I denna instruktion går vi igenom processen för att ta i bruk Procountor Solo ur en bokförares perspektiv.
Grunda en ny miljö-vy
Att skapa en Procountor Solo-miljö sker i Procountor under Administration > Grunda en ny miljö.
- Ett annat alternativ är att ändra en befintlig Procountor-miljö till en Solo-miljö. Instruktioner finns här.
1. Gå till Grunda en ny miljö-vyn.
2. Ange uppgifterna och välj produktversionen Procountor Solo.
3. Välj kontoplan antingen Procountors förvalda kontoplan eller kopiera kontoplanen från en annan Solo-miljö.
- Observera att det är viktigt att välja rätt kontoplan när miljön grundas, eftersom kontoplanen inte kan ändras efter att miljön har grundats.
4. Välj produktregistermall. Du kan om du vill kopiera produktregistret från en befintlig Solo-miljö eller välja standardregistret.
- Att kopiera kontoplanen och produktregistret från en befintlig Solo-miljö underlättar skapandet av nya Solo-miljöer.
- Det är fördelaktigt att kopiera från en befintlig miljö om du använder en anpassad kontoplan och inköpsproduktregister.
- Om du kopierar kontoplanen från en annan miljö, kopieras även produktregistret från samma miljö för att behålla standardkonteringar.
- Mer information om betydelsen av produktregistret hittar du här.
- Om du väljer standardkontoplanen kan du välja produktregistret som bas antingen för privat handlare eller aktiebolag på finska eller engelska.
- Skillnaderna mellan privata handlares och aktiebolags produktregister är följande:
- I privata handlarens register finns produkten “Privat uttag / Eget uttag”, medan aktiebolagets register har produkten “Eget köp / aktieägarlån”.
- I privata handlares register talas det om anställds lön, medan det i aktiebolagets register talas om företagarens och anställds lön.
- Skillnaderna mellan privata handlares och aktiebolags produktregister är följande:
5. Kopiera användarinställningarna om du vill.
6. Efter att miljön har grundats, skapa ett nytt användarnamn för Solo-företagaren eller lägg till företagarens befintliga användarnamn i miljön.
- Det är särskilt viktigt att företagaren läggs till med användarrollen Procountor Solo-entreprenör, så att inloggningsinstruktioner för Procountor Solo-gränssnittet skickas till honom/henne.
- Om du lägger till ett befintligt användarnamn för företagaren i miljön, se till att företagaren har lagt till sitt mobilnummer och e-postadress i sina personliga uppgifter och inställningar. Om dessa uppgifter inte har lagts till, kan inloggningsinstruktioner inte skickas till företagaren.
- Endast en företagare kan läggas till i miljön med rollen Procountor Solo-entreprenör.
- Om företagaren redan har ett användarnamn för Procountor Financials, behöver inget nytt användarnamn skapas, utan han/hon kan logga in med sitt befintliga användarnamn i Solo, förutsatt att användarrollen ändras till Procountor Solo-entreprenör.
- Solo-företagaren loggar in i företagets gränssnitt via Solos inloggningssida. Solo-företagaren behöver inte Procountors lösenordslista eller bekräftelse med Nyckel-appen för att logga in.
- Solo-företagaren använder Nyckel-appen för att bekräfta betalningar i Solo-gränssnittet. Om Solo-företagarens användarnamn också är kopplat till några av Procountors Financials- eller Ledger-produktversioner, kan Nyckel-appen på en mobiltelefon användas både för att bekräfta betalningar i Solo-gränssnittet och för att bekräfta inloggning i Procountor-miljöer samtidigt.
Användarroller
Bokförare
Bokföraren tilldelas användarrollen Bokförare.
- Bokföraren som skapade miljön får automatiskt åtkomst till företagets användarhantering.
- Om fler bokförare eller löneräknare läggs till i miljön, måste minst en användare ha åtkomst till Användare och användarrättigheter.
Procountor Solo-entreprenör
Företagaren tilldelas användarrollen Procountor Solo-entreprenör.
- När användarrollen Procountor Solo-entreprenör tilldelas, skickar programmet automatiskt ett e-postmeddelande till användaren med en länk till Procountor Solos inloggningssida. Företagaren arbetar endast i Procountor Solo-företagarens gränssnitt och loggar inte in i Procountor-miljön alls.
- Procountor Solo-företagarens användarrättigheter är som standard inställda på att förhindra inloggning i Procountor-gränssnittet.
- Företagaren använder Procountors användarnamn för att logga in i Procountor Solo.
Löneräknare
Löneräknaren kan tilldelas användarrollen Löneräknare.
- Om löneadministrationen ska genomföras med hjälp av Procountors löneadministration och utförs av någon annan än bokföraren, kan ett användarnamn för Löneräknaren läggas till i miljön.
Ledning / Granskare
Revisorn kan tilldelas rollen Ledning / Granskare.
- Om företaget är revisionspliktigt kan revisionen genomföras elektroniskt i Procountor Solo-miljön genom att lägga till revisorns Procountor-användarnamn i miljön.
Anpassad
Om åtkomsträttigheterna ska anpassas manuellt, väljs rollen Anpassad.
Bankförbindelse
En central del av att använda Procountor Solo är att bankkontot är kopplat till Procountor Solo (i bokförarens gränssnitt) så att kontoutdrag och referensbetalningar regelbundet kommer från banken. Företagaren måste fylla i en bankfullmakt som skickas till banken. Därefter, när bankförbindelsen har öppnats i banken, läggs företagets bankkonto till i Procountor-miljön av bokföraren under Administration > Uppgifter om företaget > Bankförbindelser.
Observera! Det tillagda bankkontot måste vara ett företagskonto för att kunna användas i Procountor och även i Solo-företagarens gränssnitt. Generellt sett kan banker inte ge programvaruföretag rätt att förmedla betalningsdata för ett privatkonto.
- Detaljerade instruktioner för att lägga till ett bankkonto finns här.
- Bankfullmaktsformulär finns här.
E-faktureringsadresser
E-faktureringsadresser aktiveras automatiskt av Procountor. Aktivering av e-faktureringsadresser kräver att vi har behandlat avtalet och att miljön har överförts till produktion. Därefter påbörjas aktiveringen omedelbart efter att företagaren har loggat in i Procountor Solo. Aktiveringen tar normalt cirka tre arbetsdagar.
Observera! Efter att e-faktureringsadresserna har aktiverats och kan användas, tar det i genomsnitt ytterligare en vecka innan adresserna syns offentligt på https://verkkolaskuosoite.fi/.
- Företagarens e-faktureringsadresser syns inte i bokförarens vy för Procountors Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
Hantera inköpsproduktregistret
Inköpsproduktregistret hanteras i Procountor-miljön och syns i Procountor Solo-företagarens gränssnitt. Företagaren använder inköpsproduktregistret i Solo-vyn när han/hon väljer kostnadstyp för en inköpsfaktura eller ett kvitto. Det rekommenderas att anpassa produktregistret efter företagets verksamhet, så att företagaren har en enkel lista över kostnadstyper i sitt Solo-gränssnitt. Samma produktregister kan kopieras till nya Solo-miljöer.
Inköpsproduktregistret finns i programmet under Register > Produktregister, inköp.
Med knappen Lägg till produkt kan du lägga till en ny produkt i produktregistret. Med knappen Ta bort kan du ta bort en befintlig produkt från registret. En borttagen produkt kan inte återställas, men en ny motsvarande produkt kan skapas i produktregistret vid behov. Produkter i produktregistret kan också sättas som passiva. Alla inköpsprodukter i produktregistret syns för företagaren i Solo-gränssnittet.
Vi rekommenderar att du definierar produkternas standardkontering så noggrant som möjligt för att underlätta framtida kostnadskontering. Kostnader konteras enligt standardinställningarna och företagaren anger rätt produkter för kostnaderna i Solo-gränssnittet. Läs mer om produktregistret här.
Konteringsstyrning av inkommande betalningar
Företagaren skapar och skickar försäljningsfakturor i Procountor Solo-gränssnittet. En referensnummer ingår alltid som standard i försäljningsfakturan som skickas av företagaren. När slutkunden betalar försäljningsfakturan med referensnumret, visas betalningstransaktionen i referensbetalningslistan som erhålls från banken.
I Procountor skapas en egen bokföringssida från referensbetalningslistan. Procountor Solo-företagarens bokföring hanteras på betalningsbasis, vilket innebär att fordringar inte hanteras och försäljningsbokningen i Procountor görs på referensbetalningarnas bokföringssida.
Momsprocent, momsstatus och bokföringskonto (3000) för försäljningsfakturor överförs från Solo-miljön till Procountor tillsammans med bokföringsmaterialet, även om försäljningsfakturan har flera momsprocent.
Om du vill ändra bokföringskontot kan du göra ändringen i referensbetalningarnas standardkontering. Denna information är starkare än bokföringskontoinformationen som hämtas från Procountor Solo. Observera detta även åt andra hållet, om bokningen bokförs på ett annat konto än 3000, bör du kontrollera de befintliga förvalda konteringarna för referensbetalningar. Se detaljerade instruktioner för redigering här.
Börja med bokföring i Procountor
I en ny Procountor-miljö måste vissa inställningar göras via Administration-menyn för att kunna börja med bokföringen.
Räkenskapsperioder
Räkenskapsperioder definieras i Procountor under Administration > Uppgifter om bokföringen > Räkenskapsperioder.
Med knappen Ny räkenskapsperiod öppnas en rad där start- och slutdatum för räkenskapsperioden anges. Om du planerar att importera saldouppgifter från föregående räkenskapsperiod, skapa även den föregående räkenskapsperioden.
Vi rekommenderar att skapa uppföljningsperioder för räkenskapsperioden, vilket gör det möjligt att stänga bokföringen månadsvis. Hantering av uppföljningsperioder görs under Räkenskapsperioder > Redigera uppföljningsperioder > Grunda uppföljningsperioder. Läs mer om uppföljningsperioder här.
Procountor Solo-företagare levererar bokföringsmaterial till miljön i månadsperioder, vilket innebär att kontoutdrag också hanteras i månadsperioder. När månadens bokföring är klar och momsdeklarationen har skickats, stängs månadens uppföljningsperiod. På detta sätt skyddas bokföringen från ändringar.
I Procountor, på sidan Kontoutdrag och referensbetalningar, redigerar knappen Uppdatera bokföring bokföringssidorna för alla kontoutdrag och referensbetalningar som hämtats till vyn. Genom att stänga uppföljningsperioden kan du skydda bokföringen för föregående månader så att knappen Uppdatera bokföring inte av misstag gör ändringar i redan behandlade perioder.
Beskattningsuppgifter
I vyn Beskattningsuppgifter anges information om företagets momsperiod samt referens- och bankkontonummer för skattedeklarationen för egeninitierade skatter. I vyn definieras också vilken inkomstskattedeklarationsblankett som ska användas. I rullgardinsmenyn för inkomstskattedeklaration väljs blankett 6B för företag eller 5 för egenföretagare.
Vyn Beskattningsuppgifter finns i Procountor under Administration > Uppgifter om bokföringen > Beskattningsuppgifter .
Förvalda värden för moms
I vyn Förvalda värden för moms definieras vilka momsstatusar som kan väljas för bokföringsposterna. Det är möjligt att alla momsstatusar som programmet erbjuder som standard inte behöver användas i en enskild företagares bokföring. Det är lämpligt att endast de momsstatusar som behövs för bokföringen lämnas aktiva i miljön.
Förvalda momsstatusar eller -procenter kan inte redigeras eller inaktiveras, utan valen är låsta. Värdena har återställts till standardvärden i samband med versionsuppdatering v69, om de tidigare har redigerats.
Momsstandarder definieras under Administration > Uppgifter om bokföringen > Förvalda värden för moms.
Överföring av ingående saldon i bokföringen
Att börja med bokföring innebär ofta också behovet av att överföra jämförelseuppgifter och saldouppgifter för räkenskapsperiodens händelser från tidigare bokföring. Mer detaljerade instruktioner för att börja med bokföring finns här.
Övriga inställningar
Ovan har de viktigaste inställningsvalen för att ta i bruk Solo-produktversionen beskrivits. Vid implementeringen av Solo-miljön är det också bra att kontrollera alla andra allmänna Procountor-inställningar i vyerna Basuppgifter och Inställningar.
Dimensionsinställningar
Solo-produktversionen av Procountor inkluderar som standard en dimension. Denna dimension kan namnges efter önskemål och under den kan objekt skapas i vyn Dimensioner, som nås genom att välja Administration > Uppgifter om bokföringen > Dimensioner i huvudmenyn. Dimensioner kan tilldelas kontoutdragshändelser och verifikationer i Solo-produktversionen på samma sätt som i andra produktversioner. Du kan läsa mer om dimensionering i denna artikel.
Språkinställningar
Med språkinställningarna kan du ändra Solo till engelska för din kund om så önskas. Oavsett kundens språkinställningar kan du själv använda Procountor på det språk du föredrar. Läs mer om språkinställningar och vilka ändringar det innebär: Byta Procountor Solo till engelska.