Inköps-, rese- och kostnadsfakturor har ett fakturaspecifikt diskussionsfönster där man kan följa händelser relaterade till fakturan samt skicka meddelanden. I diskussionen sparas transaktionsuppgifter på faktura och användarnas meddelanden från Procountor och Procountor-mobilappen. På så sätt kan personer som hanterar samma faktura lämna kommentarer och diskutera fakturan.
Diskussionsfunktionen är som standard aktiverad för alla inköps-, rese- och kostnadsfakturor. Alla användare som har minst visningsrättigheter för en viss faktura kan delta i diskussionen.
Diskussionsfönster
Diskussionsfönstret öppnas via Diskussion-knappen som finns i fakturans olika vyer (Faktura-, Bokföring-, Granskning-, Dimensioner- och Betalning-vyerna). Innehållet i den fakturaspecifika diskussionen är detsamma i alla olika vyer.
Numret inom parentes på Diskussion-knappen visar hur många meddelanden som har skickats i diskussionen om fakturan. Till exempel betyder texten “Diskussion (0)” att inga faktiska meddelanden ännu har skickats till diskussionen. I diskussionen visas dock fakturans åtgärder, såsom information om fakturans godkännare och tidpunkten för godkännandet.
Längst ner i diskussionsfönstret finns ett textfält för att skriva meddelanden. Meddelanden skickas för att visas för andra användare via Skicka-knappen.
I diskussionen är det möjligt att nämna en annan användare med hjälp av @-symbolen genom att skriva önskad persons namn efter @-symbolen. Programmet föreslår automatiskt fakturans skapare, granskare och personer som tidigare deltagit i diskussionen för nämnandet. Om den nämnda personen har tillåtit fakturaspecifika diskussions-e-postmeddelanden (Egna uppgifter och inställningar > E-postkommunikation), får han eller hon en avisering om nämnandet via e-post. E-postmeddelandet innehåller också organisationens namn, så att användaren kan se i vilken organisation diskussionen äger rum.
De faktiska meddelandena i diskussionen skiljer sig åt genom att deras teckensnittsfärg är svart. Transaktionsuppgifter på faktura (och eventuella kommentarer i samband med dem) är däremot grå.
Utökad märkning
Det är möjligt att utöka användarmärkningen med @-symbolen i fakturaspecifika diskussioner till att omfatta alla användare i miljön som har rätt att granska och/eller godkänna fakturor.
Utökad märkning kan aktiveras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation genom att välja inställningen Tillåt utökad taggning i fakturaspecifik diskussion.
Om utökad taggning aktiveras i fakturaspecifik diskussion, kommer användarlistan i diskussionskommentarfältet att innehålla, förutom tidigare användare relaterade till fakturan (fakturans skapare, redigerare och de som är involverade i flödet), alla användare i miljön som har rätt att granska och/eller godkänna fakturor. Som standard är utökad märkning inaktiverad.
Diskussion i Procountor-mobilappen
Fakturaspecifik diskussion är också tillgänglig i Procountor-mobilappen för rese-, kostnads- och inköpsfakturor. Diskussionerna visas i fakturans uppgifter, både i Procountor och i mobilappen i realtid. Samma meddelanden är synliga för användare av appen och Procountor, oavsett varifrån meddelandena skickades.
Detaljerade instruktioner för att skicka meddelanden i Procountor-mobilappen finns här.
Inaktivering av diskussion
Fakturaspecifik diskussion kan inaktiveras i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation > Kommunikation.
När funktionen inaktiveras, tas Diskussion-knapparna bort från de olika vyerna. Meddelanden som skickats till diskussionen tas dock inte bort, även om diskussionsfunktionen inaktiveras. Meddelandena blir åter synliga om diskussionsfunktionen aktiveras igen senare.
Om diskussionsfunktionen är inaktiverad, kan transaktionsuppgifter på faktura ändå granskas i fakturans Granskningsvy samt via verifikatssökningen, när man väljer Fakturans händelseinformation från knappen Fler åtgärder för ett visst verifikat.