Erställare för godkännandecirkulation

I Procountor är det möjligt att sätta ersättare för att granska och godkänna fakturor, så att godkännandecirkulationen fungerar smidigt trots Procountor-användarnas semestrar och frånvaro. Ersättare kan definieras i vyn Egna uppgifter och inställningar (ikonen för person i övre högra hörnet > Egna uppgifter och inställningar) eller alternativt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation, som nås genom att välja Administration > Uppgifter om företaget >Inställningar för godkännandecirkulation.

Nödvändiga inställningar och behörigheter för ersättare i godkännandecirkulation

• Om användarna själva ska kunna definiera ersättare under sin frånvaro, måste alternativet Tillåt användare att ange ersättare för dem själva från vyn Egna uppgifter och inställningar vara valt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation). När detta alternativ är valt kan användarna definiera ersättare i vyn Egna uppgifter och inställningar.
• En användare med fullständiga rättigheter till företagets basinformation kan lägga till ersättare i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.
• Användaren som ska sättas som ersättare måste ha tillräckliga rättigheter för inköpsfakturor och nödvändiga åtgärder (granskning och/eller godkännande) för att kunna sättas som ersättare. Om de valda ersättarna har begränsade rättigheter endast för sina egna fakturor, ger Procountor en varning när ersättaren sätts.
• En användare kan inte sätta en ersättare för en period då användaren själv redan är ersättare för en annan användare. Ersättarskapet kan alltså inte överföras till en tredje person.
• När en ersättare har satts för en användare, visas alla fakturor som ska godkännas för både användaren och ersättaren. Båda kan utföra granskningen och/eller godkännandet.
• Ersättare-funktionen kan inte användas om företaget har dimensionbaserade behörighetsbegränsningar.

Sätta en ersättare för godkännandecirkulation

Sätta en ersättare av den som ska ersättas

1. För att användarna själva ska kunna definiera ersättare under sin frånvaro, måste alternativet Tillåt användare att ange ersättare för dem själva från vyn Egna uppgifter och inställningar vara valt i vyn Inställningar för godkännandecirkulation (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation).
2. Gå till vyn Egna uppgifter och inställningar (ikonen för person i övre högra hörnet > Egna uppgifter och inställningar).
3. Välj alternativet Ange ersättare i avsnittet Frånvaro, och definiera sedan tidsperioden samt ersättaren för granskning och/eller godkännande.
   Obs! En användare kan endast sätta en ersättare åt gången via vyn Egna uppgifter och inställningar. Om användaren behöver lägga till flera på varandra följande ersättare, kan detta göras via vyn Inställningar för godkännandecirkulation (genom att sätta en ny ersättare), som är tillgänglig för exempelvis miljöns systemadministratör. Gå till instruktionerna här.
4. Sätt tidsperioden.
   1. Startdatumet måste vara dagens datum eller ett framtida datum.
   2. Slutdatumet kan vara samma som startdatumet eller ett framtida datum från startdatumet.
5. Välj ersättare för granskning och/eller godkännande.
   1. I rullgardinsmenyerna visas personer med nödvändiga rättigheter för granskning/godkännande.
6. Lägg till anteckningar om du vill.
7. Spara den definierade ersättaren med knappen Spara.
   1. Användare som är relaterade till ersättarskapet meddelas via e-post, om inte användaren har blockerat Procountors e-postmeddelanden. Meddelanden skickas i följande situationer:
      1. Nytt ersättarskap
      2. Ändringar i ersättarskap
      3. Borttaget ersättarskap
      4. Påminnelse om kommande ersättarskap (om ersättarskapet börjar senare än samma dag eller dagen efter att ersättarskapet har satts)
8. Det satta ersättarskapet visas i avsnittet ersättare i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.
9. Det satta ersättarskapet kan redigeras i vyn Egna uppgifter och inställningar eller i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.

Sätta en ersättare av en annan användare

1. Gå till vyn Inställningar för godkännandecirkulation (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar för godkännandecirkulation).
2. Klicka på knappen Ange ny ersättare i avsnittet ersättare för att lägga till en ersättare i det fönster som öppnas.
3. Lägg till användarnamnet för den användare som ska ha en ersättare i fältet Användare.
4. Sätt tidsperioden.
   1. Startdatumet måste vara dagens datum eller ett framtida datum.
   2. Slutdatumet kan vara samma som startdatumet eller ett framtida datum från startdatumet.
5. Välj ersättare för verifiering och/eller godkännande.
   1. I rullgardinsmenyerna visas personer med nödvändiga rättigheter för verifiering/godkännande.
6. Lägg till anteckningar om du vill.
7. Spara den definierade ersättaren med knappen Spara.
   1. Användare som är relaterade till ersättarskapet meddelas via e-post, om inte användaren har blockerat Procountors e-postmeddelanden. Meddelanden skickas i följande situationer:
      1. Nytt ersättarskap
      2. Ändringar i ersättarskap
      3. Borttaget ersättarskap
      4. Påminnelse om kommande ersättarskap (om ersättarskapet börjar senare än samma dag eller dagen efter att ersättarskapet har satts)
8. Det satta ersättarskapet visas i avsnittet ersättare i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.
9. Det satta ersättarskapet kan redigeras i vyn Egna uppgifter och inställningar eller i vyn Inställningar för godkännandecirkulation.