I Procountor har fakturor och andra verifikationsstatusar stor betydelse. De påverkar hur verifikationer kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver statusarna för försäljningsfakturor och försäljningsorder.
Försäljningsfakturans statusar
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
- Verifikationen är Icke sparad tills den sparas första gången.
- En Icke sparad verifikation kan redigeras.
Under behandling
- En försäljningsfaktura me statusen Under behandling kan kompletteras och ändras. Fakturan kan också makuleras.
- En försäljningsfaktura med statusen Under behandling kan inte tilldelas betalningar och kan inte skickas.
- En faktura med statusen Under behandling inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke affärstransaktioner) väljs.
Icke skickad (Godkänd, när fakturakanalen är Skickas inte)
- Försäljningsfakturan går till status Godkänd om fakturakanalen är Skickas inte och fakturan godkänns.
- Fakturan kan återställas till Under behandling i vyerna Faktura eller Specialsituationer genom att trycka på Redigera > Återställ till statusen Under behandling.
- Fakturan beaktas i rapportering enligt bokförings- och skattelagstiftning, vilket påverkar resultatet och momsredovisningen.
Skickad
- En skickad faktura kan inte längre ändras eller makuleras.
- Fakturans bokförings- och dimensioneringssidor kan underhållas, dvs. dess konteringar kan ändras och dimensioneringar kan göras.
- Om det finns ett fel i en skickad försäljningsfaktura bör felet korrigeras genom att först skapa en kreditfaktura och vid behov en ny försäljningsfaktura.
Delvis betald
- En delbetalning har uppdaterats automatiskt med hjälp av en maskinläsbar referensbetalningslista mottagen från banken.
- När fakturan är helt betald ändras dess status till Betald.
- Vid behov kan fakturan manuellt ändras till Betald i vyerna Specialsituationer (Gå till > Specialsituationer) genom att trycka på knappen Lägg till betalningstransaktion.
- Programmet föreslår automatiskt skillnaden mellan fakturan och den redan betalda summan i fältet Betalas.
Betald
- Betalningen som motsvarar fakturan visas i kontoutdraget och referensmaterialet som läses in i Procountor och betalningen har automatiskt tilldelats fakturan.
- Fakturan kan inte längre redigeras.
- Om kunden har betalat för mycket ska följande instruktioner följas.
Betald utanför Procountor
- Fakturan har markerats som betald av användaren via Specialsituationer eller Kontoutdragsallokering.
- Markeringen görs när fakturan har betalats utan referens på kontoutdraget, med betalkort eller kontanter.
- Statusen används också när debet- och kreditfakturor kvittas som betalda eller när fakturan kvittas som betald mot en inköpsfaktura eller bokförs som en kreditförlust.
- Om kundreskontran hanteras utanför Procountor måste fakturorna också markeras som betalda på annat håll för att fakturan inte ska vara öppen i programmet.
- Markeringen Betald utanför Procountor kan tas bort i vyerna Specialsituationer genom att trycka på knappen Ta bort betalningstransaktion.
Makulerad
- Fakturan har gjorts felaktigt och har därför markerats som makulerad.
- Fakturan har ingen bokföringspost.
- En makulerad faktura inkluderas i verifikationssökningen endast om användaren vill se makulerade fakturor.
- En faktura i status Makulerad kan kopieras till en ny pågående faktura (Redigera > Kopiera).
Försäljningsorder och offertstatusar
Order är inte affärshändelser och inkluderas inte i t.ex. momsberäkningar i någon verifikationsstatus.
Statusar i kronologisk ordning:
- Icke sparad
- Under behandling
- Icke skickad (om fakturakanalen är markerad som Skickas inte, används statusen Godkänd)
- Skickad
- Makulerad
- Fakturerad (kopierad till försäljningsfaktura)
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
- Verifikationen är Icke sparad tills den sparas första gången.
Under behandling
- En försäljningsorder med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
- Försäljningsordern kan också makuleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
- En försäljningsorder med statusen Under behandling kan inte skickas.
Icke skickad (Godkänd, om kanalen är Icke skickad)
- En Icke skickad försäljningsorder kan kompletteras och ändras, den kan annulleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
- En Icke sickad försäljningsorder kan skickas.
Skickad
- En skickad försäljningsorder kan kompletteras och ändras.
- Försäljningsordern kan också annulleras samt ändras eller kopieras till en faktura.
- En skickad order kan skickas om igen.
Makulerad
- Försäljningsordern har gjorts felaktigt eller har inte lett till affärer och har därför markerats som makulerad.
- En makulerad försäljningsorder har ingen bokföringspost.
- Den inkluderas i verifikationssökningen endast om användaren vill se makulerade händelser.
- En order i status Makulerad kan kopieras till en ny pågående faktura (Redigera > Kopiera).
Fakturerad
- Försäljningsordern har kopierats till en faktura.
- Den har ingen bokföring och kan inte redigeras.