För att underlätta det dagliga arbetet är det möjligt att sakgranska och godkänna fakturor direkt i din mobil. Du kan också lägga till dimensioner eller en kommentar på fakturan.
Sakgranskning och godkännande av fakturor i Procountor Mini
I Procountor Mini kan du endast se de fakturor som inväntar din sakgranskning eller ditt godkännande. Detta innebär att om du är satt som godkännare kommer du inte kunna se fakturan i Mini innan fakturan sakgranskats och du är näst på tur i fakturans attestflöde. När en faktura skickats till dig för sakgranskning/godkännande hittas den först på förstasidan under Nya händelser.
Sakgranska
- Kontrollera fakturans uppgifter.
- För att se de bifogade bilagorna, tryck på Bilagor i den övre menyn och tryck sedan på den bilaga du vill se på.
- Ange dimensioner för hela fakturan eller för enskilda rader i bokföringen genom att trycka på Dimensioner i den övre menyn. Lär mer här.
- Diskussioner gällande fakturan kan föras via denna ikon
i det övre högra hörnet. - Vill du skriva en kommentar med din sakgranskning, tryck på Kommentar och ange din kommentar (max 100 tecken). Tryck därefter på Sakgranska.
- Kommentaren kommer att visas på raden Sakgranskning på sidan Granskning under rubriken Transaktionsuppgifter på faktura.
- Om du inte vill kommentera kan du istället direkt trycka Sakgranska.
- Fakturan skickas efter dessa steg vidare till nästa person i attestflödet.
Godkänna
- Se över fakturans uppgifter.
- För att se de bifogade bilagorna, tryck på Bilagor i den övre menyn och tryck sedan på den bilaga du vill se på.
- Ange dimensioner för hela fakturan eller för enskilda rader i bokföringen genom att trycka på Dimensioner i den övre menyn. Lär mer här.
- Diskussioner gällande fakturan kan föras via denna ikon i det övre högra hörnet.
- Vill du skriva en kommentar med ditt godkännande, tryck på Kommentar och ange din kommentar (max 100 tecken). Tryck därefter på Godkänn.
- Kommentaren kommer att visas på raden Godkännande på sidan Granskning under rubriken Transaktionsuppgifter på faktura.
- Om du inte vill kommentera kan du istället direkt trycka Godkänn.
- Fakturan skickas efter dessa steg vidare till nästa person i attestflödet. Alternativt ska fakturan efter detta betalas. Detta är idag endast möjligt i Procountor.
Bra att känna till
- Det är inte möjligt att redigera fakturans uppgifter i appen.
- Om du vill vidarebefordra fakturan till en annan användare för sakgranskning/godkännande så kan detta endast göras i Procountor och inte i appen.
- Godkända och makulerade fakturor visas också i Mini. Detta p.g.a. att fakturan godkänts eller makulerats efter en notifikation skickats till dig. I dessa fall visas det i notifikationen att fakturan blivit godkänt/makulerad och kan då inte längre redigeras i appen.
- Sakgranskning eller godkännande som gjorts i Mini får noteringen [API:procountorminiClient] i kolumnen Tilläggsuppgifter. Se nedan bild.
- Kommentar som gjorts i samband med sakgranskningen/godkännandet visas först i texten i kolumnen Tilläggsuppgifter. Se nedan bild, kommentar som gjorts; Denna är ok.
Dimensioner
Dimensioner kan väljas för fakturan när man sakgranskar eller godkänner en fakturan. Gör så här:
- Tryck på Dimensioner i den övre menyn på fakturan.
- Förvalt är läget för att lägga till dimensioner på hela verifikatet ( markerat i grönt som Kvitto).
- Om dimensioner ska anges per transaktion i bokföringen välj då istället Transaktioner.
- Efter att dimensionera och objekten valts sparar du ändringarna med knappen Spara dimensioner.
- Du kan avbryta ändringarna med knappen Avbryt.
- Plus-knappen gör det möjligt att lägga till objekt och procent.
- Saldo knappen kan användas för att automatiskt lägga till en procent till objektet som las till sist.
- Procenten som läggs till med knappen är den procent som behövs för att göra totalen 100%
- Tom-knappen tar bort objekten och procenten som är tillagd för en dimension.
Bra att känna till
- Notera att det inte går att lägga till nya objekt i Mini, appens urval kommer från de dimensioner och objekt som redan är tillagda i Procountor-miljön.
- Det går inte att lägga till dimensioner för rese- och kostnadsfakturor som är skapade i Mini. Dimensioner kan endast läggas till för fakturor som ska sakgranskas/godkännas.
Fakturaspecifik diskussion
- I vyn Fakturagodkännande finns det en diskussions funktion. Användare som ska hantera fakturan kan ta del av den fakturaspecifika diskussionen i både Procountor Mini och Procountor.
- Det finns möjlighet att se fakturans information i diskussionen: När fakturan blivit sparad, sakgranskad/godkänd och av vem.
- De användarna som har rättigheterna att se fakturan kan också se fakturans diskussion.
- Notera att Mini bara visar åtgärderna som är gjorda i Mini, men Procountor visar åtgärderna som gjorts i både Mini och Procountor. Alla meddelanden visas i Procountor och Mini oavsett om det skickats från Mini eller Procountor.
- Den fakturaspecifika diskussionen kan öppnas via pappersplanet i det övre högra hörnet i vyn Fakturagodkännande. En röd prick vid ikonen indikerar att det finns ett nytt meddelande.
- Tiden och vem som skickat meddelandet visas i varje meddelande. Ett nytt meddelande kan skrivas i meddelande rutan och skickas med pappersplans knappen.
- Meddelandena är sparade tillsvidare och de kan inte raderas.
- Mer information om funktionen fakturaspecifik diskussion i Procountor kan du hitta i artikeln Fakturaspecifik diskussion.