto för resefakturor		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8890	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AS	Förvalt kreditkonto för journaler		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8450	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AT	Förvalt debetkonto för journaler		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8450	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AU	Förvalt avstämningskonto för journaler		Heltal, 4 tecken	Måste finnas i kontoplanen	8890	Om det angivna kontot inte finns i kontoplanen används det förvalda kontot.
AV	Faktureringsadress		Text, 255 tecken. Format: Namn\Identifierare\Gatuadress\Postnummer\Postort\Landskod eller Namn\Gatuadress\Postnummer\Postort\Landskod	Procountor kontrollerar innehållet i fältet på så sätt att 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.	En tom adress bildas av affärspartnerns adress (kolumn D-I) + kolumn BB).	Används endast om faktureringsadressen är något annat än sätesadressen.
AW	Leveransadress		Text, 255 tecken. Format: Namn\Identifierare\Gatuadress\Postnummer\Postort\Landskod eller Namn\Gatuadress\Postnummer\Postort\Landskod	Procountor kontrollerar innehållet i fältet på så sätt att 4 eller 5 ”\”-tecken har registrerats i fältet. Om antalet sådana tecken är 5 är den andra angivna uppgiften en identifierare. Om antalet tecken är 4 är den andra angivna uppgiften en gatuadress.
BA	Affärspartnernummer		Text, 40 tecken	Affärspartnernumret ska vara unikt		Uppgifterna används för att allokera affärspartnern till affärspartnerregistret.
BB	Identifierare		Text, 80 tecken			Identifierare för affärspartnerns adress. Uppmärksammas inte för personer (kolumn C = P). Används för att ange c/o eller annan information som ska visas mellan fälten Namn och Gatuadress
BC	Bankens BIC-kod (SWIFT-kod)	(X)	Text, 8–11 tecken	Formatet kontrolleras		Obligatorisk om betalsättet (kolumn P) är utlandsbetalning.
BD	E-fakturaoperatör Funktionen är ej aktiv i Sverige		Text, E-fakturaoperatörens EDI- eller SWIFT-kod	Formatet kontrolleras		Får vara tom om uppgifterna för affärspartnern kan hämtas med hjälp av E-fakturakoden (kolumn AX) eller EDI-koden (kolumn BE) i adressregistret för E-fakturor. Notera fakturakanalen (kolumn Z).
BE	E-fakturaadress Funktionen är ej aktiv i Sverige
BG	Antal dagar för kontantrabatt		Heltal
BH	Kontantrabattprocent		Decimaltal	0–100

Affärspartnergruppost

Uppgifter om affärspartnergruppen (0–n st./affärspartner). Obs! Uppgiften om affärspartnergrupp rör bara en affärspartner vars post finns angiven i filen före grupposten.

Excelcell	Fältnamn/Uppgift	Obligatorisk	Format	Tillåtna värden/Kontroll	Förvalt värde	Tilläggsuppgifter
A			Text, 5 tecken	GROUP		Om åtminstone en GROUP-rad finns för en affärspartner ska alla gruppuppgifter tas bort och de nya uppgifterna som importeras ersätter de tidigare uppgifterna.
B	Gruppens namn		Text	Om en grupp med samma namn inte hittas skapas en ny grupp i Procountor.
C	Huvudgruppens namn		Text	Om en huvudgrupp med samma namn inte hittas skapas en ny huvudgrupp i Procountor.
D	Rapporteringsgrupp		Text, 1 tecken	X		I detta fält visas tecknet X om en rapporteringsgrupp avses. Det kan endast finnas en sådan grupp för affärspartner. Om en affärspartner har X på flera rader väljs den översta raden av dessa som rapporteringsgrupp.

Artiklar i detta avsnitt