I en situation där ett företag tar in extern finansiering (fakturabelåning, factoring, försäljningsfordringar) bör företaget först ingå ett avtal med ett externt finansieringsbolag. Därefter måste det klargöras hur finansieringsbolaget tar emot företagets försäljningsfakturor och hur finansieringsbolaget redovisar försäljningsfordringarna.
På denna instruktionssida går vi igenom processen för extern finansiering ur Procountors perspektiv. Mer detaljerade och tekniska instruktioner finns här.
Processen för extern finansiering
Processen består av fem olika steg.
- Företaget och finansieringsbolaget upprättar ett finansieringsavtal.
- Öppna bankförbindelser och vid behov öppna ett extra bankkonto om finansieringsbolaget kräver det.
- Aktivera extern finansiering och definiera bankkontot i Procountor.
- Överför fakturamaterialet till finansieringsbolaget.
- Redovisning av försäljningsfordringar till företagets konto.
Steg 1. Avtal med finansieringsbolaget
Företag som överväger att använda ett externt finansieringsbolag för att finansiera en del eller alla sina försäljningsfordringar bör först undersöka olika finansieringsbolags erbjudanden. Därefter väljer de en lämplig finansieringspartner och ingår ett avtal med denna partner.
Följande frågor bör klargöras med finansieringsbolaget när Procountor används som ekonomisystem:
- Hur vill finansieringsbolaget ta emot finansierade försäljningsfakturor när Procountor används som ekonomisystem?
- Hur redovisar finansieringsbolaget försäljningsfordringarna till företaget?
- Redovisas endast en viss procentandel av försäljningsfordringarna initialt och resten när fakturan betalas?
- Dras finansieringsbolagets avgift vid redovisningen av försäljningsfakturorna eller med en separat inköpsfaktura?
- Redovisas varje försäljningsfordran separat med en egen referens eller som en klumpsumma?
- Behöver ett extra bankkonto öppnas enbart för finansieringsfakturor?
Steg 2. Öppna bankförbindelser och fyll i Procountor
Öppna nödvändiga bankförbindelser med banken där finansieringsbolaget redovisar försäljningsfordringarna. Fyll i bankförbindelsefullmakten, som är ett avtal mellan företaget och banken om hämtning av kontoutdrag till Procountor. Fyll därefter i bankförbindelserna i Procountors Bankförbindelser-vy.
Steg 3. Aktivera inställningar för extern finansiering i Procountor
I Procountor, gå till Administration > Uppgifter om företaget> Inställningar och aktivera inställningarna för extern finansiering.
När inställningen är aktiverad, fyll i finansieringsavtalet i Procountor under Administration > Uppgifter om företaget > Finansieringsavtal.
Mer detaljerade instruktioner för att aktivera inställningarna finns här.
När inställningarna är aktiverade i Procountor är det bra att överväga om alla fakturor från vissa kunder ska finansieras eller endast vissa fakturor. Om alla fakturor från en viss kund ska finansieras kan finansieringsavtalet väljas som standard för kunden i Affärspartnerregistret. På så sätt kommer finansieringsavtalsinformationen automatiskt att visas på alla kundens fakturor.
- Om endast vissa fakturor ska finansieras kan finansieringsavtalet väljas för varje faktura i Faktura-vyn.
Steg 4. Överför fakturamaterialet till finansieringsbolaget
Vid ingåendet av avtalet med finansieringsbolaget bör det klargöras hur de finansierade försäljningsfakturorna ska överföras till finansieringsbolaget. Fakturamaterialet kan överföras från Procountor som Finvoice-material, via API eller genom manuell leverans av fakturorna.
- Om fakturamaterialet överförs automatiskt till finansieringsbolaget aktiverar godkännandet av försäljningsfakturan i Procountor överföringen av fakturamaterialet till finansieringsbolaget.
- När fakturor skickas till finansieringsbolaget debiteras en separat avgift för försäljningsfaktura som nätfaktura.Vår prislista finns här (på engelska).
- Försäljningsfakturan skickar försäljningsfakturan till kunden.
Steg 5. Redovisning av försäljningsfordringar till företagets konto
Vid ingåendet av avtalet med finansieringsbolaget bör det klargöras hur försäljningsfordringarna redovisas till företagets konto. Eftersom bankförbindelserna är öppnade och kontoutdragen överförs från banken till Procountor kan företaget följa redovisningen av försäljningsfordringarna och slutligen hantera försäljningsfakturorna från öppna fakturor.
OBS! Danske Bank levererar referensbetalningar för finansieringsfakturor som så kallat S-material, vilket för närvarande inte stöds i Procountor. Detta innebär att om finansieringsbolaget är Danske Bank kan referensbetalningar för finansieringsfakturor inte hämtas till Procountor, vilket innebär att finansieringsfakturorna inte automatiskt markeras som betalda.