Artiklar i detta avsnitt

Skicka kundfaktura, fakturakanaler

  • Uppdaterad

I Procountor finns tre olika fakturakanaler att välja mellan när man ska skicka en kundfaktura.

E-faktura

Aktivera e-fakturatjänsten

Här finns mer information om hur man aktiverar e-fakturatjänsten i Procountor. Detta måste göras innan man vill skicka en e-faktura. Om tjänsten inte är aktiverad är det inte möjligt för användaren att trycka på Skicka och kundfakturan förblir i status Icke skickad efter att den godkänts.

Olika typer av adresser

Inom e-fakturering finns olika adresser och tjänster som används. 

Organisationsnummer

En e-faktura kan skickas mot ett organisationsnummer, men då anges det utan bindestreck.

  • I Procountor väljer du mottagarens operatör ( Ej PEPPOL ) i kundregistret/kundfakturan.

GLN

Ett GLN-nummer är direkt kopplat till en e-fakturaoperatör och består av 13 siffror. GLN-nummer tillhandahålls av GS1.

  • I Procountor väljer du mottagarens operatör ( Ej PEPPOL ) i kundregistret/kundfakturan.

PEPPOL-adress

En PEPPOL-adress består av ett prefix:org/GLN ( exempel: 0007:5569424467 ).

Prefix 0007 gäller för organisationsnummer: 0007:XXXXXXXXXX

Prefix 0088 gäller för GLN-nummer: 0088:XXXXXXXXXXXXX

  • I Procountor anges organisationsnumret eller GLN-numret som E-fakturaadress samt E-faktura operatör PEPPOL

 

I kundregistret

När kunden läggs in i kundregistret väljs fakturakanalen för framtida kundfakturor. I tillägg anges mottagarens faktureringsadresser. De olika faktureringsuppgifterna kan läggas till för kunden, men det är fakturakanalen som sen styr på vilket sätt kundfakturan skickas till kunden. 

Välj bland fakturakanal E-faktura, E-post eller Post för det sätt som ni främst vill skicka kundfakturan på eller hur kunden önskar att ta emot fakturan. 

OBS! Om en e-faktura ska till kunden är det viktigt att landskoden SE valts och att organisationsnumret sparats på kunden i kundregistret. Fältet VAT-nummer är obligatoriskt på kundfakturan då den skickas som e-faktura. Om kundens uppgifter hämtas från kundregistret fylls fältet i automatiskt. 

 

På kundfakturan

kundfaktura_e-faktura.jpg

För att skicka en kundfaktura som e-faktura i Procountor väljer man E-faktura som Fakturakanal.

Det kommer nu dyka upp två nya fält, ett för E-fakturaoperatör och ett för E-fakturaadress. I dessa två fält anges mottagarens uppgifter eftersom det gäller en kundfaktura som du vill skicka till kunden.

Är man osäker på vilken operatör mottagaren har så väljer man Apix i listan. Apix kommer då att i sitt adressregister söka på mottagaren som anges i fältet under E-fakturaadress och skicka fakturan vidare till mottagarens operatör, antingen via PEPPOL eller via den s.k. samtrafiken i Sverige.

Man kan också använda sig av Fakturamappens portal för att leta upp kundens e-fakturaadress.

Tänk på att mottagare som har organisationsnummer som e-fakturaadress, alltid fylls i utan bindestreck.


Om mottagaren kräver en referens, anges denna i fältet Orderreferens.

kundfaktura_e-faktura2.jpg

 

Om kundfakturan inte kan skickas som e-faktura eller blir avvisad av mottagarens operatör, skickas ett felmeddelande från Apix så man har möjlighet att korrigera och skicka om fakturan på nytt.

 

E-post

För att skicka en PDF-faktura via e-post väljs Fakturakanal E-post och sedan anges en e-postadress till mottagare. 

OBS! Endast domänet kontrolleras vilket innebär att hela e-postadressen inte kontrolleras. Kontrollera därför att korrekt adress angetts på fakturan och/eller i kundregistret.

E-postmeddelandet går direkt från Procountors system och skickas från e-postadressen no-reply@procountor.com. Tänk på att fylla i er e-postadress för frågor kring fakturor på sidan Basuppgifter i fältet Faktureringens kontaktpersons e-postadress då uppgiften visas på fakturan, i e-postmeddelandet och blir även dit e-postmeddelandet går om mottagaren trycker på Svara.

 

Post

För att skicka kundfakturan brevledes så väljs Fakturakanal Post. Bra att tänka på: 

  • Kontrollera så att er adress syns under loggan i övre vänstra hörnet. Om mottagaren flyttat så skickas fakturan tillbaka till er adress istället för OpusCapita. På så sätt får ni snabbare reda på att mottagaren inte fått sin faktura och kan uppdatera adressen i ert kundregister inför nästkommande kundfakturor.

Relaterade artiklar