Inställningarna för godkännandecirkulation finns i programmet under Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation. I vyn definieras hur inköpsfakturor godkänns och i vilken ordning godkännandet sker.
Godkännandecirkulation för fakturor är en funktion som möjliggör enkel cirkulation av inköps-, rese- och kostnadsfakturor från en granskare till nästa och vidare till godkännare.
Godkännandecirkulation av inköpsfakturor
- Med denna inställning aktiveras godkännandecirkulation för inköpsfakturor. Som standard är godkännandecirkulation inte aktiverad. Om cirkulationen inte är aktiverad visas inte relaterade funktioner och fält på fakturorna.
- Även om godkännandecirkulation inte är aktiverad kan fakturor fortfarande granskas och godkännas, men de styrs inte specifikt till de personer som är angivna i cirkulationen.
Godkännandecirkulation för rese- och kostnadsfakturor
Med denna inställning aktiveras godkännandecirkulation för rese- och kostnadsfakturor. Som standard är godkännandecirkulation inte aktiverad.
Även om godkännandecirkulation inte är aktiverad kan fakturor fortfarande granskas och godkännas, men de styrs inte specifikt till de personer som är angivna i cirkulationen.
Intervall för e-postpåminnelser
Med detta val kan du bestämma om en påminnelse om en faktura som ska godkännas ska skickas flera gånger om fakturan inte har granskats.
- Påminnelse endast en gång:
- Procountor skickar ett e-postmeddelande med en påminnelse om fakturan som ska granskas/godkännas när fakturan anländer till programmet och skickas automatiskt i cirkulation, skickas manuellt i cirkulation eller skickas till nästa granskare/godkännare i turordningen.
- Inga separata påminnelsemeddelanden skickas.
- Meddelanden och påminnelser en gång om dagen:
- Procountor skickar ett e-postmeddelande med en påminnelse som sammanställer nya fakturor i godkännandecirkulationen samt gamla ogranskade/ogodkända fakturor en gång om dagen kl. 12:00 i ett e-postmeddelande per användare.
- Inga separata påminnelsemeddelanden skickas per faktura.
- Meddelande en gång och påminnelser varannan dag:
- Procountor skickar ett e-postmeddelande med en påminnelse om fakturan som ska granskas/godkännas när fakturan skickas i cirkulation eller till nästa granskare/godkännare i turordningen. Dessutom skickas en påminnelse om ogranskade/ogodkända fakturor till användarna varannan dag kl. 12:00.
- Inga separata påminnelsemeddelanden skickas per faktura.
- Meddelande en gång och påminnelser var tredje dag:
- Procountor skickar ett e-postmeddelande med en påminnelse om fakturan som ska granskas/godkännas när fakturan anländer till programmet och skickas automatiskt i cirkulation, skickas manuellt i cirkulation eller skickas till nästa granskare/godkännare i turordningen.
- Dessutom skickas en påminnelse om ogranskade/ogodkända fakturor till användarna var tredje dag kl. 12:00.
- Tidpunkten för meddelandet beräknas från det ögonblick då funktionen aktiveras.
- Meddelande en gång och påminnelser en gång i veckan:
- Procountor skickar ett e-postmeddelande med en påminnelse om fakturan som ska granskas/godkännas när fakturan anländer till programmet och skickas automatiskt i cirkulation, skickas manuellt i cirkulation eller skickas till nästa granskare/godkännare i turordningen.
- Dessutom skickas en påminnelse om ogranskade/ogodkända fakturor till användarna en gång i veckan kl. 12:00.
- Tidpunkten för meddelandet beräknas från det ögonblick då funktionen aktiveras.
OBS! Ändringar påverkar alla användare i miljön som har valt att ta emot e-postmeddelanden relaterade till granskning eller godkännande.
Tvinga e-postpåminnelser till användare som ingår i fakturans godkännandecirkulation
- Om detta val är aktiverat får användare som inte har valt alternativet “Skicka e-postmeddelanden till mig om aviseringar om händelser, som t.ex. fakturor som väntar på sakgranskning” i sina egna uppgifter och inställningar tvingade e-postmeddelanden om fakturor som ska granskas och godkännas.
Ordning för godkännandecirkulation och betalning
- Med dessa inställningar bestäms om granskning och godkännande måste ske i ordning.
- Om inställningen “Ska sakgranskningen och godkännandet ske i ordningföljd” är aktiverad, skickas en avisering om fakturan som väntar på granskning till den första granskaren när fakturan skickas i cirkulation, och efter att denne har granskat fakturan skickas en avisering till nästa granskare och så vidare. Fakturans status ändras till Sakgranskad först när fakturan har granskats av alla angivna granskare. Samma gäller för godkännande, dvs. om två godkännare är angivna för fakturan ändras fakturans status till Godkänd först när den har godkänts av båda godkännarna.
- Om en person som inte är nästa granskare eller godkännare granskar eller godkänner fakturan, varnar programmet användaren om detta. Om personen ändå granskar fakturan ändras fakturans status till Sakgranskad, även om alla angivna granskare inte har granskat fakturan.
- Om inställningen “Ska sakgranskningen och godkännandet ske i ordningföljd” inte är aktiverad, skickas en avisering till alla granskare när fakturan skickas i cirkulation, och det spelar ingen roll i vilken ordning de granskar fakturan. Fakturans status ändras till Sakgranskad först när fakturan har granskats av alla angivna granskare. Samma gäller för godkännande, dvs. om två godkännare är angivna för fakturan ändras fakturans status till Godkänd först när den har godkänts av båda godkännarna.
- Inställningen påverkar också fakturans synlighet i widgeten Fakturor att granska på programmets startsida.
- Med inställningen Tillåt betalning först när fakturan är godkänd kan betalning av fakturan förhindras innan den är godkänd. Som standard är inställningen inte aktiverad.
- Valet Förhindra ändring av betalningsmottagarens uppgifter i betalningsvyn förhindrar ändring av betalningsmottagaren vid betalning i betalningsvyn.
Ersättare i fakturacirkulering
- När denna inställning är aktiverad kan användare definiera ersättare för att granska och/eller godkänna fakturor i vyn Egna uppgifter och inställningar.
- Om inställningen inte är aktiverad kan ersättaren endast definieras i avsnittet Ersättare i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.
- Mer information om att definiera ersättare finns i artikeln Ersättare för godkännandecirkulation.
Kommunikation
- Med inställningen Tillåt fakturaspecifik diskussion aktiveras fakturaspecifik diskussion, vilket möjliggör diskussion mellan exempelvis bokföraren och användarna. När fakturaspecifik diskussion är aktiverad visas den på alla vyer relaterade till fakturan (som Faktura-, Bokförings- och Dimensionsvyer). Fakturaspecifik diskussion visas för alla användare som har minst visningsrättigheter för den aktuella fakturan.
- Med inställningen Tillåt utökad taggning i fakturaspecifik diskussion kan alla användare som har rättigheter för granskning och godkännande i miljön märkas. Som standard kan endast användare som visas på fakturan märkas i fakturaspecifik diskussion. Diskussionen på fakturan är synlig för alla som har visningsrättigheter för den aktuella fakturan.
Avancerade inställningar
- Inställningen möjliggör att inköpsorder kan allokeras till inköpsfakturor. När inställningen är aktiverad, visas sektionen Inköpsorder allokerade till fakturan i vyn Granskning av faktura, där man kan välja de inköpsorder som ska allokeras till fakturan.
Maximiantal sakgranskare
- Inställningen definierar hur många sakgranskare som maximalt kan definieras i godkännandecirkulationen.
- Maxantalet sakgranskare kan påverkas av Procountor-produktversionsbegränsningar.
Maximiantal godkännare
- Inställningen definierar hur många godkännare som maximalt kan definieras i godkännandecirkulationen.
- Maxantalet godkännare kan påverkas av Procountor-produktversionsbegränsningar.
Lista över sakgranskare
- I menyn kan man välja den sakgranskarlista som ska användas som standard, om listor har skapats i vyn som finns bakom knappen Sakgranskarlistor.
- När en specifik sakgranskarlista väljs, kommer personerna som är satta på listan automatiskt att väljas i menyerna Fakturans sakgranskare och Fakturans godkännare.
- Godkännandecirkulationen enligt den sakgranskarlista som valts i användarinställningarna används som standard för alla inköps-, rese- och kostnadsfakturor, om inte en specifik godkännandecirkulation har definierats för leverantörs- eller personregistret för affärspartner.
- Om ändringar görs i sakgranskarlistan och listan är sparad för en affärspartner i leverantörs- eller personregistret, uppdateras inte ändringarna i affärspartnerns uppgifter. Då bör en helt ny lista skapas och denna lista väljas för affärspartnerna.
Fakturans sakgranskare och Fakturans godkännare
- Om ingen lista väljs i menyn Lista över sakgranskare, kan sakgranskare och godkännare definieras separat för den godkännandecirkulation som ska användas som standard.
- Sakgranskare och godkännare kan definieras så många som är angivet som antal i fälten Maximiantal sakgranskare och Maximiantal godkännare.
- Godkännandecirkulationen som sparats i Inställningarna används som standard för alla inköps-, rese- och kostnadsfakturor, om inte en specifik godkännandecirkulation har definierats för leverantörs- eller personregistret för affärspartner.
Ersättare
I sektionen Ersättare visas aktuella uppgifter om Ersättarna i godkännandecirkulationen. Dessutom är det möjligt att redigera och avsluta vikariat samt granska redan avslutade Ersättarna i sektionen.
- Med knappen Ange ny Ersättare kan en ny Ersättare definieras för en önskad användare. Mer information om att sätta ersättare finns i artikeln Ersättare för godkännandecirkulation.
- Med knappen Redigera ersättare kan ersättare på listan redigeras. Ersättaren som ska redigeras måste först aktiveras genom att klicka på ersättareraden. Därefter aktiveras knappen och genom att klicka på den kan det valda ersättare redigeras.
- Med knappen Ta bort ersättare kan Ersättaren på listan avslutas. Ersättaren som ska avslutas måste först aktiveras genom att klicka på ersättareraden. Därefter aktiveras knappen och genom att klicka på den kan det valda ersättaren avslutas. Procountor ber om bekräftelse för att avsluta ersättaren.
- Knappen Historik över ersättare öppnar en ny vy där man kan granska redan avslutade ersättare. I vyn är det möjligt att söka avslutade ersättare och begränsa sökningen med användarnamn, datumintervall eller tidsperiod.
Tilläggsfunktioner
Maxantalet sakgranskare och godkännare påverkas av Procountor-produktversionsbegränsningar.
Om du behöver fler sakgranskare och godkännare, kan du aktivera tilläggsfunktionen Utökad cirkulation. Utökad cirkulation möjliggör att lägga till 9 sakgranskare och 9 godkännare till fakturan. Funktionen ingår i produktpaketen Financials Premium och Unlimited.
Läs mer om tilläggsfunktionen Utökad cirkulation här.