Innan löneberäkningen påbörjas måste basuppgifter om företaget eller bolaget anges i Procountor. Ur löneberäkningens synvinkel är bolaget arbetsgivare och inkomstutbetalare.
Uppgifter som påverkar löneberäkningen styrs i menyn Uppgifter om företaget. Grundläggande styrningar för löneberäkningen bör göras omedelbart vid införandet av en ny Procountor-miljö.
Införandet av löneberäkningen börjar i avsnittet Administration > Uppgifter om företaget.
Företagets basuppgifter
Grundläggande uppgifter finns under Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.
För att rapportera löneuppgifter måste följande uppgifter anges i vyn Basuppgifter.
- Namn
- Organisationsnummer eller personbeteckning
- Adressuppgifter
Namn
- Bolagets officiella namn är en viktig identifieringsuppgift som också överförs som frivillig information till löneuppgiftsanmälan. I Procountors löneuppgiftsanmälan identifieras betalaren baserat på organisationsnummer eller personbeteckning.
Organisationsnummer eller personbeteckning
- I Procountor väljs “FI” när bolagets organisationsnummer anges.
- I Procountor väljs “personbeteckning” när personbeteckning används som identifierare.
- I Procountor antas att bolaget alltid har någon av ovanstående identifierare i bruk, och detta fungerar som den huvudsakliga identifieraren för betalaren i löneuppgiftsanmälan.
Organisationsnumret måste finnas i Företags- och organisationsdatasystemet (FODS). I Procountor kontrolleras organisationsnumrets teckensträngsformat vid lagring av uppgifterna, men Procountor övervakar inte organisationsnumrets giltighet i FODS. - Den finska personbeteckningen måste finnas i Befolkningsdatasystemet (BDS). I Procountor kontrolleras personbeteckningens teckensträngsformat vid lagring av uppgifterna.
Adressuppgifter
- Vi rekommenderar att du fyller i bolagets adressuppgifter så noggrant som möjligt i vyn Basuppgifter.
- I fältet Adress-specifikation kan du ange leveransadressen för postförsändelser som används i posttrafiken. Uppgifterna överförs till löneuppgiftsanmälan som skapas i Procountor.
- Postbox (PB) eller gatuadress är frivilliga fält ur löneuppgiftsanmälans synvinkel, men naturligtvis viktiga vid rapportering av företagets adressuppgifter. Observera att uppgifterna som skrivs in i vyn Basuppgifter visas på Procountors försäljningsfakturor och löneberäkningar som företagets uppgifter.
- Postnummer och postort är betalarens adressuppgifter som överförs till inkomstregistret via löneuppgiftsanmälan.
- Landskod rekommenderas att läggas till som en precisering av adressuppgiften.
Andra viktiga uppgifter
- Valet i arbetsgivarregistret är som standard “Nej” i basuppgifter. Om arbetsgivaren dock tillhör arbetsgivarregistret, ska “Ja” väljas här.
- Valet av Företagets språk bestämmer språket i Procountor-miljön. Språkvalet påverkar löneberäkningen genom att bestämma vilket språk lönetypsregistret visas på och vilket språk löneberäkningar skrivs ut på som standard.
- I personregistret kan språket för enskilda personer anges. Språket som anges för en person kan skilja sig från företagets språk, och löneberäkningen skrivs ut på det språk som anges för personen. Lönetyper som används på löneberäkningar visas också på det språk som anges för personen. Om namnet på lönetypen ändras av användaren, visas det ändrade namnet för den aktuella löntagaren.
Löneberäkningens kontaktperson
- Kontaktpersonens uppgifter överförs till sidfoten på löneberäkningen som kontaktuppgifter. Om fältet inte är ifyllt visas inga uppgifter i sidfoten på löneberäkningen. Alla ifyllda fält överförs till sidfoten på löneberäkningen.
Bankförbindelser
Bankförbindelser finns under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
Bankkontouppgifterna sparas i Procountor i vyn Bankförbindelser och alla avtalade banktjänster med banken aktiveras. Med bankförbindelsefullmakten ingås ett avtal med banken om användning av banktjänster i Procountor i den aktuella miljön.
Banken öppnar banktjänsterna, varefter löner kan betalas från Procountor-miljön enligt villkoren i bankförbindelsefullmakten.
När “Girering” väljs i vyn Bankförbindelser, öppnas möjligheten att skicka SEPA-betalningar till banken via vyn Betalning. Löner kan betalas som SEPA-betalningar, men då känner banken inte igen lönebetalningen från andra betalningar. Löner kan betalas enskilt som SEPA-betalningar, eftersom alla lönebetalningar på löneförteckningen förs till vyn Betalning av flera fakturor.
När “Lönebetalning” väljs i vyn Bankförbindelser, öppnas möjligheten att skicka alla löneberäkningar på löneförteckningen till banken som lönefil. Banken kan då prioritera lönefilen framför andra betalningsfiler. Med funktionen Lönebetalning betalas alla löneberäkningar på löneförteckningen på en gång.
Läs mer om lönebetalning här.
Inställningar
I vyn Inställningar styrs vilka funktioner som är aktiva i denna Procountor-miljö. Vyn finns under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar.
Kontering av löner
- Vi rekommenderar att löneberäkningarna konteras per lönerad som standard. Radvis kontering är standard och det finns ingen anledning att inaktivera denna inställning utan särskild anledning.
- Valet Kontering av löner påverkar hur bokföringssidan för löneberäkingen skapas. En detaljerad bokföringssida skapas för löneberäkningen när konteringen görs per rad. Alternativt kan lönerna konteras genom att kombinera bokföringsnoteringarna som skapas på samma bokföringskonto till en notering. Detta innebär också att arbetsgivarens och arbetstagarens sidokostnader inte specificeras i separata bokföringsposter, utan noteringarna kombineras.
Befattning på löneberäkningen
- Befattningen visas i adressuppgifterna på löneberäkningen för löntagaren om detta val är aktivt.
Lönekanal
- Löneberäkningar kan skickas från Procountor till löntagaren antingen per post, e-lön eller via e-post. Observera dock att e-post inte är i enlighet med GDPR-säkerhetskraven. Om du vill skicka löneberäkningarna via e-post måste du få skriftligt tillstånd från löntagaren för att använda oskyddad e-post.
- E-postkanalen kan också inaktiveras, vilket innebär att löneberäkningar inte kan skickas via denna kanal från miljön. I Inställningarna är e-post som standard tillåten som lönekanal.
- Användarkonton kan också skapas för anställda av systemadministratören i miljön, där de kan granska sina löneberäkningar elektroniskt.
Automatisk numrering av personer
- När en ny person skapas i personregistret kan ett personnummer automatiskt skapas för personen. Personnumret är en frivillig extra identifierare som kan användas i den nya löneavdelningen som sökkriterium.
- Numreringen av personer börjar automatiskt från nummer 1. Om du vill ha en egen nummerserie för personer som börjar från ett annat nummer än 1, kan du skapa en person i personregistret innan denna funktion aktiveras. Ett lämpligt personnummer kan manuellt tilldelas denna person, till exempel från nummer 100 eller 5500. När detta nummer har sparats manuellt, aktiveras automatisk numrering i användarinställningarna. I framtiden kommer nya personer att få ett personnummer i denna nummerserie (t.ex. 100, 101, 102 eller 5500, 5501, 5502).
- Personnummer kan också tilldelas flera personer samtidigt om de inte redan har ett personnummer. Detta görs under Personregister > Redigera flera > välj Person som typ av affärspartner > Sök affärspartner > Välj alla > Fortsätt > längst ner i vyn: Numrera icke-numrerade > Fortsätt.
Andra styrningar för inställningar
- Bekanta dig med andra styrningar i Inställningar-vyn i vår handbok under avsnittet: Kom igång med Procountor