Från vilken dag börjar faktureringen av tjänsten?
- Faktureringen börjar enligt produktionsdatumet som anges i avtalet.
- Månadsavgiften debiteras alltid i sin helhet även för den första månaden, oavsett när under månaden miljön har gått i produktion.
Vart skickas den första fakturan från Accountor Finago för användningen av programmet?
- Om e-fakturaadresserna har beställts via oss, skickas den första fakturan från Accountor Finago alltid till Procountor, om inget annat har avtalats.
När fakturerar ni?
- Vi fakturerar en gång i månaden, vanligtvis den första vardagen i månaden.
- Föregående månads månadsavgift, verifikat som ingår i paketet och eventuella verifikat som överstiger paketet, samt eventuella andra avgifter, faktureras i samband med månadsfaktureringen efter att händelsen har skapats.
- Programvarans pris och betalningsvillkor följer Accountor Finagos vid var tid gällande prislista (på engelska) för den valda tjänstebeskrivningen.
- Procountors nuvarande betalningsvillkor på våra fakturor är 10 dagar.
- Vi fakturerar enligt faktisk användning, så tyvärr kan vi inte fakturera för tjänster i förskott.
Kan jag få fakturorna i förskott?
- Vi fakturerar för våra tjänster i samband med månadsfaktureringen efter att händelsen har skapats.
- Tyvärr kan vi inte fakturera framtida avgifter i förskott.
- Om ni betalar extra avgifter och ert företag inte har några öppna fakturor till Accountor Finago, återbetalas beloppet till betalarens konto.
Vad räknas som verifikat i Procountors fakturering?
- Verifikat inkluderar försäljnings-, inköps-, rese- och kostnadsfakturor, löneberäkningar, försäljnings-/anbud- och inköpsorder, memorialverifikat, momsberäkningar, myndighetsanmälningar, massbrev, betalningspåminnelser, dokument och direktöverföringar.
- De olika produktversionerna av Procountor Financials inkluderar ett visst antal verifikat i månadsavgiften och för verifikat som överstiger detta antal faktureras enligt när verifikatet skapades. Du kan läsa mer om vår prislista här (på engelska).
Vad betyder minimifakturering?
- Vi skickar inte fakturor under 10 euro, utan fakturan ackumuleras månadsvis tills summan når 10 euro. När fakturans summa är 10 euro eller mer, skickar vi programvarans månadsavgift.
- Vi fakturerar minst två gånger per år, även om fakturans summa understiger 10 euro.
- Minimi-fakturering gäller Procountor Financials och Solo-miljöer samt Allekirjoitus-tjänsten.
Min faktura innehåller extra verifikat, vad är de? Hur bildas verifikatsavgifterna?
- Procountors månadsabonnemang inkluderar alltid ett visst antal verifikat och de som överstiger detta antal kallas extra verifikat.
- Till exempel inkluderar Procountor Financials Lite-paketet 10 verifikat. Om fler än 10 verifikat skapas under en månad, är de överskjutande verifikaten extra verifikat och debiteras som sådana.
- Observera att vi fakturerar verifikat enligt skapelsedatum/-månad. Faktureringen tar alltså inte hänsyn till verifikatdatumet.
- Om du skapar felaktiga verifikat, vänligen makulera dem under skapelsemånaden så att de inte räknas med i månadens inkluderade/extra verifikat. Mer information om makulering av fakturor finns här.
Min faktura innehåller avgifter för extra anställda, vad är de?
- Procountors månadsabonnemang inkluderar alltid ett visst antal anställda och de som överstiger detta antal kallas extra anställda. Exklusive Financials Alku-paketet, som inte inkluderar några anställda.
- Till exempel inkluderar Procountor Financials Lite-paketet en anställd. Om lönerna beräknas för två personer under en månad, debiteras en extra anställd avgift för den andra personen.
Min faktura innehåller sändnings-/mottagningsavgifter för försäljnings-/inköpsfakturor, vad är de?
- När en faktura skickas från Procountor via Apix Messaging Oy:s anslutningar eller bankens e-fakturaadresser, debiteras en sändningsavgift enligt sändningssättet (t.ex. Försäljningsfaktura som e-faktura). Dessutom räknas den skapade försäljningsfakturan antingen som inkluderad i paketet eller som extra verifikat, beroende på månadens verifikationsantal.
- När en faktura tas emot i Procountor via Apix Messaging Oy:s anslutningar eller bankens e-fakturaadresser, debiteras en mottagningsavgift enligt mottagningssättet (t.ex. Inköpsfaktura som e-faktura). Dessutom räknas den mottagna fakturan antingen som inkluderad i paketet eller som extra verifikat, beroende på månadens verifikatsantal.
- Om sändningen eller mottagningen inte sker via Procountor, det vill säga om du tar emot en inköpsfaktura till företagets fysiska postadress och registrerar inköpsfakturan manuellt i programmet, debiteras ingen sändnings- eller mottagningsavgift.
Jag vill ha en mer detaljerad specifikation av fakturan, vad ska jag göra?
- Du hittar fakturaspecifikationen i Procountor under Administration > Faktureringshistorik.
- Faktureringshistorik-vyn visar en sammanfattning av Procountors månatliga användningsavgifter. Vyn listar alla verifikat och tilläggstjänster som Procountor-miljön har fakturerats för sedan oktober 2018.
- Obs! Faktureringshistoriken är endast synlig för de fakturor som mottagits som e-fakturor från Accountor Finago Oy.
- Om vyn inte är tillgänglig för dig, kan du begära en specifikation från oss på adressen laskutus@finago.com. Vänligen ange företagets namn och organisationsnummer samt fakturanumret för den faktura du vill ha en specifikation för.
På min faktura står det minimidebitering, vad betyder det?
- Om företaget använder Procountors Jousto-produktversion som har en minimidebitering, debiterar vi minimidebiteringen om debiteringsbeloppet inte överstiger minimidebiteringsbeloppet under faktureringsmånaden.
- Vi debiterar minimidebiteringen om inga verifikat har skapats, skickats eller mottagits under faktureringsmånaden eller om verifikationsavgifterna inte överstiger minimidebiteringen.
Hur ändrar jag faktureringsadressen och företagets namn?
- Du kan ändra faktureringsadressen i Procountor-miljön under Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter, så uppdateras den i våra system. Här hittar du instruktioner för att fylla i informationen i Basuppgifter-vyn.
- Ett namn som ändras i basuppgifterna ändrar inte namnet som används på fakturorna.
- Du kan skicka en ändringsanmälan till oss direkt från Procountor via formulärverktyget i Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter-vyn. Ange företagets gamla och nya namn i formuläret.
- Om du använder e-fakturaadresser och vill ändra namnet även för skanningstjänstens adress, kan du meddela ändringen via formulärverktyget.
- Formulärverktyget är endast synligt för användare som har rättigheter att ändra företagets Basuppgifter och användarrättigheter.
Kan förfallodatumet på fakturan ändras?
- Kontakta oss via e-post på laskutus@finago.com så gör vi vårt bästa för att hjälpa dig.
- Vänligen ange företagets namn, organisationsnummer och fakturanummer samt det datum du önskar att förfallodatumet ska flyttas till.
Kan jag byta faktureringskanal?
- Du kan själv ställa in vilken kanal du vill ta emot Accountor Finago Oy:s fakturor via i Procountor-miljöns basuppgifter.
- Här hittar du instruktioner för att fylla i informationen i Basuppgifter-vyn.
- I Solo kan tyvärr inte företagaren göra ändringen, men bokföraren kan göra ändringen i miljön.
E-postmeddelanden går till fel person, hur meddelar jag en ny kontaktperson?
- Ändring av kontaktperson ska meddelas oss skriftligen till hallinto@procountor.com.
- Meddelandet ska innehålla den nya kontaktpersonens namn, telefonnummer och e-postadress.
- Du kan också skicka en ändringsanmälan till oss direkt från Procountor via formulärverktyget i Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter-vyn.
- Formulärverktyget är endast synligt för användare som har rättigheter att ändra företagets Basuppgifter och användarrättigheter.
Hur gör man när företagets organisationsnummer ändras?
- Avtal är alltid specifika för organisationsnummer, så när organisationsnumret ändras måste företaget göra ett nytt avtal och säga upp det gamla avtalet.
- När det gamla avtalet sägs upp, sägs nätfakturaadresserna för det aktuella organisationsnumret upp och miljön stängs
- Ett nytt Procountor-miljö måste skapas för det nya organisationsnumret, till vilket det nya avtalet kan kopplas. Med det nya avtalet beställs också nya nätfakturaadresser för företaget. Nätfakturaadresser är alltid specifika för organisationsnummer.
- Du kan göra ett ekonomihanteringsavtal här (på engelska) och ett Solo-avtal här (på engelska).
- Offertkalkylatorn hjälper dig att välja rätt paket.
Hur ändrar jag e-postadressen kopplad till användarnamnet?
- I Procountor kan du ändra e-postadressen kopplad till ditt användarnamn under Basuppgifter > Egna uppgifter och inställningar. Här kan du också ändra e-postadressen som är kopplad till ditt användarnamn.
- Mer information finns här.
Min faktura innehåller extra Ledger-användare, vad ska jag göra?
- Vi fakturerar Ledger-miljöer baserat på användare. Tyvärr har vi inte möjlighet att kontrollera användarnas korrekthet, så vi fakturerar enligt den information som finns i miljöerna.
- Hanteringen av användare i Ledger-miljöer är bokföringsbyråns ansvar.
- Gå igenom användarna före månadsskiftet och ta bort extra användare eller ändra dem till gratis roller som Ledning/Granskare eller Personal Ledger.
- Användare vars rättigheter inte har ändrats i tid faktureras normalt och tyvärr kan vi inte kreditera dessa felaktiga användaravgifter.
Vem kan meddela om ändringar som rör företaget?
- Av säkerhetsskäl kontrollerar vi att personen som meddelar om ändringen är en användare i företagets miljö och att användaren har rätt att ändra företagets uppgifter (Huvudanvändare eller Redigerad-roller). Alternativt måste personen vara registrerad i handelsregistret som firmatecknare för företaget.
- Det enklaste sättet att meddela om ändringar är direkt i Procountor via formulärverktyget: Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter.
- Formulärverktyget är endast synligt för användare som har fullständiga rättigheter till företagets Basuppgifter och användarhantering.
Ändring av bokföringsbyrå, byte av produktpaket och uppsägning av Procountor-avtal
- Alla ändringsförfrågningar för innevarande månad måste meddelas senast den 15:e dagen i månaden. Ändringar som meddelas den 16:e dagen eller senare träder i kraft från början av nästa månad.
- Behandlingstiden gäller:
- Ändringar av paketstorlek
- Ändringar av bokföringsbyrå
- Ändringar av paketstorlek för Ledger-miljöer samt ändringar från Ledger till Financials-versioner (gäller inte kunder som har gjort en Financials-beställning).
- Behandlingstiden gäller inte:
- Uppsägning, som har en uppsägningstid på 1 månad, dock så att avtalet upphör den sista dagen i uppsägningsmånaden.
- Vänligen meddela ändringsförfrågningar via e-post till hallinto@procountor.com eller via Procountors Avtals- och produktändringsformulär (Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter).
Ändringsförfrågningar som rör Procountor Financials-miljö
- Du kan meddela om byte av bokföringsbyrå eller produktpaket eller uppsägning av avtal via Procountors Avtals- och produktändringsformulär (Administration > Uppgifter om företaget > Basuppgifter) eller via e-post till hallinto@procountor.com.
- Uppgifter om företagetna för det företag som ändringen gäller kommer automatiskt att fyllas i formuläret när ändringen görs direkt i Procountor.
- Formulärverktyget är endast synligt för användare som har rättigheter att ändra företagets basuppgifter och användarrättigheter.
- Huvudanvändaren för miljön ansvarar för att ändra användarrättigheter och lägga till nya användare.
- Om huvudanvändaren byts ut, bör huvudanvändaren lägga till/ändra en annan person till huvudanvändare innan de själva lämnar miljön eller bokföringsbyrån byts ut. Ändringar som rör användare görs i Administration > Användare och användarrättigheter.
Ändringsförfrågningar som rör Procountor Ledger-miljö
- Meddela ändringsförfrågan till oss via e-post till hallinto@procountor.com.
- Alla ändringsförfrågningar för innevarande månad måste meddelas senast den 15:e dagen i månaden. Ändringar som meddelas den 16:e dagen eller senare träder i kraft från början av nästa månad.
- Observera att uppsägningstiden för Ledger-miljöer är en (1) månad, dock så att miljön är tillgänglig till slutet av uppsägningsmånaden.
- Vi lagrar miljöuppgifterna enligt våra avtalsvillkor i tre månader. Bokföringsbyrån ansvarar för att nödvändigt material tas ut från programmet vid uppsägningssituationer. Om det senare blir nödvändigt att granska programmets uppgifter, kan du kontakta oss för att undersöka möjligheten. Instruktioner för att spara uppgifter finns i vår hjälpbibliotek.
- Kom ihåg att ta bort bankkonton som är sparade i miljön. Om kontot inte tas bort och företaget senare vill återgå till att använda Procountor, kan bankkontot inte läggas till. Samma konto kan inte finnas i två miljöer samtidigt.
- Om bokföringsbyrån ska bytas i miljön, behöver vi ett skriftligt meddelande från både den nya och den gamla bokföringsbyrån, där båda godkänner överföringen och vilken version den nya bokföringsbyrån vill ha för Ledger-miljön. Vänligen inkludera även den nya/gamla bokföringsbyråns representant som mottagare av meddelandet, så att de kan bekräfta överföringen i samma e-posttråd, vilket påskyndar behandlingen.
- Användarnamnöverföringar måste hanteras mellan bokföringsbyråerna, eftersom vi tyvärr inte har möjlighet att ändra dem. Vänligen gör användarändringar först när vi har bekräftat att miljön har överförts till den nya bokföringsbyrån.
- Om en användare från den nya bokföringsbyrån behöver läggas till i miljön innan miljön har överförts till den nya bokföringsbyrån, kan användaren vid behov läggas till i miljön med rollen Ledning/Granskare, vilket ger användaren endast visningsrättigheter till miljön. Mer information om användarrättigheter finns här.