E-lön

E-lön är en lönekanal genom vilken löntagaren får en elektronisk lönespecifikation till sin nätbank. Löntagaren kan granska sin lönespecifikation via sin nätbank med sina personliga nätbankskoder. E-lön är tillgänglig i alla finska företag som använder Procountor, vars produktversion möjliggör att skicka lönespecifikationer och aktivera Apix adress för att skicka e-fakturor. Detta innebär att E-lön inte är tillgänglig i produktversionerna Ledger Basic och Ledger Plus. Vår e-lön-operatör är Apix Messaging Oy.

 

Banker som stöder Procountors e-lön

• Aktia (HELSFIHH)
• POP Pankki (POPFFI22)
• Nordea (NDEAFIHH)
• Osuuspankki (OKOYFIHH)
• Handelsbanken (HANDFIHH)
• Säästöpankki, även Oma Säästöpankki (ITELFIHH)
• Ålandsbanken (AABAFI22)
• Danske Bank (DABAFIHH)
• S-Pankki (SBANFIHH)

 

Förberedelse för att ta i bruk e-lön

 

Nödvändiga användarrättigheter och inställningar

• Användaren måste ha fullständiga rättigheter till Basuppgifter om företaget och Löner i vyn Användare och användarrättigheter för att kunna tillåta användningen av e-lön i företagets Procountor-miljö.
• För att kunna ställa in e-lön som lönekanal i Procountor-miljön måste det tillåtas i programmets Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar) under sektionen Lönekanal: Aktivera e-lön som en skanal för att leverera lönespecifikationer. Aktivering av e-lön öppnar ett sändningsavtal med Apix.

• När e-lön tillåts som lönekanal i vyn Inställningar, ger Procountor en notifikation om frågor relaterade till implementeringen av e-lön, såsom kostnaden för tjänsten (sändning kostar 0,55 €/lönespecifikation) och hanteringen av data av tjänsteleverantören, Apix Messaging Oy. Implementeringen av e-lön slutförs genom att trycka på knappen Fortsätt.

• Att tillåta användningen av e-lön i Inställningar ställer inte automatiskt in e-lön som lönekanal för anställda, utan möjliggör endast användningen av e-lön i företagets Procountor-miljö.

 

Nödvändig information om löntagare för att använda e-lön

• Procountor utför kontroller av löntagarens uppgifter innan det är möjligt att välja e-lön som lönekanal för löntagaren. Om löntagarens uppgifter passerar kontrollen och de nödvändiga inställningarna är aktiverade, kommer e-lön att visas som ett alternativ i löntagarens Lönekanal-rullgardinsmeny. Om alla uppgifter inte passerar kontrollen, kommer e-lön inte att visas som ett alternativ i Lönekanal-rullgardinsmenyn. Kontroll utförs på följande uppgifter:
• Bank: Löntagarens bank måste stödja Procountors e-lön. De stödda bankerna är listade tidigare i denna artikel.
• Bankkonto: Den löntagarens bankkonto måste vara ett finskt IBAN-konto.
• Personbeteckning: Den löntagaren måste ha en finskt personbeteckning.

 

Implementering av e-lön för löntagare

Om e-lön ställs in som lönekanal för en löntagare, måste företaget informera löntagaren så att denne vet att löneberäkningar framöver kommer att finnas i nätbanken. Procountor skickar ingen notifikation till löntagaren om att e-lön har ställts in som lönekanal. En mall för att informera löntagaren finns här.

 

Ställa in e-lön som lönekanal för en enskild löntagare

• För att ställa in lönekanalen för en enskild löntagare, gå till Löntagarregistret (Löner > Löntagarregister) och använd vyn Löneuppgifter för den anställde.
• Lönekanalen väljs från rullgardinsmenyn Lönekanal. Informationsikonen bredvid menyn ger information om en lönekanal inte kan väljas.
• Lönekanalen kan också ändras på löneberäkningen eller lönelistan.

 

Ställa in e-lön som lönekanal för flera löntagare samtidigt

• Om e-lön ska ställas in för flera löntagare i löntagarregistret samtidigt, kan löntagares löneuppgifter redigeras i massredigering.
• Om någon löntagare saknar nödvändig information eller om informationen inte passerar kontrollen, är det inte möjligt att välja e-lön som lönekanal i massredigeringen.

 

Ställa in e-lön som lönekanal via filimport

• E-lön kan också ställas in som lönekanal via filimport med hjälp av följande importfiler:
• Lönernas överföringsfil
• När löntagares uppgifter importeras med överföringsfiler kontrolleras den nödvändiga informationen för att ta i bruk e-lön.

 

Skicka löneberäkningar som e-lön

1. När löneberäkningarna har skapats och är redo att skickas, skickas de normalt med knappen Skicka.

• När du trycker på knappen Skicka debiteras kostnaden för att skicka löneberäkningen  som e-lön, 0,55 €/löneberäkning. Om samma löneberäkning skickas till exempel två gånger, debiteras kostnaden för löneberäkningen två gånger.

2. Efter att ha tryckt på knappen Skicka kan du kontrollera statusen för löneberäkningen som skickats som e-lön i lönelistan.

• Status för e-lön-sändningar
  
  • Skickar: En löneberäkning i Skickar-status väntar på att skickas från Procountor. Det är inte möjligt att redigera löneberäkningen när det är i Skickar-status.
  • Skickat: En löneberäkning i Skickat-status har skickats från Procountor och kommer snart att anlända eller har redan anlänt till löntagarens bank.
  • Fel: Fel-status indikerar att sändningen av löneberäkningen har misslyckats. Om statusen för e-lön-sändningen blir Fel, kontakta vår kundtjänst.
  • Kolumnen e-lön-status är också synlig i sökningen av löneberäkningar (Löner > Sökning av löneberäkning).

3. E-lön riktas till löntagarens bank baserat på personbeteckning. För att e-lön ska visas i rätt persons nätbank är det mycket viktigt att löntagarens personbeteckning är korrekt registrerat i Procountors personregister.

• Löneberäkningar som skickas som e-lön visas i löntagarens nätbank i PDF-format. Varje löneberäkning lagras i nätbanken i Apix Messaging Oy:s arkiv i tre år.
• Om mottagaren av e-lön har ett gemensamt konto (t.ex. med en make/maka), visas e-lön endast för den kontoanvändare som löneberäkningen har skickats till från Procountor. Detta kräver att personen loggar in i nätbanken med sina egna bankkoder.

4. Tiden det tar från att trycka på knappen Skicka tills löneberäkningen visas i löntagarens  bank varierar något beroende på om det är hög belastning vid sändningen av e-lön. Under normala omständigheter visas e-lön för löntagaren samma dag.

Observera! Ingen notifikation skickas till löntagaren vid sändning av e-lön. Om löntagaren ska informeras om sändningen av löneberäkningen, måste detta göras av löneutbetalaren.

 

Korrigering av skicka löneberäkning

Om det finns behov av korrigeringar i en löneberäkning som skickats som e-lön, bör följande beaktas:

• En löneberäkning i Skickar-status som ska skickas som e-lön kan inte redigeras. Först när e-lön-statusen är Skickat kan löneberäkningen redigeras inom ramen för dess status.
• Om en löneberäkning som skickats som e-lön korrigeras och skickas om som e-lön efter korrigeringarna, ersätter den korrigerade versionen den tidigare skickade versionen.
• Om löneberäkningen skickas om som e-lön efter korrigeringarna, debiteras en avgift på 0,55 €/löneberäkning.

 

Annullering av skickad löneberäkning

• Om en löneberäkning redan har skickats som E-lön och sedan annulleras i Procountor, annulleras inte löneberäkningen i löntagarens nätbank utan är fortfarande synligt där.
• Om en löneberäkning som skickats som E-lön annulleras och en ny löneberäkning skapas och skickas som e-lön igen, kommer två lönebesked att visas i löntagarens nätbank.

 

Möjliga fel vid sändning av e-lön

E-lön-sändningen förblir i Skickar-status under lång tid

• En löneberäkning i Skickar-status är på väg att skickas från Procountor.
• När e-lön-sändningen är i Skickar-status, försök inte att skicka löneberäkningen upprepade gånger med knappen Skicka. Om du försöker trycka på knappen Skicka igen, ger programmet en varning.
• Kontrollera om vi har meddelat om en fördröjning i e-lön-sändningen i widgeten Meddelanden på startsidan eller på sidan Störningsmeddelanden i Procountors handbok.
• Om e-lön-sändningen har varit i Skickar-status i flera timmar, kontakta vår kundtjänst.

E-lön-sändningen är i Skickat-status, men löneberäkningen visas inte i löntagarens nätbank

• Se till att löntagarens personbeteckning är korrekt registrerat i programmet.
• Kontakta vår kundtjänst.
• För att vår kundtjänst ska kunna undersöka situationen omedelbart, vänligen ange företagets namn, löneberäkningens nummer och tidpunkten för sändningen av lönebeskedet.

E-lön-sändningen är i Fel-status

• Om sändningen leder till ett fel, försöker programmet automatiskt att skicka löneberäkningen igen.
• Om en löneberäkning fortfarande är i Fel-status några timmar efter den ursprungliga sändningstidpunkten, kontakta vår kundtjänst.
• För att vår kundtjänst ska kunna undersöka situationen omedelbart, vänligen ange företagets namn, lönebeskedets nummer och den ursprungliga sändningstidpunkten.

 

Avsluta användningen av e-lön i Procountor-miljön

1. För att avsluta användningen av e-lön krävs samma användarrättigheter som för att starta användningen.

• De nödvändiga användarrättigheterna är fullständiga rättigheter till Företagets grunduppgifter och Löneadministration.

2. Byt lönekanaler för löntagare.

• Innan e-lön kan stängas av i vyn Inställningar, måste alla löntagare ha en annan lönekanal än e-lön vald.
• Även löneberäkning i Pågående- eller Godkänd-status måste ändras från e-lön till en annan lönekanal.

3. Stäng av e-lön genom att avmarkera alternativet Lönekanal: Tillåt nätlön som sändningskanal för löneberäkning i programmets Inställningar-vy (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).