I den här artikeln beskrivs hur man övergår från Solo-produktversionen till Financials-produktversionen.
- Det finns ingen automatisk dataöverföring mellan Solo och Financials, så uppgifterna från Solo till Financials måste överföras manuellt.
- Kom överens med företagaren i förväg om produktversionsändringen, så att företagaren kan förbereda sig för att använda Procountors gränssnitt. Observera tidpunkten för överföringen av bokföringsmaterialet, så att företagaren kan leverera allt nödvändigt material innan Solo-produktversionen sägs upp.
Grunda en ny Financialsmiljö
1. Grunda en ny Financialsmiljö och beställ Procountor Financials här (på engelska).
- Observera att Solo-miljön använder Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser. Solo-miljöns e-fakturaadress kan inte överföras till Financialsversionen, så nya e-faktureringsadresser måste öppnas i Financialsmiljön. I Financialsmiljön kan man använda antingen Apix Messaging Oy:s e-faktureringsadresser eller e-faktureringsadresser som öppnats via banken.
2. Säg upp den nuvarande Solo-miljön, så att det inte blir månadsavgifter för både Solo och Financials samtidigt. Uppsägningen görs till adressen hallinto@procountor.com.
- Ange vid uppsägningen vilken dag den nya Financialsproduktversionen tas i bruk. På så sätt kan vi tidsplanera uppsägningen av Solo-miljön till samma tidpunkt för att undvika dubbelavgifter.
- Vid behov kan du be om att ändra Solo-miljön till testläge efter uppsägningen, så att du har tid att överföra uppgifterna mellan miljöerna. Ange samtidigt när testläget upphör.
- I testläget kan bokföringsmaterial inte överföras mellan företagaren och bokföraren. Det är endast avsett för att spara uppgifter och slutföra bokföringen.
- Apix e-faktureringsadresser sägs upp samtidigt som Solo-miljön.
3. Fyll vid behov i en ny bankfullmakt, om den gamla bankfullmakten inte omfattar de nödvändiga betaltjänsterna. Till exempel, om löner beräknas i det nya produktpaketet, måste banken säkerställa att löneutbetalning är möjlig i det nuvarande bankavtalet.
Komplettering av uppgifter i den nya miljön
1. Komplettera företagets grunduppgifter och gör eventuella ändringar i kontoplanen och dimensionerna.
2. Överför företagets bankkontonummer från Solo-produktversionen till Financials-produktversionen.
- Ta bort kontonumret från den gamla Solo-miljön och spara det i Financials-miljön.
- Om bokföringen ännu inte är gjord i Solo-miljön, förhindrar borttagningen av kontonumret att kontoutdragsuppgifterna kan granskas i Solo-miljöns Kontoutdrag och referensbetalningar-vy. Kontoutdragsregistreringar kan därefter granskas från bokföringsrapporterna. Detta innebär att kostnadstypen inte längre kan väljas.
- Om det finns obetalda fakturor i Solo-miljön, ska kontonumret inte tas bort förrän fakturorna är betalda. Kontrollera avsnittet Betalningar > Direktöverföring i miljön.
- Kontoutdraget skapas i den miljö där bankkontonumret är sparat. Gamla kontoutdrag kan inte överföras från en miljö till en annan.
- Det är bra att noggrant överväga tidpunkten för överföringen för att göra den så smidig som möjligt.
3. Apix e-faktureringsadresser som används i Solo fungerar inte med Procountor Financials, så beställ nya Apix e-faktureringsadresser i samband med Procountor-avtalet. Alternativt kan du öppna egna e-faktureringsadresser med banken och fylla i dem i vyn Adresser för nätfaktura och skanningstjänst.
- När e-faktureringsadresserna ändras, kom ihåg att meddela leverantörerna om de nya e-faktureringsadresserna, så att fakturorna skickas till rätt adress i fortsättningen.
4. Överför obetalda inköpsfakturor på företagarsidan i Solo manuellt till Procountor.
- Betalda inköpsfakturor finns i Kontoutdrag och referensbetalningar-vyn i bokförarens Solo-miljö.
- Kom överens med företagaren att han lägger alla nödvändiga inköpsfakturor för betalning före månadsskiftet, då den sista överföringen av material görs mellan företagaren och bokförarens Solo-miljöer.
5. Företagaren ska spara alla öppna försäljningsfakturor från sin Solo-miljö antingen som enskilda fakturakvitton eller via försäljningsrapporter.
- Betalda försäljningsfakturor visas på kontoutdraget.
6. Kvitton som fotograferats i Solo överförs inte automatiskt till en annan produktversion, så de måste sparas.
7.När den sista månaden har avstämts, överförs bokföringsrapporterna till Procountor Financialsversionen. Instruktioner för att spara rapporterna finns här.
- Uppgifterna kan läggas till i Financialsmiljön genom att läsa in materialet.
8. Instruktioner för att ta i bruk den nya miljön finns här.