Med import av lönematerial avses situationen där löneuppgifter överförs från till exempel ett arbetstidsuppföljningssystem till Procountor. Syftet med denna anvisning är att ge en helhetsbild för import av löneuppgifter till Procountor.
Löneuppgifter kan överföras till Procountor med två olika överföringsfiler:
- Specifikationspost för löneuppgifter
- Överföringsfil för löneuppgifter som använder tre olika poster (denna fil- och posttyp användes i överföringsfiler före inkomstregistret)
I bilderna i denna anvisning används specifikationsposten för löneuppgifter som exempel på överföringsfil och det antas att arbetstidsuppföljningssystemet producerar överföringsfilen färdig för löneadministratören. Observera att processen för läsning av löneuppgifter fungerar på samma sätt oavsett vilken överföringsfil för löneuppgifter som används och hur överföringsfilen för löneuppgifter har producerats.
Alla lönetypsnummer som används vid läsningen måste motsvara de löneartsnummer som används i Procountor. Bekanta dig med de lönetyper som används i Procountor.
- Ladda ner CSV-mallen här.
Instruktionerna innehåller också exempel för olika användningssituationer.
Tips: Snart kan löneuppgifter automatiskt överföras mellan Procountor och andra programvaror via vårt API-gränssnitt. Om du är intresserad, kontakta din programvaruleverantör för att fråga om de möjliggör automatisk uppdatering av uppgifter mellan olika programvaror. I Procountor Store (på finska) hittar du också alla våra samarbetspartners. För mer information, kontakta vår kundtjänst: integrations@procountor.com.
Import av löneuppgifter till Procountor
Med löneuppgifter avses en CSV-fil som innehåller raduppgifter för lönetyper, med hjälp av vilken löner skapas i Procountor. Till exempel kan arbetstidsuppföljningssystemet ge information om hur mycket övertid eller tillägg en person har samlat under betalningsperioden. Informationen kan överföras till Procountor med standardiserade överföringsfiler för löneuppgifter.
När löneuppgifter överförs till Procountor skapas nya löneberäkningar i programmet, som kan godkännas, skickas och betalas. Innehållet i löneberäkningen bestäms både av överföringsfilen och av de uppgifter som tidigare definierats i Procountor för löntagaren (personuppgifter, löneuppgifter, lönegrund).
Skapa en ny lönelista
Löneadministratören måste ha en CSV-fil med löneuppgifter för att läsa in data till Procountor.
1. I Procountor börjar man genom att skapa en ny lönelista och ange löneperiodens datum.
2. Därefter laddas överföringsfilen upp på vyn med hjälp av knappen Välj fil.
3. Tryck på knappen Skapa beräkningar, varpå programmet skapar löneberäkningar baserat på uppgifterna i överföringsfilen (och de förinställningar som gjorts i Procountor). Löneuppgifterna matchas med löntagarna med hjälp av personnummer eller personnummer.
4. Kontrollera att uppgifterna har överförts korrekt på löneberäkningarna. Vid behov görs ändringar i de skapade löneberäkningarna innan de godkänns.
5. Godkänn lönelistan med knappen Godkänn och fortsätt som vanligt med betalning och rapportering när dessa åtgärder är aktuella.
Komplettering av löntagaruppgifter före import av data
Import av löneuppgifter skapar löneberäkningar för löntagarna. För att löneberäkningen ska kunna skapas måste alla löntagare som får lönerader via överföringsfilen vara registrerade i Procountor före inläsningen. Överföringsfilen kan inte användas för att registrera nya löntagare.
Registreringen av en ny anställds uppgifter börjar i personregistret, där personen tilldelas personbeteckning och eventuellt ett personnummer (som fylls i fältet Kundnummer). I överföringsfilen för löneuppgifter kan både personnummer och personnummer användas som allokeringsuppgifter.
Den nya anställda måste också ha sina löneuppgifter och lönegrund färdiga. Löneuppgifterna innehåller information om till exempel anställning, skattekort och försäkring. Dessa är väsentliga uppgifter på löneberäkningen. På lönegrunden måste det finnas åtminstone de lönetyper som man vill överföra uppgifter för med hjälp av inläsningen av löneuppgifter: med andra ord måste alla lönetyper som används vid inläsningen av löneuppgifter finnas på lönegrunden. Dessa lönetyper läggs till före inläsningen för varje person så att antalet är 0 och priset eller betalningsprocenten är korrekt, om prisuppgiften inte överförs med överföringsfilen från ett annat system.
Överföringsfil
En överföringsfil är en textfil där varje rad utgör en post. Fälten i posten separeras med semikolon. Därför får semikolon inte förekomma i fälten. Filen använder ingen separat rubrikrad, vilket innebär att posterna börjar direkt från den första raden i filen. Filen identifieras med CSV-ändelsen, men filen kan namnges fritt. Om filen skapas i ett Excel-ark och sparas i CSV-format (inte “CSV (Macintosh)” eller “CSV (MS-DOS)”), blir fältseparatorn och ändelsen automatiskt korrekt.
Överföringsfil för löneuppgifter: Specifikationspost
I specifikationsposten för löneuppgifter kan följande löneuppgifter anges:
- Personnummer eller personnummer = identifiering av löntagaren.
- Lönetypskod = identifiering av lönearten.
- Lönetypens namn = i detta exempel har lönetypen fått ett namn i överföringsfilen och detta namn ska överföras till löneberäkningen som lönetypsnamn.
- Antal = i detta exempel överförs information om antalet för lönetypen.
- Enhetspris = priset kan överföras i överföringsfilen för löneuppgifter. Vanligtvis definieras lönetypens pris individuellt för varje löntagare i Procountor i fältet Enhetspris på lönegrunden, vilket innebär att enhetspriset inte överförs med filen.
Beskrivning av specifikationspostens överföringsfil
Överföringsfilen är standardiserad, och innehållet i varje fält kontrolleras vid inläsningen. I beskrivningen av överföringsfilen specificeras vilka uppgifter som ingår i filen, inklusive information om i vilken ordning uppgifterna ska vara, om de är obligatoriska och i vilket format uppgifterna ska vara.
Exempelfil för specifikationspost
Nedan finns ett exempel på hur en överföringsfil som skapats som en specifikationspost kan se ut. Den slutliga överföringsfilen som överförs till Procountor ska inte innehålla några rubrikrader, men rubrikerna i bilden hjälper till att förstå innehållet i överföringsfilen.
I detta exempel identifieras löntagarna med hjälp av personnummer (nummer 5502, 5503 och 5504). Lönetypsnamnet behöver inte överföras i överföringsfilen, men i detta exempel har namn lagts till för att tydliggöra materialet. Antalet tillägg som tjänats in under löneperioden överförs till löntagarna. Fältet för pris har lämnats tomt i överföringsfilen, vilket innebär att priset inte överförs. I exemplet antas att de tilläggslönetyper som används vid överföringen finns på löntagarnas lönegrund och att enhetspriser har angetts för dessa lönearter på lönegrunden. Antalet för dessa lönearter ska däremot vara “0” på lönegrunden i Procountor för att de ska matchas korrekt vid överföringen.
Antalet överförs alltså i detta fall med överföringsfilen och priset hämtas automatiskt från lönegrunden när raden i överföringsfilen matchas med raden i lönegrunden.
Exempel på specifikationspost: Tillägg för kvällsskift
Bilden nedan visar ett exempel där överföringsfilen för löneuppgifter innehåller uppgifter om tillägg för kvällsskift som överförs till Procountor och allokeras till lönetypen Tillägg för kvällsskift på lönegrunden för personen. På löneberäkningen skapas lönetypen Tillägg för kvällsskift med namn och antal från överföringsfilen och pris från lönegrunden. Generellt sett varierar skapandet av löneberäkningen beroende på vilken information som överförs i överföringsfilen och vilken information som finns på lönegrunden.
Övrigt att beakta
Lönetypen 1459 Ersättning för förkortad arbetstid (autom. beräkning) kan inte användas i överföringsfilen för löneuppgifter. Om lönetypen 1459 överförs med filen kan beräkningen inte öppnas efter att den skapats, och användaren får meddelandet “Programmet har utfört ett fel”. I detta fall kan löneberäkningen makuleras via lönelistan genom att klicka på raden för beräkningen och trycka på Makulera.