I Procountor har statusar för fakturor och andra verifikat stor betydelse. De påverkar hur verifikat kan redigeras och hur de visas i rapporter och periodiska skattedeklarationer. Denna guide beskriver statusarna för rese- och kostnadsfakturor.
Statusar för rese- och kostnadsfakturor
Beskrivningar av statusar
Icke sparad
- Verifikatet är icke sparad tills den sparas för första gången.
Mottagen
- Genom att trycka på knappen Markera som klar ändras rese- eller kostnadsfakturan till statusen Mottagen.
- Vid tryck på knappen öppnas ett fönster Bekräfta att fakturan ska skickas på cirkulation, där man väljer om fakturan ska skickas vidare i cirkulation eller inte (alternativen Ja eller Avbryt).
- Statusen Mottagen motsvarar statusen Under behandling för en egenhändigt skapad faktura. Fakturan måste godkännas separat (via Granskning-knappen i Sökning av verifikat-vyn) eller skickas direkt till betalning.
- En faktura med statusen Mottagen tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla transaktioner (även icke-affärstransaktioner) väljs.
Under behandling
- Ett verifikat med statusen Under behandling kan kompletteras och ändras.
- Fakturan kan också makuleras.
- Vid redigering av verifikatet tas manuellt gjorda bokföringsanteckningar bort och uppdateras enligt verifikatets standardinställningar.
- En faktura med statusen Under behandling tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla transaktioner (även icke-affärstransaktioner) väljs.
Sakgranskad
- Företaget kan komma överens om att fakturor ska sakgranskas innan de godkänns och betalas.
- Läs mer om godkännandecirkulation här.
- En sakgranskad faktura jämställs med en faktura med statusen Under behandling och tas inte med i rapportering enligt bokföringslagen eller i momsdeklarationen.
- Den beaktas i rapportering där alla transaktioner väljs.
Belagd med betalningsförbud
- När en faktura tills vidare inte betalas på grund av reklamation eller annan orsak kan den markeras med betalningsförbud.
- Fakturan beaktas dock i rapportering enligt bokföringslagen.
- För att häva betalningsförbudet måste fakturan först återställas till statusen Godkänd (Gå till > Granskning > Godkänn).
- Därefter återställs fakturan till statusen Under behandling (Gå till > Faktura > Redigera > Återställ till statusen Under behandling).
- Om fakturan därefter behöver makuleras kan detta göras via knappen Undantag > Makulera.
Makulerad
- Fakturan har skapats felaktigt och har därför markerats som Makulerad.
- Fakturan har ingen bokföringsanteckning.
- Fakturan kan ses i programmet och en ny faktura kan skapas genom att kopiera den.
- Den tas med i sökning av verifikat och rapportering endast om användaren vill se Makulerade fakturor.
Godkänd
- Företaget kan komma överens om att fakturor måste godkännas innan de betalas.
- Om fakturan behöver redigeras eller Makuleras efter godkännande kan den återställas från statusen Godkänd till Under behandling via Granskning-knappen i Sökning av verifikat-vyn.
Betalad
- Fakturan har betalats framgångsrikt och betalningen syns på kontoutdraget som mottagits i Procountor. Kontoutdragets information ändrar automatiskt fakturans status.
Betalad utanför Procountor
- Fakturan har markerats som betald av användaren.
- Markeringen görs när fakturan har betalats utanför Procountors betalningsfunktion, till exempel med annan banktjänst, betalkort eller kontanter.
- Statusen används också när debet- och kreditfakturor kvittas eller när en faktura kvittas mot en försäljningsfaktura.
- Statusen Betalad utanför Procountor används också när betalningen på kontoutdraget inte matchar/ändrar fakturans status till Betalad.
- Detta kan bero på exempelvis felaktig referens vid betalning.
Betalning kö till bank
- En person med betalningsrätt kan automatiskt överföra fakturan för betalning i Procountor.
- Betalning kan göras för fakturor med status Under behandling, Mottagen, Sakgranskad, Godkänd eller Delvis betald.
- Företagets godkännandecirkulation påverkar fakturans betalning.
- Verifikatet väntar på överföring till banken tills betalningsdagen.
Överförd till bank
- Fakturan som är under betalning har automatiskt överförts till banken för betalning på fakturans betalningsdag.
- Statusen ändras automatiskt till Betalad när betalningsdagens kontoutdrag mottas i Procountor och kontoutdragshändelsen matchar fakturan.
- Om ett fel upptäcks i betalningen i banken (t.ex. otillräckliga medel) eller en ändring görs (t.ex. mottagarens konto ändras i banken) ändras inte statusen, och fakturan förblir i statusen Överförd till bank.
- Om fakturan behöver skickas till betalning igen måste den återställas till statusen Godkänd.
- Om fakturan har betalats och betalningen syns på kontoutdraget kan fakturan manuellt allokeras som betalad via Allokering till kontoutdrag.
- Se här för mer information om hur man hanterar statusarna Betalning kö till bank eller Överförd till bank.
Delvis betald
- En betalning som är mindre eller större än fakturans belopp har allokerats mot fakturan från kontoutdraget eller manuellt. Detta ändrar fakturans status till Delvis betald.
- Fakturan är fortfarande öppen och kan allokeras mot betalningstransaktioner.
- När fakturan är helt betald ändras statusen till Betalad eller Betalad utanför Procountor.