I den här artikeln går vi igenom hur en nätfaktura går från fakturautställaren till kunden som en nätfaktura. I slutet av artikeln beskrivs fel vid sändning av nätfakturor och deras vanligaste orsaker.Via Procountor kan man skicka och ta emot nätfakturor. När ett företag vill skicka och ta emot nätfakturor finns det två alternativ:
1. Företaget beställer nätfakturaadresser från Apix Messaging Oy via Procountor.
2. Företaget avtalar med sin egen bank om att sändning och mottagning av nätfakturor sker via Procountor.
Dessa två alternativ kan också användas parallellt, det vill säga det ena alternativet utesluter inte det andra; företaget kan mycket väl ha båda alternativen beroende på företagets behov, men det är inte nödvändigt att ha båda.
Fakturorna läses in i programmet med de uppgifter som avsändaren har angett. Det är Procountor-användarens ansvar att kontrollera fakturans innehåll innan betalning.
Sändning av nätfakturor
Innan nätfakturor skickas måste avsändarens nätfakturaadresser öppnas (Apix eller bank) och fyllas i Procountors avsnitt för nätfaktura- och skanningsadresser. Därefter måste mottagarens nätfakturaadresser fyllas i kundregistret så att de automatiskt visas på varje faktura till kunden. Läs noggrannare instruktioner om hur du fyller i uppgifterna för nätfaktura- och skanningsadresser här.
För att fakturorna ska kunna skickas framgångsrikt måste vissa obligatoriska uppgifter anges på fakturorna. De obligatoriska uppgifterna finns i handboksartikeln Obligatoriska uppgifter på nätfakturan (Finvoice 3.0).
1. Efter att försäljningsfakturan har skapats skickas nätfakturan från fakturautställarens program efter att ha tryckt på Skicka-knappen.
- Om fakturadatumet är långt fram i tiden väntar fakturan i Procountors sändningslista tills det är tre dagar kvar till fakturadatumet. I detta fall skickas fakturan från sändningslistan tre dagar före fakturadatumet.
2. Fakturan anländer till fakturautställarens nätfakturaoperatör, där operatören kontrollerar fakturans sändningsuppgifter.
- Om fakturan inte fastnar i fakturautställarens operatörs kontroller, skickas fakturan vidare till kundens nätfakturaoperatör.
- Kundens nätfakturaadress är den som avsändaren har angett på fakturan.
3. Kundens nätfakturaoperatör kontrollerar fakturans sändningsuppgifter och söker rätt adress dit fakturan ska skickas.
- Om rätt adress hittas och fakturan inte fastnar i kundens operatörs kontroller, skickas fakturan vidare till kundens ekonomisystem.
4. Fakturan läses in i kundens ekonomisystem.
Varför misslyckas sändningen av en nätfaktura?
En nätfaktura kan fastna i sändningsfasen på grund av till exempel ett felaktigt operatörs-ID eller nätfakturaadress.
De två vanligaste felen vid sändning av nätfakturor
1. När nätfakturan överförs från det sändande programmet (Procountor) till avsändarens nätfakturaoperatör, kontrollerar operatören avsändarens nätfakturaadress. Om adressen är felaktig, skickas ett felmeddelande till det sändande systemet.
2. Om avsändaren har en korrekt nätfakturaadress, skickas nätfakturan från avsändarens operatör till mottagarens operatör. Mottagaroperatören kontrollerar om det finns en mottagare med den angivna nätfakturaadressen. Om operatören inte hittar en mottagare med den angivna nätfakturaadressen, skickas ett felmeddelande till det sändande programmet.
- Om nätfakturan inte kan levereras till mottagaren, skickar nätfakturaoperatörerna ett felmeddelande till det sändande programmet, som vidarebefordrar felorsaken och korrigeringsanvisningarna till fakturautställaren.
- Procountor tar emot nätfakturafel och hanterar dem manuellt. Därefter meddelas fakturautställaren via e-post om nätfakturafelet (om inget annat anges).
- I e-postmeddelandet anges vilka fakturor som inte kunde skickas och korrigeringsanvisningar.
- Nätfakturan ska korrigeras enligt anvisningarna i e-postmeddelandet och skickas om efter korrigeringen.
Vanligaste orsakerna till nätfakturafel och korrigeringsanvisningar
Mottagaren hittades inte
- Om mottagaren inte hittas med den nätfakturaadress som används på fakturan, har nätfakturan skickats till den nätfakturaoperatör som används på fakturan. Därefter kontrollerar mottagaroperatören i sitt register om det finns en mottagare med den angivna nätfakturaadressen. Om mottagaren inte hittas, skickas ett felmeddelande till avsändaroperatören och vidare till det sändande programmet.
- Det sändande programmet hanterar felmeddelandet och vidarebefordrar det till fakturautställaren.
Nätfakturafelet ska korrigeras i Procountor på följande sätt:
1. Kontrollera den korrekta nätfakturaadressen och nätfakturaoperatören med kunden.
2. Korrigera vid behov de bekräftade adresserna i kundens uppgifter i Procountor under Register > Affärspartnerregister, så att sändningsfelet inte upprepas i framtiden.
- Om du använder nätfakturaadressregistret för att söka kundens nätfakturaadress, observera att nätfakturaregistret inte alltid är helt uppdaterat, eftersom varje operatör ansvarar för att lägga till, uppdatera och ta bort sina kunders uppgifter.
3. Vid fel returneras fakturorna av Procountor till statusen Ej skickad, så att de kan redigeras.
4.Återställ fakturan till statusen Under behandling i fakturavyn genom att klicka på Redigera > Återställ till statusen Under behandling. Redigera fakturans nätfakturaadresser till korrekta.
5. Efter redigeringen, skicka fakturan igen.
- Vid behov, byt fakturakanal om du vill skicka fakturan via en annan fakturakanal.
Avtal om nätfakturasändning saknas
- Vid sändning av nätfakturan kontrollerar den sändande operatören (banken) om det finns ett avtal om nätfakturasändning med den nätfakturaadress som avsändaren har angett.
- Om operatören konstaterar att det inte finns någon nätfakturaadress som motsvarar den sändningsadress som används, skickar operatören ett felmeddelande till Procountor.
- Meddelandet hanteras av Procountor och felmeddelandet skickas till fakturautställaren.
Nätfakturafelet ska korrigeras i Procountor på följande sätt:
1. Kontakta din bank och kontrollera att avtalet om nätfakturasändning fortfarande är giltigt.
2. Om avtalet är giltigt, kontrollera att den nätfakturaadress som används i Procountor under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst är den som anges i avtalet.
- Observera att för Nordea, Danske Bank och OP måste även den webbtjänstkanal som anges i avtalet väljas och denna kanal måste väljas i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst under ws-kundnummer. Mer information om WS-kanaler finns här.
3. Vid fel returneras fakturorna av Procountor till statusen Ej skickad, så att de kan redigeras vid behov.
4. Om det är nödvändigt att redigera till exempel kundens nätfakturaadresser på fakturan, återställ fakturan till statusen Under behandling i fakturavyn genom att klicka på Redigera > Återställ till statusen Under behandling. Gör redigeringarna och spara.
5. Efter nödvändiga redigeringar, skicka fakturan igen.
- Du kan också byta fakturakanal om du vill skicka fakturan via en annan fakturakanal.