Det är möjligt att byta från Procountor Ledger-produktversionen till Procountor Solo-produktversionen. Detta innebär att företagaren arbetar på Solo-gränssnittet och bokföraren på Procountor-gränssnittet. Se en mer detaljerad beskrivning av Solos lämplighet och funktioner här.
Om du funderar på att byta produktpaket, kontakta Finagons administration som kan göra bytet av produktpaket på hallinto@procountor.com. Vid första kontakten måste följande ändringar och noteringar göras.
Saker att beakta innan byte av produktpaket
Det finns två alternativ för att skapa en Solo-miljö:
1. En ny Solo-miljö kan skapas av bokföringsbyrån, precis som Ledger- och Financialsproduktversionen, från programmet under Administration > Grunda en ny miljö. Välj produktversionen Procountor Solo.
- Solo-miljön öppnas för testanvändning för både företagaren och bokföraren.
- Den ursprungliga Ledger-miljön förblir bredvid den nya Solo-miljön. När företagaren bestämmer sig för att permanent övergå till Solo-miljön, måste bokföringsbalanserna överföras från den ursprungliga Ledger-miljön till Solo-miljön.
2. Det andra alternativet är att ändra den nuvarande Procountor Ledger-produktversionen till Solo-produktversionen.
- Bytet kan inte ångras efter ändringen.
- Samtidigt övergår den Ledger-miljö som ägs av bokföringsbyrån lagligt till att ägas av företagaren som en Solo-miljö.
Vill du byta produktversionen Ledger till produktversionen Solo?
Ett separat avtal görs med företagaren för Solo-miljön. Innan avtalet ingås byter vi Ledger-versionen till Solo-versionen. Därefter kan företagaren logga in på Solo och ingå avtalet för att använda Solo. Avtalet för Solo kan också göras här.
Om företagaren och bokföraren kommer överens om det, kan bokföraren fylla i Solos beställningsformulär på företagets vägnar.
För att ändra produktversionen från Ledger-miljön till Solo-miljön, gör följande inställningsändringar:
- Bokföringen i Solo görs automatiskt på betalningsbasis. Om du har gjort momsbehandlingen i Ledger-versionen på betalningsbasis, avaktivera betalningsbaserad inställning i Procountor under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för moms.
- I Solo används endast en dimension. Om flera dimensioner har använts i miljön under Procountors vy Administration > Uppgifter om bokföringen> Dimensioner, kommer endast den första dimensionen på listan att vara tillgänglig när du byter till Solo. Detta innebär att andra dimensioner inte visas i rapporterna och inte kan sökas separat i bokföringen. Observera detta vid bytet.
- Som e-faktureringsadresser används operatören Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser i Solo. En ny e-faktureringsadress skapas för företagaren, som visas i Solos gränssnitt. Om Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser har använts i Ledger-miljön, avslutas de automatiskt vid byte av produktpaket. Observera att detta kan orsaka avbrott i faktureringen, så informera kunder och leverantörer om detta.
- Obs! I Solo-produktversionen är det inte möjligt att använda bankens e-faktureringsadresser. Om bankens e-faktureringsadress har använts i miljön, ta bort den från miljön under Administration > Uppgifter om företaget > Adresser för nätfaktura och skanningstjänst innan miljön ändras till Solo. Be också företagaren att informera banken om att de inte längre ska skicka fakturor till Procountor.
- För att kunna skicka de nödvändiga inloggningsuppgifterna för Solo till företagaren, skapa ett användarkonto för företagaren i Procountor med rollen Ledning/Granskare tillfälligt – denna användarroll ändras senare till Solo-företagarens roll. Om företagaren redan har ett användarkonto i Procountor, se till att företagaren har ett telefonnummer sparat i vyn Mina uppgifter och inställningar. Att fylla i telefonnumret är särskilt viktigt för att företagaren ska få de nödvändiga inloggningsuppgifterna för Solo. Det är också bra att kontrollera användarens e-postadress samtidigt.
- Efter paketbytet ändras företagarrollen till Procountor Solo-entreprenör, så att företagaren kan logga in på Solo.
När ändringarna har gjorts, svara på e-postmeddelandet från Finagons administration och bekräfta ändringen av produktversionen. Därefter ändras produktpaketet till Procountor Solo.
Åtgärder efter byte av paket
Efter produktversionsbytet informerar vi kontaktpersonen som begärde bytet om versionsbytet. Därefter kan bokföraren logga in på Procountor normalt, där Procountor vägleder i följande åtgärder:
1. Programmet ber dig att byta inköpsproduktregistret till ett som är lämpligt för Solo. Registret är också synligt för företagaren och används för att klassificera kostnader.
- Tillgängliga register är aktiebolag, privat handlare eller ett befintligt produktregister för Solo-miljön.
- Observera att kontoplanen måste stämma överens med produktregistret för de ovan nämnda företagsformerna.
- Om kontoplanen inte stämmer överens med standardmallarna, kan du ladda ner en produktregistermall från länkarna nedan och anpassa den till din kontoplan. Den färdiga produktregistermallen kan laddas upp till Procountor under Administration > Import av material.
- Gamla produkter i produktregistret sätts som passiva efter valet av produktregister. Produkterna kan dock aktiveras igen via Procountors produktregister, vilket gör dem synliga som valbara kostnadstyper i Solos gränssnitt.
Produktregistermall Aktiebolag
Produktregistermall Privat handlare
2. Efter valet av produktregister, gå till Procountor under Administration > Användare och användarrättigheter och ändra användarnamnen för miljöns användare enligt följande:
- Byt företagarens Procountor-användarnamn till rollen Procountor Solo-entreprenör under Administration > Användare och användarrättigheter. Om företagaren inte har haft ett användarnamn i Procountor Ledger-produktversionen, skapa ett nytt användarnamn med rollen Procountor Solo-entreprenör.
- Observera att endast en användare kan ha rollen Procountor Solo-entreprenör.
- Det är särskilt viktigt att ange ett telefonnummer och en e-postadress för företagaren vid skapandet av användarnamnet, så att han får inloggningsuppgifterna till Solos gränssnitt.
- När företagaren har rollen Procountor Solo-entreprenör skickas ett automatiskt e-postmeddelande med instruktioner för att logga in på Procountor Solo.
- Företagaren loggar in på Procountor Solos webbsida och Solos gränssnitt vägleder företagaren genom de första inställningarna. Samtidigt ingår företagaren ett avtal för användning av Procountor Solo.
- Byt din egen användarroll till Bokförare eller Löneräknare. Om det finns andra användare i miljön, ändra deras roller till antingen Bokförare eller Löneräknare.
- Bokföraren eller Löneräknaren som skapar Solo-miljön är också miljöns systemadministratör: även om det inte går att välja en specifik Systemadministratörsroll i Solo-miljön, ingår alla rättigheter för företagets användarhantering i rollen Bokförare eller Löneräknare för den som skapar Solo-miljön. Om användaren som skapar Solo-miljön senare lägger till andra användare i miljön, till exempel med rollen Bokförare eller Löneräknare, motsvarar deras behörighetsval tabellen som presenteras i denna artikel.
3. Kontrollera med företagaren att bankförbindelserna är på rätt nivå för att kontoutdragen ska överföras till Solo. Till exempel, om lönerna ska beräknas i Solo, bör bankförbindelserna också omfatta lönebetalningar.
- Om bankförbindelserna är på rätt nivå behöver inga åtgärder vidtas. Samma bankförbindelser som har sparats i Procountor före byte av produktpaket fungerar fortfarande.
- Om bankförbindelserna ännu inte har öppnats, måste företagaren öppna bankförbindelserna med en bankfullmakt hos sin bank. Du hittar bankfullmaktsformulären här.
- Därefter ska bankförbindelserna fyllas i av bokföraren i Procountor. Instruktioner för att fylla i bankförbindelserna finns här.
- Obs! Bankkontot måste vara ett företagskonto för att kunna användas i Procountor och även i Solos företagargränssnitt. Generellt sett kan banker inte ge programvaruföretag rätt att överföra betalningsdata från ett privatkonto.
4. Observera följande vid användning av Solo:
- Om företaget har haft ett externt finansieringsavtal eller Procountors tilläggstjänster, kan dessa inte användas i Solo.
- Om det uppstår ett betalningsfel på en faktura som skapats under Ledger-produktversionen, måste detta betalningsfel hanteras av bokföraren i Procountor. Det visas inte för företagaren i Solo. Vid byte av produktpaket är det viktigt att beakta verifikationerna vid bytestillfället så att de inte behandlas två gånger. Exempel: Ledger-produktversionen har använts i december och produktversionen byts till Solo den 1 januari. En inköpsfaktura har bokförts i december och bokföringen inklusive moms görs på prestationsbasis, men själva fakturabetalningen sker i januari. Inköpstransaktionen visas då på kontoutdraget för januari; inköpet visas alltså också för företagaren på kontoutdraget i Solo i januari. I denna situation kan företagaren av misstag bifoga ett kvitto och en produktkategori till denna transaktion i Solo. Felet kan korrigeras av bokföraren i vyn Kontoutdrag och referensbetalningar med hjälp av knappen Uppdatera bokföring.
- I Procountor Solo-produktversionen sker skapandet av reseräkningar och fotografering av kvitton med Solos egen app. Om eTasku-appen har använts i Procountor Ledger-miljön, bör gamla kvitton hanteras och eTasku-tjänsten avslutas via e-post till eTasku på asiakaspalvelu@etasku.fi.