Med hjälp av funktionen kan referensbetalningar allokeras till försäljningsfakturor i Procountor, göra korrigeringar, ta bort befintliga allokeringar och markera referensbetalningar som allokerade någon annanstans. Funktionen för omallokering av referensbetalningar finns i programmet under Betalningar > Kontoutdrag och referensbetalningar > omallokering av referensbetalningar.
- Genom att klicka på knappen för Omallokering av referensbetalningar öppnas vyn för omallokering av referensbetalningar, om det finns referensbetalningar på den valda raden. Om det inte har kommit in något referensbetalningsmaterial till Procountor, meddelar programmet om att referensbetalningar saknas.
Vid allokering av referensbetalningar (både automatisk och manuell) är det viktigt att övervaka att saldona för försäljningsreskontran och konto 1700 (Kundfordringar) förblir desamma. Fakturor försvinner från försäljningsreskontran när en betalning har registrerats på dem, det vill säga när de är i status Betalad eller Betalad utanför Procountor.
En betalning är allokerad till en faktura när det finns en OK-markering i kolumnen allokerad i vyn för omallokering av referensbetalningar. Genom att klicka på denna markering kan man gå till den allokerade fakturan.
Allokering av referensbetalning till försäljningsfaktura
Den automatiska allokeringen av referensbetalningar fungerar så att när referensmaterialet anländer till Procountor, söks den äldsta öppna fakturan (faktura i status Godkänd, Överförd till banken, Betalning kö till bank, Delvis betald) som har samma referensnummer som materialet. Referensbetalningar kan allokeras till en försäljningsfaktura så länge fakturan är öppen (det vill säga inte i status Betalad eller Betalad utanför Procountor) och referensbetalningen har samma referens som försäljningsfakturan.
- Referensbetalningar allokeras inte till försäljningsfakturor i status Under behandling.
- Omallokering av referensbetalning är möjlig endast om den försäljningsfaktura som ska allokeras är öppen (det vill säga inte i status Betalad eller Betalad utanför Procountor).
Omallokering av referensbetalning
- Om en referensbetalning inte automatiskt har allokerats till en försäljningsfaktura, det vill säga om kolumnen Allokerad är tom, skrivs referensnumret för den försäljningsfaktura som ska allokeras in i fältet Rätt referens i kolumnen och klicka på knappen Spara i den övre raden. Därefter söker programmet efter rätt försäljningsfaktura med samma referens. Om en försäljningsfaktura med den angivna referensen hittas, ändras fakturans status till Betalad.
- Om en referensbetalning har allokerats till fel försäljningsfaktura, skriv in rätt referensnummer i kolumnen Rätt referens och klicka sedan på knappen Spara i den övre raden.
- Om en försäljningsfaktura skapas först efter att referensbetalningen har anlänt, ska fakturan sättas i status Godkänd. Därefter kan funktionen Rätt referens användas för att koppla referensbetalningen till fakturan. I fältet under kolumnen Rätt referens kan du först ange en felaktig referens (t.ex. 12345) och klicka på knappen Spara i den övre raden. Därefter kan du ange fakturans rätta referens och klicka på knappen Spara igen så allokeras betalningen till fakturan.
- Om en överbetalning har gjorts på en faktura (det vill säga om det ursprungliga fakturabeloppet är mindre än referensbetalningsbeloppet), sätts fakturan i status Delvis betald och ett negativt belopp motsvarande den överstigande delen förblir öppet.
- Överbetalningen bör kvittas enligt vad som beskrivs i Specialsituationer för försäljningsfakturor, det vill säga balansera det betalda beloppet genom att lägga till en ny betalningstransaktion som korrigerar överbetalningen.
- När summan av fakturans betalningstransaktioner är densamma som fakturans ursprungliga belopp, sätts fakturan i status Betalad, vilket innebär att inga ytterligare betalningar allokeras till den. Därefter kan det överstigande beloppet kvittas mot en annan försäljningsfaktura genom att lägga till en Betalad utanför Procountor-markering motsvarande det överstigande beloppet.
- Ett annat alternativ är att återbetala den överstigande delen till kunden, vilket innebär att inga ändringar behöver göras på andra fakturor.
Korrigering av referensbetalning
När en referensbetalning allokeras till en försäljningsfaktura och betalningen är mindre eller större än den ursprungliga försäljningsfakturan, visas skillnadsbeloppet i kolumnen Betalningsdifferens. I detta fall, om skillnaden är liten, kan kolumnen Rättelse användas för att korrigera skillnaden i bokföringen.
-
Om en överbetalning har gjorts på en referensbetalning, skriv in ett positivt belopp motsvarande betalningsdifferensen i fältet Rättelse.
- När knappen Spara klickas, skapas en bokföringspost på konto 3000 (Försäljning) motsvarande den angivna korrigeringen. Samtidigt skapas en transaktionsrad i vyn Specialsituationer för försäljningsfakturor, där Betalningsdatum är referensbetalningens datum, Betalningssätt ärRättelse, Betalt belopp är betalningsdifferensens belopp och Transaktionskod är Rättelse av referensbetalning. Om fakturans öppna belopp är 0 euro, ändras fakturans status till Betalad utanför Procountor.
-
Om en underbetalning har gjorts på en referensbetalning jämfört med den ursprungliga fakturan, skriv in ett negativt belopp motsvarande betalningsdifferensen i fältet Korrigering.
- När knappen Spara klickas, skapas en bokföringspost på konto 3000 (Försäljning) motsvarande den angivna korrigeringen. Samtidigt skapas en transaktionsrad i vyn Specialsituationer för försäljningsfakturor, där Betalningsdatum är referensbetalningens datum, Betalningssätt är Korrigering, Betalt belopp är betalningsdifferensens belopp och Verifikationsbeskrivning är Korrigering av referensbetalning. Om fakturans öppna belopp är 0 euro, ändras fakturans status till Betalad utanför Procountor.
- En sådan situation kan uppstå till exempel när fakturan har betalats med avdrag för kontantrabatt.
Ta bort allokering
I en situation där en referensbetalning har allokerats till fel försäljningsfaktura, kan allokeringen tas bort med knappen Ta bort allokering.
- Aktivera referensbetalningen vars allokering ska tas bort och klicka på knappen Ta bort allokering i vyn för Omallokering av referensbetalningar.
- I den öppnade vyn Betalningstransaktioner kan betalningstransaktioner och/eller allokeringsmarkeringar tas bort:
- Om du vill ta bort både betalningstransaktionen och allokeringsmarkeringen, markera endast den aktuella referensbetalningen (eller flera betalningstransaktioner allokerade till samma faktura) i vyn Betalningstransaktioner.
- Om du istället vill ta bort endast allokeringsmarkeringen (OK-markeringen i kolumnen allokerad), men inte betalningstransaktionen, markera rutan Avlägsna endast allokering från referensbetalningen (xx.xx.xxxx) med betalningen (xx,xx).
- Om rutan är markerad vid Avlägsna endast allokering från referensbetalningen (xx.xx.xxxx) med betalningen (xx,xx), meddelar programmet att endast allokeringsmarkeringen tas bort med denna funktion.
Borttagning av allokeringar och betalningstransaktioner för referensbetalningar är endast möjligt för öppna räkenskapsperioder.
Allokera utanför Procountor-markering
Om det av någon anledning inte finns en försäljningsfaktura motsvarande referensbetalningen i Procountor, kan referensbetalningen markeras som allokerad utanför Procountor.
- Den valda referensbetalningen får en allokeringsmarkering i kolumnen allokerad genom att klicka på knappen Allokera utanför Procountor.
- Därefter kan referensbetalningen korrigeras till exempel med hjälp av ett memorialverifikat.
- När du använder knappen Allokera utanför Procountor, bör du notera att markeringen Allokera utanför Procountor inte skapar några egentliga bokföringsnoteringar ännu.
- Om du vill ta bort markeringen Allokera utanför Procountor, kan du avbryta funktionen genom att trycka på knappen Ångra allokering utanför Procountor.
- Knappen Ångra allokering utanför Procountor visas endast i de situationer där en referensbetalningsrad aktiveras som har markeringen Allokera utanför Procountor.