Denna anvisning definierar vilken typ av information som kan rapporteras till inkomstregistret från Procountor avseende betalarens uppgifter. Anvisningen jämför de rapporteringsmöjligheter som inkomstregistret erbjuder med vad som är möjligt att rapportera från Procountor.
Definition av betalarens uppgifter i Procountor
För varje löneuppgift som skickas rapporteras information om betalaren. Dessa betalaruppgifter definieras både i Procountor-miljöns Basuppgifter-vy och i Grundläggande löneuppgifter-vyn.
Företagets basuppgifter
Definitionen av betalarens uppgifter börjar från: Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.
För att rapportera löneuppgifter måste följande uppgifter vara definierade i Basuppgifter-vyn.
Namn
- Företagets officiella namn är en viktig identifieringsuppgift som också överförs som frivillig information till löneuppgiften. På löneuppgiften identifieras betalaren främst baserat på organisationsnummer eller personbeteckning.
Organisationsnummer eller personbeteckning
- I Procountor väljs “FI” när företagets organisationsnummer anges.
- I Procountor väljs “HETU” när personbeteckning används som identifierare.
- I Procountor antar vi att företaget alltid har någon av ovanstående identifierare i bruk, och detta fungerar som den huvudsakliga identifieraren för betalaren på löneuppgiften.
- Organisationsnumret måste finnas i Företags- och organisationsdatasystemet (FODS). I Procountor kontrolleras organisationsnumrets teckensträngsformat vid lagring av uppgifterna, men Procountor övervakar inte organisationsnumrets giltighet i FODS.
- Den finska personbeteckningen måste finnas i Befolkningsdatasystemet (BDS). I Procountor kontrolleras personnumrets teckensträngsformat vid lagring av uppgifterna.
Adressuppgifter
- Vi rekommenderar att företagets adressuppgifter kompletteras så noggrant som möjligt i Basuppgifter-vyn.
- I Adress-specifikation-fältet kan leveransadressen för postförsändelser som används i posttrafik sparas. Uppgifterna överförs till löneuppgiften som skapas i Procountor.
- Postbox (PB) eller gatuadress är frivilliga fält ur löneuppgiftens synvinkel, men naturligtvis viktiga vid rapportering av företagets adressuppgifter. Det bör noteras att de uppgifter som skrivs in i Basuppgifter-vyn visas på Procountors försäljningsfakturor och löneberäkningar som företagets uppgifter.
- Postnummer och postanstalt är betalarens adressuppgifter som överförs till inkomstregistret på löneuppgiften.
- Landskoden rekommenderas att läggas till som en förtydligande uppgift i adressen.
Begränsningar för betalarens identifierare
I inkomstregistret kan betalarens identifierare vara organisationsnummer, finsk personbeteckning eller ingen identifierare alls. I inkomstregistret, om ingen identifierare har angetts, är betalarens landskod och landets namn obligatoriska uppgifter om betalaren. Denna styrning möjliggör rapportering av löneuppgifter även i situationer där betalaren är ett utländskt företag.
I Procountor måste betalarens identifierare vara ett finskt organisationsnummer eller en finsk personbeteckning. Procountor stöder inte situationer där betalaren är ett utländskt företag.
Betalarens basuppgifter
Inkomstregistret har gett definitioner av betalarens uppgifter för situationer där betalaren inte identifieras baserat på organisationsnummer eller personbeteckning och betalarens typ har definierats som “tillfällig arbetsgivare”. Enligt inkomstregistret måste då betalarens obligatoriska uppgifter vara företagets namn, efternamn och förnamn, födelsedatum.
På Procountors löneuppgift identifieras betalaren alltid baserat på organisationsnummer eller personbeteckning, så denna typ av uppgifter kan inte ges i Procountors basuppgifter om företaget. Även en tillfällig arbetsgivare som rapporterar via Procountor måste alltid ha organisationsnummer eller finsk personbeteckning. En tillfällig arbetsgivare kan skapa en löneuppgift i Procountor.
Som frivillig information kan även kommunikationsspråk rapporteras till inkomstregistret, men denna uppgift kan inte ges via Procountor.
Grundläggande löneuppgifter
På löneuppgiften måste ytterligare information om betalaren ges från fall till fall.
Detta görs i: Administration > Uppgifter om löneberäkningen > Grundläggande löneinfo> Inkomstregisterinfo.
Betalartyp
På löneuppgiften måste ytterligare information om betalaren ges separat om betalaren är ett offentligt samfund, hushåll, utländskt koncernbolag, staten, statens affärsverk eller statlig inrättning med separat förvaltning, tillfällig arbetsgivare eller pool med hushållsarbetsgivare.
Listan innehåller inte en definition för t.ex. aktiebolag eller förening som inkomstbetalare, eftersom inkomstregistret endast begär ytterligare information om dessa specifikt definierade betalare.
Offentliga samfund är ekonomiska enheter som genomför Finlands offentliga förvaltning. Uppgiften måste ges för internationellt informationsutbyte om inkomsttagaren är begränsat skattskyldig. När betalningen görs till en allmänt skattskyldig behöver uppgiften inte rapporteras, även om betalaren är ett offentligt samfund.
Hushåll har en annan förskottsinnehållningsskyldighet än en sammanslutning, så om betalaren är ett hushåll som bildats av en privat hushåll, måste uppgiften rapporteras.
Ett utländskt koncernbolag är ett företag som tillhör en koncern och som har bildats utanför Finland.
Uppgiften måste ges när ett utländskt koncernbolag betalar lön till en anställd som arbetar utomlands (t.ex. en anställd som skickats av en finsk arbetsgivare). Skatteförvaltningen erbjuder ytterligare information för att definiera denna uppgift.
Om betalaren är staten, statens affärsverk eller statlig inrättning med separat förvaltning, måste detta rapporteras på löneuppgiften.
En tillfällig arbetsgivare har ordnat sina anställdas pensionsskydd utan att ingå ett försäkringsavtal med ett arbetspensionsbolag. Vi rekommenderar att du separat undersöker med pensionsförsäkringsbolaget vilken typ av arbetsgivare som kan fungera som en tillfällig arbetsgivare.
Du kan läsa mer om Tillämpningsanvisning för löneuppgiftens informationsinnehåll här. Föregående anvisning är sammanställd baserat på informationen på sidorna 14, 15 och 16 i tillämpningsanvisningen.
Begränsningar för betalarens typ
I inkomstregistret kan betalarens typ också rapporteras som utländsk arbetsgivare och specialorganisation.
I inkomstregistret anses en utländsk arbetsgivare vara ett företag som inte har bildats enligt finsk lagstiftning eller vars registrerade hemvist är någon annanstans än i Finland eller en person som fungerar som arbetsgivare och som inte bor i Finland. I Procountor måste betalaren alltid vara en part som identifieras med ett finskt organisationsnummer eller en personbeteckning, så vi stöder inte rapportering av löner för en utländsk arbetsgivare.
I inkomstregistret avses med specialorganisation en sådan specialorganisation vars betalarens lön enligt ett internationellt avtal om specialorganisationer är befriad från finsk inkomstskatt. Lönen kan dock vara föremål för vissa försäkringsavgifter. På Procountors löneuppgift kan betalarens typkod inte rapporteras som specialorganisation.
Betalarens underorganisations-ID
Underorganisationsidentifierare är ytterligare information om betalaren som ges antingen av ett företag som tillhör Kevas krets i programmet Administration > Uppgifter on löneberäkingen > Grundläggande löneinfo eller av ett privat företag vid skapandet av löneuppgiften på sidan Delivery data.
Keva upprätthåller även efter införandet av inkomstregistret i sitt system uppgifter om arbetsgivare och deras underorganisationer (tidigare anmälningsidentifierare) samt om anmälningshanterare. Du kan läsa mer om inkomstregistrets effekter på Kevas kunder här (på finska).
I Procountor blir fältet Underorganisationsidentifierare obligatoriskt när ArPL-försäkringen har definierats som en av Kevas arbetspensionsinstitutioner:
- Kevas medlemsorganisationer
- Keva - Åland
- Keva - kyrkan
- Keva - FPA:s tjänstepensioner
- Keva - staten
I det fält för underorganisationsidentifierare som implementerats i Procountor kan en identifierare enligt Kevas anmälningskodsystem anges. Kevas anmälningskodsystem används av arbetsgivare inom kommunsektorn, staten, kyrkan och FPA, som har en unik anmälningskod från Keva för att särskilja löneuppgifterna för sina institutioner och byråer. (Källa: Tillämpningsanvisning för informationsinnehållet i anmälan om löneuppgifter).
Begränsningar för betalarens underorganisation
Till inkomstregistret kan tre olika typer av uppgifter rapporteras som underorganisationsidentifierare: en identifierare enligt Kevas anmälningskodsystem, betalarens eget kodsystem eller en byråidentifierare.
I Procountors fält för underorganisationsidentifierare kan endast en underorganisationsidentifierare enligt Kevas anmälningskodsystem och betalarens egen underorganisationsidentifierare anges.
Källor:
Dokumentation för inkomstregistret: https://www.vero.fi/sv/inkomstregistret/programutvecklare/dokumentation/
Tillämpningsanvisning för löneuppgiftens informationsinnehåll: https://www.vero.fi/sv/inkomstregistret/programutvecklare/dokumentation/