Med hjälp av importfilen för lönedata kan man importera personers löneuppgifter till Procountor. Vid inläsningen används en CSV-formatöverföringsfil som överförs till Procountor via knappen för inläsning av löneuppgifter i löntagaregistret (i programmet under Löner > Löntagaregister). De uppgifter som läses in framgångsrikt sparas automatiskt i varje persons löneuppgifter.
Mer detaljerad information om löneuppgifter och hur man skapar en löntagare finns här. För att bekanta sig närmare med inläsning av löneuppgifter kan man läsa denna artikel.
Med importfilen för lönedata kan följande uppgifter importeras till löntagaregistret:
- Grundlön (belopp, typ)
- Timmar som ingår i grundlönen
- Lönekanal
- Arbetstagarens skattenummer
- Skattekortets uppgifter (ikraftträdande, typ, grundprocent, tilläggsprocent, årlig inkomstgräns, använd del av inkomstgränsen)
- Typ av pensionsförsäkring
- ArPL-avtalets nummer
- Inläsning av löneuppgifter
Löneuppgifterna i importfilen allokeras till varje person baserat på personnummer. Importen ersätter de löneuppgifter som finns i registret med de uppgifter som används i överföringsfilen. Även lönegrunden uppdateras baserat på löneuppgifterna.
Import av löntagarnas lönedata görs i löntagaregistret. För att kunna importera en persons löneuppgifter måste personen redan vara skapad i personregistret. Personerna måste också finnas med på löntagarnas lista.
Knappen Importera lönedata öppnar ett fönster där man väljer den CSV-fil som ska läsas in:
Efter att ha valt filen klickar man på Fortsätt-knappen, vilket leder till granskningsfasen:
I granskningsfasen visas de inlästa uppgifterna och antalet framgångsrika/misslyckade rader. Vid import av lönedata motsvarar en rad en löntagares löneuppgifter. Om alla uppgifter motsvarar postbeskrivningen markeras raden som framgångsrik och inläsningen sparar de importerade uppgifterna i löntagarens löneuppgifter.
Om det finns felaktiga uppgifter, det vill säga om en eller flera celler innehåller uppgifter som inte motsvarar kraven för den cellen, markeras det aktuella fältet med rött och hela raden markeras som felaktigt inläst. Till exempel: om datumet på skattekortet har angetts i formatet “1.1.2019” blir det ett fel, eftersom det korrekta formatet är “01.01.2019”. Löneuppgifterna för felaktigt inlästa rader importeras inte till löntagaregistret.
Om formuläret innehåller felaktiga uppgifter kan dessa korrigeras i detta skede genom att ange de korrekta uppgifterna fält för fält. Till exempel kan ett felaktigt datum korrigeras så att datumet klarar kontrollen. Alternativt kan uppgifterna korrigeras direkt i CSV-filen, som sedan läses in på nytt i Procountor efter korrigeringarna.
Importfil för material
Importfilen läses in till Procountor i CSV-format. Importfilen kan skapas i Excel genom att spara en tabell enligt postbeskrivningen nedan i CSV-format. På grund av CSV-filtypens egenskaper måste man kontrollera att den första cellen (A1) i filen innehåller data; om cellen är tom, kommer alla andra celler att flyttas till fel position.
Importfilen för materialet är en textfil där varje rad utgör en post. Fälten i posten separeras med semikolon, vilket innebär att semikolon inte får förekomma i cellerna. Filen använder ingen separat rubrikrad, vilket innebär att posterna börjar direkt från den första raden i filen. Filens identifierare är CSV-ändelsen, men annars kan filen namnges fritt. Om filen skapas i Excel och sparas i CSV-format (inte CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), kommer fältavgränsaren och ändelsen automatiskt att vara korrekta. Om filen skapas i OpenOffice-kalkylblad, erbjuder den som standard citattecken runt strängar när den sparas i CSV-format. OpenOffice-inställningarna måste ändras så att inga citattecken skapas, för att importfilen ska kunna läsas in korrekt.
Löneuppgiftspost
I importfilen för löneuppgifter används endast en typ av post. Postbeskrivningen nedan innehåller följande information för varje fält:
- Excel-cell: kolumnen för fältet i Excel-tabellen
- Fältnamn / Information: vilken information det gäller
- Obligatorisk: X = informationen är obligatorisk, (X) = obligatorisk beroende på situationen, tom = frivillig
- Format: text, decimaltal, heltal, datum eller annat specifikt format
- Tillåtna värden / Kontroll: tillåtna värden; om en korrekthetskontroll utförs på informationen
- Ytterligare information: annat att beakta för fältet
| Excel-cell | Fältnamn / Information | Obligatorisk | Format | Tillåtna värden / Kontroll | Ytterligare information |
| A | HETU | X | Text | Text Max 40 tecken | Används för att allokera uppgifterna med personen i personregistret. Uppgiften måste motsvara personens uppgifter. Om den inlästa filen innehåller ett personnummer som används av två löntagare, varav en är inaktiv, kommer importen att ignorera den inaktiva personen och skapa en beräkningsrad för den aktiva löntagaren. |
| B | Grundlön | X | Decimaltal |
Max 999999999,99 |
|
| C | Typ av grundlön | X | Text |
Text A = 1 månad, B = 1 månad (total lön), C = 2 veckor, D = 1 vecka, E = 1 dag, F = Timlön, G = Arbetsersättning, H = Ackordslön |
Obligatorisk om grundlön är angiven |
| D | Ingår timmar i grundlönen | X |
Kokonaisluku
|
Min 0,01 Max 8760,00 |
Obligatorisk om grundlön är angiven |
| E | Lönekanal | XHeltal |
1 = E-post, 2 = Post, 3 = Skickas inte, 4 = E-lön |
Obligatorisk | |
| F | Skattenummer | Text |
Max 12 tecken |
Valfri | |
| G | Datum för skattekort (ikraftträdande) | X | Datum | dd.mm.åååå | Obligatorisk |
| H | Typ av skattekort | X | Heltal |
1 = Gräns för en inkomst, 2 = Källskattekort |
Obligatorisk |
| I | Grundprocent | X | Decimaltal |
Min 0,00 Max 100,00 |
Obligatorisk |
| J | Tilläggsprocent | (X) | Decimaltal |
Min 0,00 Max 100,00 |
Obligatorisk om en inkomstgräns används (värde i cell H är 1) |
| K | Årlig inkomstgräns | (X) | Decimaltal |
Min 0,00 Max 999999999,99 |
Obligatorisk om en inkomstgräns används (värde i cell H är 1) |
| L | Använd del av inkomstgränsen | (X) | Decimaltal |
Min 0,00 Max 999999999,99 |
Obligatorisk om en inkomstgräns används (värde i cell H är 1) |
| M | Pensionsförsäkring | X | Text |
T = TyEL Y = YEL M = MyEL |
Obligatorisk |
| N | TyEL-avtal | Teksti |
Max 11 merkkiä NN-NNNNNNNT |
||
| O | Kommentarer | Teksti |
Max 80 merkkiä |
||
| P | Ingår inte i Skattekortautomation | X | Teksti |
Text Y = Arbetstagaren ingår inte i automatisk skattekortsändning, N = Arbetstagaren ingår i automatisk skattekortsändning |