Det finns ingen gemensam fakturamall för fakturor och det är därför det finns lika många olika fakturamallar som det finns fakturor. Skanningstjänsten skannar fakturorna genom att använda optisk tolkning som har programmerats för att känna igen vissa likheter i fakturaelementen. På grund av optisk tolkning kan det förekomma vissa fel i skanningen och det är därför som betalaren av fakturorna måste kontrollera alla fakturor innan de betalas.
- Fakturor ska sakgranskas genom att jämföra den skannade bilden av originalfakturan och den fakturainformation som har överförts till Procountor.
- Kontrollera att bankkontonumret samt betalningssättet är korrekt innan du betalar.
- Den som betalar fakturan ansvarar för att kontrollera innehållet i fakturan.
Layout av fakturan som skickas till skanning
Layouten på fakturan måste vara tydlig och alla fält och siffror måste vara i läsbart format. Även om fakturalayouten är läsbar kan det vara så att skanningen inte kan läsa informationen korrekt. Det betyder att skanningens noggrannhet inte är 100 %.
- Produktrader ska placeras på en rad per produkt så att priset på produkten är den sista informationen i den raden.
- Fakturamallen ska vara regelbunden.
- Raderna kan inte läsas om en del av raderna är till exempel i en tabell och en del i separata rader.
- Leverantörens information bör presenteras tydligt.
- Särskilt organisationsnummer och bankkontonummer ska visas i det officiella formatet. Organisationsnumret används primärt för att allokera fakturan till leverantörsregistret. Bankkontonumret är den sekundära allokeringsmetoden.
- Momsinformation skannas från radinformationen. Om det inte finns momsuppgifter i raderna överförs raduppgifterna utan momsuppgifter till Procountor.
- Procountor kommer att kontrollera om det finns en standard momsprocent bakom leverantören och om det inte finns någon standard eller om fakturan inte är kopplad till leverantören, kommer 25% användas.
- Skanningstjänsten kan inte läsa rabattprocent eller betalningskriterier. Det är därför alla fakturor ska verifieras innan betalning.
- Förfallodatum ska tydligt framgå av fakturamallen..
- Valutan ska visas med tre bokstäver (EUR, USD etc.) som ska skannas.
- € kan också läsas från fakturan men till exempel $ kan inte läsas.
Utländska fakturor som kommer från skanningen till Procountor
- För utländska fakturor allokerar Procountor endast på IBAN-kontonummret.
- IBAN-numret ska alltid tydligt stå angivet i dess officiella format.
- Om det inte går att få IBAN bankkontonummer från fakturan kommer fakturan inte att allokeras till rätt leverantör. Detta innebär att Procountors automatiska funktioner som är inställda bakom leverantörsinformationen inte kommer att överföras till fakturan. Även rapporteringen är inte lika bra som i de allokerade fakturorna, allokera fakturan manuellt till rätt leverantör.
- Valutan ska visas med tre bokstäver (EUR, USD etc.) som ska skannas.
- € kan också läsas från fakturan men till exempel $ kan inte läsas.
Fakturor som inte kan skannas
Om utländska fakturor inte kan tolkas i skanningsprocessen rekommenderas att fylla i fakturauppgifterna manuellt till Procountor.
- Leverantörsinformationen kan fyllas i i affärspartnerregistret från fakturan för att atomisera nästa faktura som ska skapas för samma leverantör.
- Standardinformationen är leverantörens kontaktuppgifter, bankkontonummer, produkter som faktureras ofta, förvalda konton, förvalda dimensioner.
- De produkter som används frekvent kan ställas in i produktregistret så att produktinformationen överförs automatiskt när produkter används.
- Genom att lägga in fakturan manuellt till Procountor kan användaren undvika skanningsprocessen som inte ger en korrekt faktura till Procountor. Detta kommer att spara tid och pengar, särskilt när produkterna och leverantörerna är inställda på registret.