I Procountor har status för fakturor och andra verifikat stor betydelse. De påverkar hur verifikat kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver status för inköpsfaktura och inköpsorder.
Status för inköpsfaktura
Beskrivning av statusar
Icke sparad
- Verifikatet är Icke sparat tills det sparas första gången.
Mottagen
- Inköpsfakturan har anlänt till programmet som e-faktura eller från skanningstjänsten.
- Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en egenhändigt skapad faktura. Fakturan måste godkännas separat (från knappen Sökning av verifikat > Granskning) eller skickas direkt till betalning, som andra inköpsfakturor.
- En faktura med status Mottagen inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke-affärshändelser) väljs.
Under behandling
- En inköpsfaktura med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
- Fakturan kan också makuleras.
- Vid redigering av inköpsfakturan tas manuellt gjorda bokföringsposter bort och uppdateras enligt fakturans standardinställningar (inköpsfakturans standardinställningar eller leverantörens standardinställningar).
- En Under behandling faktura inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla händelser (även icke-affärshändelser) väljs.
Sakgranskad
- Företaget kan besluta att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas.
- Läs mer om godkännandecirkulation här.
- I små företag är denna funktion ofta onödig.
- En sakgranskad faktura jämställs med en Under behandling faktura och inkluderas inte i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla händelser väljs.
Betalningsförbud
- När fakturan tills vidare inte betalas på grund av reklamation eller annan anledning kan den markeras med betalningsförbud.
- Fakturan beaktas dock i rapportering enligt bokföringslagen och i momsdeklarationen som avdragsgill kostnad.
- För att häva betalningsförbudet måste fakturan först återställas till status Godkänd (Gå till > Granskning > Godkänn).
- Därefter återställs fakturan till status Under behandling (Gå till > Faktura > Redigera > Återställ till statusen Under behandling).
- Om fakturan därefter behöver makuleras kan det göras via knappen Undantag med valet Makulera.
Makulerad
- Fakturan har skapats felaktigt och har därför markerats som makulerad.
- Fakturan har ingen bokföringsnotering.
- Fakturan kan ses i programmet och en ny faktura kan skapas genom att kopiera den.
- Den inkluderas i sökning av verifikat och rapportering endast om användaren vill se makulerade fakturor.
Godkänd
- Företaget kan besluta att fakturor ska godkännas innan de betalas.
- I små företag är denna funktion ofta onödig och fakturor kan markeras direkt för betalning.
- Statusen Godkänd kan dock användas när det tillfälligt inte finns pengar för betalning, men fakturan ändå måste beaktas i rapportering och momsdeklarationen som avdragsgill kostnad.
- Om inköpsfakturan behöver redigeras eller makuleras efter godkännande kan den återställas från status Godkänd till status Under behandling via knappen Sökning av verifikat > Granskning.
Betalad
- Fakturan har betalats framgångsrikt och betalningen syns på kontoutdraget som anlänt till Procountor. Kontoutdragets information ändrar automatiskt fakturans status.
Betalad utanför Procountor
- Fakturan har markerats som betald av användaren.
- Markeringen görs när fakturan har betalats utanför Procountor, till exempel med annan banktjänst, betalkort eller kontanter.
- Statusen används också när debet- och kreditfaktura kvittas som betalda eller när fakturan kvittas som betald mot en försäljningsfaktura.
- Markeringen Betalad utanför Procountor används också när betalningen på kontoutdraget inte matchar/ändrar fakturans status till Betald.
- Detta kan bero på till exempel betalning med fel referens.
Betalning kö till bank
- En person med betalningsrätt kan överföra fakturan för automatisk betalning i Procountor.
- Betalning kan göras för fakturor med status Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betalad.
- Företagets godkännandecirkulation för inköpsfakturor påverkar fakturans betalning.
- Verifikatet är med statusen Betalning kö till bank tills betalningsdagen.
Överförd till banken
- En faktura som är under betalning har automatiskt överförts till banken för betalning på fakturans betalningsdag.
- Statusen ändras automatiskt till Betalad när betalningsdagens kontoutdrag anländer till Procountor och kontoutdragshändelsen allokeras till fakturan.
- Om ett fel upptäcks i betalningen i banken (till exempel att det inte finns pengar på kontot för betalning) eller en ändring görs (till exempel att mottagarens konto har ändrats i banken), ändras inte statusen, och fakturan förblir i status Överförd till bank.
- Om fakturan ska skickas för betalning igen måste den återställas till tidigare status Godkänd.
- Om fakturan har betalats och betalningen syns på kontoutdraget kan fakturan allokeras manuellt som betald, till exempel med hjälp av allokering till kontoutdrag.
- Se här för mer information om hur man gör när status Betalning kö till bank eller Överförd till bank ska återställas.
Delvis betalad
- En mindre eller större betalning än fakturans summa har matchats från kontoutdraget eller gjorts manuellt. Detta ändrar fakturans status till delvis betald.
- Fakturan är fortfarande öppen och kan matchas med betalningstransaktioner.
- När fakturan är helt betald ändras statusen till Betald eller Betald utanför Procountor.
Status för inköpsorder
Beställningar är inte affärshändelser och inkluderas inte i till exempel momsberäkningar i någon verifikatsstatus.
Statusar i kronologisk ordning
- Icke sparad
- Under behandling
- Icke skickad (om fakturakanalen är markerad som “Skickas inte”, används statusen Godkänd)
- Skickad (kan inte återställas till statusen Under behandling)
- Makulerad
- Fakturerad (kopierad till inköpsfaktura)
Statusbeskrivningar
Icke sparad
- Verifikatet är icke sparat tills det sparas första gången.
Under behandling
- En Under behandling inköpsorder kan kompletteras och ändras.
- Inköpsordern kan också makuleras samt ändras eller kopieras till faktura.
- En Under behandling inköpsorder kan inte skickas.
Icke skickad (Godkänd, om kanalen är Skickas inte)
- En icke skickad inköpsorder kan ändras till faktura.
- En icke skickad inköpsorder kan skickas.
- En godkänd order, vars fakturakanal är Skickas icke, kan inte återställas till statusen Under behandling.
Skickad
- En skickad inköpsorder kan ändras till faktura.
- En skickad inköpsorder kan skickas igen.
Makulerad
- Inköpsordern är felaktigt gjord och därför markerad som makulerad.
- En makulerad inköpsorder har ingen bokföringsnotering.
- Inköpsordern kan ses i programmet och en ny inköpsorder eller faktura kan göras genom att kopiera den.
- Den tas med i verifikationssökningar och rapporter endast om användaren vill se makulerade händelser.
Fakturerad
- Inköpsordern är kopierad till faktura.
- Den har ingen bokföring och kan inte ändras.