I menyn under rubriken Register > Avtalsfakturering kan man söka upp kundernas avtal för fakturering. Avtalen bygger på den information som finns för respektive kund i kundregistret.Procountors Avtalsfakturering är en avgiftsbelagd tilläggsfunktion.
Läs mer om att skapa avtal.
Allmänt
Avtalsfakturering är bra att använda när kunderna ska debiteras med regelbundna intervaller enligt avtal. De mängder och summor som debiteras kan dock variera från period till period. Exempel på detta kan vara debitering av ett projekt utifrån hur projektet framskrider, regelbunden konsultering/utbildning/o.dyl. där timantalet varierar, eller debitering av licensavgifter. Om den regelbundna debiteringen alltid är lika kan Massfaktura vara ett bra alternativ.
När Avtalsfakturering används hämtas avtalsnumret och kontonumret från avtalet. Om Avtalsfakturering inte används hämtas kontonumret från kundregistret eller från Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.
Sök avtal
I Sökdatum för icke fakturerade avtal anger du månaden för de avtal som ska faktureras. Till dessa avtal räknas de vars Startdatum är samma eller tidigare än månaden för sökdatumet eller tomt, Slutdatumet är samma eller senare än månaden för sökdatumet eller tomt, statusen är Aktiv och fakturan för sökdatumets månad ännu inte har skapats även om den enligt faktureringsperioden borde har skapats för månaden i fråga. Kryssar du för Vill du söka avtal med ett exakt datum hämtas endast de avtal som är valda att faktureras på det angivna datumet (i stället för den aktuella månaden). Om inget datum anges hämtas alla avtal.
Med övriga sökvillkor kan sökningen specificeras. Om även passiva avtal och passiva kunders avtal ska ingå i sökningen ska Visa även passiva avtal kryssas för.
När sökvillkoren har angetts klickar du på Sök avtal. Då visas en lista över de avtal som ska faktureras nertill på sidan.
Välj alla
Klicka på Välj alla för att ta med alla listade avtal för Fakturering eller i Utskrivbart format. Kryssa för kryssrutorna till vänster om du endast vill välja vissa avtal.
Påbörja faktureringen
Klicka på Börja faktureringen när de avtal som ska faktureras är valda. Därefter följer en bekräftelsefråga som visar vilka affärspartner och avtal som ska faktureras. När du har godkänt den följer en fråga om fakturagruppens namn, fakturans datum och avtalsperiod. Värdet för fältet Datum som bestämmer avtalsperioden antas vara sökdatumet för Icke fakturerade avtal. Med hjälp av fältet Fakturadatum går det att bestämma datumet för alla fakturor. Det här är också standardvärdet för bokföringens datum enligt vilket bland annat momsen bestäms. Om fältet är tomt blir det datum som bestämts för avtalet fakturadatum. Gruppnamnet kan användas för sökning av fakturor i Sökning av verifikat. Här kan du välja att lägga till inkasso- och dröjsmålsavgifter på fakturan. Avtalen följer med fakturorna som en PDF-bilaga om du kryssar för Avtalsuppgifter som fakturabilaga. När faktureringen är klar får du ett meddelande.
Utifrån valda avtal har fakturor med statusen Under behandling skapats, vilka kan redigeras och skickas via Sökning av verifikat.
På fakturorna är Fakturadatum och bokföringens Verifikat-datum det datum som angetts tidigare och bokföringens registreringsperiod är månaden för datumet i fråga. Uppgifterna om Avtalets nummer och Avtalets innehåll visas i fältet Tilläggsuppgifter på fakturan. I fältet Tilläggsuppgifter visas inte standardtilläggsuppgiften för kundens kundfaktura och inte heller standardtilläggsuppgiften för företagets kundfaktura.
Faktureringsperioden visas under Serviceperiodens start- och slutdatum på bokföringssidan. Det handlar endast om information som inte påverkar bokföringen. Faktureringsperioden visas också på fakturan som Leveransdatum. Faktureringsperioden bestäms enligt angiven uppgift i Datum som bestämmer avtalsperioden. Uppgiften om faktureringsperioden ska inte ändras på fakturan eller bokföringssidan.
De förvalda produkter som lagts till på Kunden kommer inte med på fakturan som skapats utifrån avtalsunderlaget.
Om en standardreferens har lagts till på kunden används den som bankreferens på fakturan. Om ett bankkonto har valts för kunden visas det i uppgifterna upptill på fakturan. Om ett standardfakturaunderlag har valts för kunden görs fakturan utifrån det. Om Direktdebitering har definierats som betalningssätt för kunden, görs en direktdebiteringsfaktura.
Bokföringen av fakturan görs radvis, om det i Inställningarna har angetts att standardinställningen är att kundfakturorna konteras radvis.
Utskrivbart format
Klicka på Utskrivbart format för att få en lista över basuppgifterna för valda avtal, antingen i html- eller Excel-format. Respektive avtals uppgifter står på egna rader i listan.
Följande avtalsuppgifter visas: Namn, Kod, Kundnummer, Avtalsnummer, Avtalsdag, Avtalets innehåll, Startdatum, Slutdatum, Faktureringsperiod, Utan moms, Moms, Summa, Valuta, Orderreferens, Egen kontaktperson, Kundens kontaktperson, Status, Betalningsvillkor, Språk, Senast fakturerad, Skapad, Skapad av, Redigerad och Redigerare.
Avtalsfaktureringsrapport
När du klickar på Avtalsfaktureringsrapport körs en rapport som visar uppgifter om faktureringen av avtal på månadsnivå. Knappen öppnar ett fönster där sökvillkoren för rapporten presenteras.
Rapporten visar uppgifter om faktureringen per månad för respektive avtal.
Visa avtal
Klicka på Visa avtal för att öppna sidan Avtal för avtalet på den markerade raden. På sidan Avtal kan du kontrollera och redigera avtalsuppgifter.
Faktureringsuppgifterna för avtalet ska inte ändras mitt under fakturerad faktureringsperiod. Exempelvis om avtalet har fakturerats med tremånadsintervaller under perioden 1 april till 30 juni och faktureringen ska ändras till enmånadsintervaller, går det att göra det efter den 30 juni. Om perioden behöver ändras tidigare är det bäst att göra det befintliga avtalet passivt och skapa ett nytt.
Exempel
Följande avtal existerar:
Kund A, Avtal A1, avtalets startdatum 2024-02-01 och Faktureringsperiod 1 mån., 1/2/3/4/5/..., inga fakturor har skapats
Kund A, Avtal A2, avtalets startdatum 2024-02-01 och Faktureringsperiod 1 mån., 1/2/3/4/5/..., februarifakturan har skapats
Kund B, Avtal B1, avtalets startdatum 2024-02-01 och Faktureringsperiod 2 mån., 1/3/5/7/9/11, inga fakturor har skapats
Kund B, Avtal B2, avtalets startdatum 2024-02-01 och Faktureringsperiod 2 mån., 2/4/6/8/10/12, februarifakturan har skapats
Sökning
Om ett datum för januari 2024 anges i fältet Sökdatum för icke fakturerade avtal på sidan Avtalsfakturering, visas ingenting på listan över icke fakturerade avtal eftersom avtalens startdatum är senare än januari.
Om ett datum för februari 2024 anges i fältet Sökdatum för icke fakturerade avtal på sidan Avtalsfakturering, visas Avtal A1 på listan över icke fakturerade avtal, inga andra. A2 och B2 visas inte på listan eftersom februarifakturan redan har skapats. B1 visas inte på listan eftersom februari inte är faktureringsmånad enligt vald faktureringsperiod.
Om ett datum för mars 2024 anges i fältet Sökdatum för icke fakturerade avtal på sidan Avtalsfakturering, visas Avtal A1, A2 och B1 på listan över icke fakturerade avtal. B2 visas inte på listan eftersom mars inte är faktureringsmånad enligt vald faktureringsperiod.
Fakturering
Fakturorna skapas 2024-02-15 så det blir standardvärdet för fältet Sökdatum för icke fakturerade avtal. Sökningen av avtalen sker med det här värdet, vilket resulterar i Avtal A1. Vid faktureringen av avtalet anges 2024-02-15 som Fakturadatum. I detta fall skapas en faktura med Fakturadatum och Verifikatsdatum i bokföringen 2024-02-15. Registreringsperioden är 2024-02. Startdatumet för Serviceperioden på bokföringssidan är 2024-02-01 och slutdatumet 2024-02-28. Samma datum visas som Leveransdatum.
Om Fakturorna skapas 2024-02-15 så det blir standardvärdet för fältet Sökdatum för icke fakturerade avtal, men de avtal som ska faktureras söks med datumet 2024-03-01, vilket resulterar i Avtal A1, A2 och B1. Som Fakturadatum anges 2024-03-15. I detta fall skapas tre fakturor med Fakturadatum och Verifikatdatum i bokföringen 2020-03-15. Registreringsperioden är 2024-03. För de fakturor som skapats utifrån Avtal A1 och A2 är startdatumet för Serviceperioden på bokföringssidan 2024-03-01 och slutdatumet 2024-03-31. Samma datum visas som Leveransdatum. För den faktura som skapats utifrån Avtal B1 är startdatumet för Serviceperioden på bokföringssidan 2024-03-01 och slutdatumet 2024-04-30. Samma datum visas som Leveransdatum.