Innan du skapar rese- och kostnadsfakturor är det bra att kontrollera att följande inställningar är i ordning, så att det är möjligt att skapa fakturor
Inställningar
I Procountors Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget> Inställningar) bör två olika punkter beaktas för att skapa rese- och kostnadsfakturor.
- Det är bra att välja alternativet Produkter som ska användas på rese-/kostnadsfakturor eftersom det är möjligt att definiera egna standardkonton och andra inställningar för produkterna i rese-/kostnadsfakturor. När endast fördefinierade produkter kan användas i rese-/kostnadsfakturor, kan rapportören använda endast automatiserade produkter, från vilka information överförs till Procountors rapporter och bokföring. På så sätt är det möjligt att automatisera skapandet och hanteringen av rese-/kostnadsfakturor.
- Med alternativet Användning av reseräknare aktiveras användningen av reseräknaren när knappen Skapa ny faktura trycks vid skapandet av en rese-/kostnadsfaktura. Med hjälp av reseräknaren kan mängden inhemsk dagtraktamenten baserat på restid beräknas automatiskt och dessutom ges annan information om rese-/kostnadsfakturor och dess ersättningsbelopp.
Rättigheter och inställningar
Det är möjligt att skapa rese- och kostnadsfakturor för sig själv eller för en annan person. För att det ska vara möjligt för en person att skapa rese- och kostnadsfakturor, måste personen först läggas till i Procountors personregister. Om en person skapar rapporter för sig själv, måste personen ha rättigheter till Procountor-miljön och användarnamnet måste vara kopplat till personuppgifterna i personregistret.
- Att skapa rese- och kostnadsfakturor kräver att obligatoriska identifieringsuppgifter (finsk personbeteckning, namn och kontonummer) har angetts i personregistret. Personuppgifterna i registret hanteras av en person i företaget som har fullständiga rättigheter till personregistret i Procountor. Mer detaljerade instruktioner om identifieringsuppgifter finns här.
- Om personbeteckningen saknas, till exempel för utländska personer, kan ett tillfälligt nummer användas, som har formen ‘ddmmåå-UUUU’.
- Om en person endast skapar rese- och kostnadsfakturor för sig själv, kan användarrollen Personal tilldelas. En användare med rollen Personal kan skapa rese- och kostnadsfakturor för sig själv och granska löneberäkningar skapade via Procountor.
- Om användaren har fler rättigheter, kan rapporter vid behov också skapas för andra personer.
- Det är bra att länka användarnamnet till personuppgifterna i registret, så att det är möjligt att skapa egna rapporter. I programmet under Register > Personregister är det möjligt att koppla ett befintligt användarnamn till personuppgifterna genom att aktivera personuppgifterna och trycka på knappen Länka till en användare. Efter länkningen bör det länkade användarnamnet visas i kolumnen Användarnamn.
Egna uppgifter och inställningar
Om en person skapar rese- och kostnadsfakturor för sig själv, bör personen kontrollera vyn Egna uppgifter och inställningar i programmet.
- Kontrollera att personbeteckningen är korrekt angivet i vyn. Med hjälp av personbeteckningen kopplas användarnamnet och personen i personregistret till varandra.
- Språket som är angivet i Egna uppgifter och inställningar (språket som Procountors knappar och texter visas på) bestämmer språket för rubrikuppgifter på rapporten (adress, datum, radiuppgifternas rubriker etc.), men språket för kostnaderna på fakturan (de kostnadsprodukter som används på fakturan) bestäms enligt valet i personregistret. Vid behov ombeds systemadministratören eller en annan motsvarande användare att ändra språket som är angivet i personregistret.