Löner kan betalas när löneberäkningarna har godkänts. Betalningsvyn finns på Lönelista-vyn och vid enskilda löneberäkningar via knappen Gå till > Betalning.
Betalningssätt för löner
Löner kan betalas på två olika sätt: som lönebetalning eller som vanlig banköverföring.
Lönebetalning är ett betalningssätt som är särskilt utvecklat för att betala löner. När detta betalningssätt används, debiteras betalningen som en klumpsumma från betalningskontot och lönerna överförs till alla löntagarnas konton samtidigt på morgonen på avlöningsdagen. Betalningen följer då det förfallodatum som anges på lönelistan (datum då betalningen debiteras från betalningskontot) samt avlöningsdagen (datum då lönen finns på löntagarens konto) oavsett bank.
För att kunna använda lönebetalningssättet måste mottagarens konto tillhöra SEPA-området och lönen måste betalas i euro. För betalningen behövs mottagarens IBAN-kontonummer och BIC-kod.
Löner kan också betalas som vanliga banköverföringar där alla löneberäkningar betalas individuellt. Då måste man beakta att lönen inte nödvändigtvis finns på mottagarens konto exakt på morgonen på avlöningsdagen. Betalningstiderna beror istället på betalningstidpunkten samt på betalnings- och mottagarbankerna. Vid användning av banköverföringar för lönebetalning måste man också beakta att betalningarna syns på kontoutdraget som vanliga betalningar, där mottagarens namn och betalningsbelopp syns.
Betalningstider för olika betalningssätt finns här.
Aktivering av lönebetalningssättet
För att kunna betala löner i Procountor krävs att betalningstjänster har öppnats i banken för det betalningskonto som företaget använder. Dessutom måste betalningskontots uppgifter sparas under Administration > Företagsuppgifter > Bankförbindelser.
I bankförbindelserna definieras de betalningssätt som ska användas. För att Procountors lönebetalningsfunktion ska vara tillgänglig på betalningskontot måste betalningssättet Lönebetalning väljas i bankförbindelserna. Om endast banköverföringar används räcker det att välja banköverföring i bankförbindelserna.
Valen som görs i bankförbindelserna öppnar inte automatiskt betalningstjänsterna i banken, utan dessa måste också avtalas med banken.
Lönebetalning - Lönebetalningsfunktion
En godkänd lönelista kan betalas som lönebetalning genom att öppna den betalbara lönelistan i Söning av lönelistor och gå till Betalning-knappen under Lönebetalning.
I lönebetalningsvyn betalas lönebeskeden på lönelistan som är i Godkänt-läge. Om något lönebesked inte syns i kolumnen Kalkyluppgifter på den öppnade lönelistan kan det vara i fel läge.
I avsnittet Ny betalningstransaktion väljs betalningsuppgifterna, inklusive betalningskonto. När betalningsuppgifterna har kontrollerats trycker man på knappen Betala lönelista.
Lönebetalaren måste särskilt beakta helger och nationella helgdagar vid lönebetalning. Om avlöningsdagen infaller på en helg eller nationell helgdag måste lönen finnas på mottagarens konto föregående bankdag. Betalningsdagen måste då vara föregående bankdag. Finska banker har kommit överens om att löner överförs till mottagarnas konton dagen efter betalningsdagen oavsett om mottagarens konto finns i samma eller en annan bank än betalningskontot.
Till exempel, om avlöningsdagen 12.11 infaller på en lördag måste lönen finnas på mottagarens konto fredagen 11.11 och betalningsdatumet måste sättas till torsdagen 10.11.
Efter att betalningen har initierats ändras lönelistans status till Betalning kö till bank. Lönelistan väntar då på förfallodagen, dvs. det betalningsdatum som anges på lönelistan, för att överföras till banken. Vid behov kan lönebetalningen fortfarande avbrytas i samma Lönebetalningsvy med knappen Annullera betalningstransaktion. Instruktioner för att avbryta betalningstransaktionen finns här.
När löneuppgifterna har skickats till banken på förfallodagen uppdateras lönelistans status till Överförd till bank. Vid detta skede är det inte längre möjligt att annullera lönetransaktionen.
Betalda löner syns på kontoutdraget som en klumpsumma där löntagarnas namn och lönebelopp inte är specificerade.
Betalningstransaktioner
I avsnittet Betalningstransaktioner i lönebetalningsvyn sparas uppgifter om betalningar som gjorts på lönelistan, inklusive betalningsdag, betalningens belopp och det bankkonto som användes för betalningen.
Om lönelistans betalning av någon anledning blir felaktig i banken kan kundtjänsten ta bort återkommande betalningsmarkeringen från lönelistan, varefter betalningstransaktionen kan tas bort från lönelistan med knappen Ta bort betalningstransaktion. Knappen tar bort betalningstransaktionen från alla lönebesked på listan på en gång, så betalningstransaktionen behöver inte tas bort individuellt från varje besked.
Till skillnad från andra verifikat som betalas, finns det ingen information om tidigare, avbrutna och borttagna betalningstransaktioner kvar i lönebetalningsvyn. I vyn syns betalningstransaktionen endast om lönelistans betalning Betalning kö till bank, är Överförd till bank eller är Betalad.
Lönebetalning - Banköverföring
Om lönebetalningsfunktionen inte används kan löner betalas från Procountor som banköverföringar.
Betalningen påbörjas genom att öppna lönelistan och trycka på knappen Betalning > Banköverföring. I den öppnade vyn väljs alla lönebesked som ska betalas från listan. När lönebeskeden har valts används knappen Betala. Lönerna överförs till betalning i den första betalningskörningen på det förfallodatum som anges för lönerna.
Med valet Använd betalningsdag kan man vid behov ange ett betalningsdatum som avviker från förfallodatumet för alla valda löner. Då används det datum som anges i fältet för betalningsdatum för betalningen.
Om ett lönebesked är i ett läge som inte kan betalas (t.ex. Under behandling) visas lönen i rött och kan inte väljas.
Betalda löneuppgifter syns på kontoutdraget specificerat och varje löntagares namn och betalda belopp är specificerade på kontoutdraget.
Betalning av löner på annat sätt - Betalad utanför Procountor
Löner kan markeras som Betalad utanför Procountor när de inte betalas alls från Procountor. Denna markering görs på samma vy som betalning av banköverföringar. Först öppnas alltså lönelistan, välj Betalning > Banköverföring och välj lönebeskeden från listan.
Innan lönerna markeras som betalda bör man kontrollera fältet för betalningsdatum för lönerna. Vid behov ändras betalningsdatumet till det verkliga betalningsdatumet. När valen har gjorts används knappen Markera som betalad utanför Procountor. Lönerna ändras till statusen Betalad utanför Procountor.