Procountor Junior

Vad är Junior?

• En AI-assistent som föreslår bokföringskonto, momsstatus och momsavdrag för inköpsfakturor.
  • Junior gör endast förslag för bokföringskonto, momsstatus och momsavdrag för inköpsfakturor, vilket innebär att Junior inte gör ändringar i till exempel dimensionering av inköpsfakturor.
• När Junior gör bokföringsförslag är det kundens ansvar att kontrollera förslagets riktighet.
• Junior kan användas för alla inköpsfakturor eller endast för vissa leverantörer och/eller fakturor.
• Junior måste aktiveras av kunden och aktiveras inte automatiskt.

Hur aktiverar man Junior?

Vad krävs för att aktivera Junior?

För att kunna aktivera Junior måste följande villkor vara uppfyllda:

• Under de senaste 12 månaderna måste det finnas minst 50 inköpsfakturor i miljön som anses vara affärshändelser.
  • Detta innebär att fakturorna måste vara i status Godkänd, Betalningsförbud, Betalning kö till bank, Överförd till bank, Delvis betald, Betalad utanför Procountor eller Betalad.
• Inköpsfakturorna måste bokföras radvis.
  • Detta kan kontrolleras i Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).
• Miljön där Junior ska användas måste vara en finsk Procountor-miljö.
• Miljön där Junior ska användas måste vara i produktion. Junior fungerar inte i testmiljöer.
• Junior kan endast aktiveras i Procountor Financials-produktversionen.

Rättigheter

För att användaren ska kunna besluta om att aktivera Junior måste användaren ha rättigheter att redigera inköpsfakturornas bokföring samt rättigheter till Procountor-miljöns användarinställningar.

Var och hur aktiverar man Junior?

När de ovan beskrivna villkoren är uppfyllda kan Junior aktiveras antingen via bokföringsvyn för leverantörsfakturor med hjälp av den assisterade aktiveringen eller alternativt via Inställningar. Aktiveringen av Junior påverkar inte retroaktivt fakturor som redan finns i miljön, vilket innebär att Junior endast gör bokföringsförslag för fakturor vars bokföring har skapats efter att Junior har aktiverats eller för fakturor vars radinformation har ändrats efter att Junior har aktiverats.

Aktivering av Junior i bokföringsvyn för inköpsfakturor

• Om de villkor som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, föreslår Procountor att Junior aktiveras när användaren går till bokföringsvyn för inköpsfakturor.
• Procountor ger ett förslag i ett popup-fönster där grundläggande information om Junior samt den förväntade noggrannheten för Junior i den aktuella Procountor-miljön presenteras.
  • I fönstret visas alternativen Ja, jag aktiverar Junior! och Nej tack, kanske senare.
  • Om man väljer att aktivera Junior, väljer man Ja, jag aktiverar Junior! Då aktiveras Junior för alla leverantörer och alla leverantörsfakturor i miljön. Begränsning av Juniors användning för vissa leverantörer beskrivs senare i denna artikel.
  • Om man inte vill aktivera Junior, väljer man alternativet Nej tack, kanske senare. Då aktiveras inte Junior och Procountor föreslår inte längre aktivering av Junior för användarna i miljön när de går till bokföringsvyn för leverantörsfakturor. Junior kan dock senare aktiveras via Inställningar.
  • Om fönstret stängs genom att klicka på krysset i det övre högra hörnet, visas förslaget inte igen för samma användare. Förslaget visas dock för andra användare i miljön när de går till bokföringsvyn för inköpsfakturor.
• När Junior har aktiverats och användaren går till bokföringsvyn för inköpsfakturor för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om Junior-presentationen.
  
  

Aktivering av Junior via Inställningar

• Om de villkor som beskrivs i föregående avsnitt är uppfyllda, kan Junior också aktiveras via Inställningar (Administration > Uppgifter om företaget > Inställningar).
• Junior aktiveras i Inställningar genom att välja inställningen Använd Juniors konteringsprognoser för inköpsfakturor.
  • Då aktiveras Junior för alla leverantörer och alla inköpsfakturor i miljön.
  • Begränsning av Juniors användning för vissa leverantörer beskrivs senare i denna artikel.
• När Junior har aktiverats och användaren går till bokföringsvyn för inköpsfakturor för första gången efter aktiveringen, erbjuds användaren en påminnelse om Junior-presentationen.

I vilka situationer är det värt att aktivera Junior?

Situationer där det är värt att aktivera Junior:

• Det är värt att aktivera Junior om den förväntade noggrannheten för Juniors bokföringsförslag i den aktuella miljön är utmärkt. Den förväntade noggrannheten visas i aktiveringsverktyget, som visar den förväntade noggrannheten innan Junior aktiveras i bokföringsvyn för inköpssfakturor.
• Juniors användning kan vara till stor hjälp och det är värt att prova även om den förväntade noggrannheten är måttlig. Om Junior aktiveras med måttlig förväntad noggrannhet, bör man i början noggrant följa hur väl Junior lyckas med bokföringsförslagen.

Situationer där Junior kanske inte ger mervärde:

• Om företaget redan effektivt använder förvalda konteringar, kanske Junior inte ger något mervärde. I sådana fall är det bäst att fortsätta använda de fungerande förvalda konteringarna.
• Junior är inte särskilt skicklig på att bokföra inköpsfakturor med omvänd momsbehandling.
  
  • Junior bör inaktiveras för leverantörer vars fakturor använder omvänd momsbehandling.
  • Om företaget huvudsakligen har inköpsfakturor med omvänd momsbehandling, kanske det inte är värt att aktivera Junior.
  • Vi utvecklar funktionen vidare och kommer att informera när Junior blir bättre på att bokföra även inköpsfakturor med omvänd momsbehandling.
• Bokföring av inköpsfakturor utförs huvudsakligen baserat på annan källa,
  • till exempel integrationslösningar där leverantörsfakturor bokförs baserat på data från ett annat program.

Att tänka på vid aktivering av Junior:

• Om företaget har utländska inköp, rekommenderas det att i början noggrant följa hur väl Junior klarar av att ställa in momsstatus och momsavdrag %.
• Junior kanske inte kan göra bokföringsförslag särskilt bra om företagets bokföringspraxis har ändrats under det senaste året. Sådana situationer inkluderar till exempel ändringar i kontoplanen eller byte av bokförare, vilket kan leda till avvikande bokföring av inköpsfakturor. I sådana fall fungerar Junior troligen sämre initialt och är osäkrare på bokföringen, men lär sig att bokföra bättre enligt de nuvarande etablerade rutinerna inom några månader.
  
  • Lärandet sker i bakgrunden även om Junior inte är aktiverad i miljön. När fler månader med konsekvent bokföring för Juniors inlärning har passerat efter ändringarna, kommer Junior att kunna fungera bättre.

Hur fungerar Junior?

Widget för Juniors bokföringsförslag

• Med widgeten för Juniors bokföringsförslag kan man följa antalet inköpsfakturor som Junior har gjort bokföringsförslag för.
• Via widgeten kan man också enkelt gå till verifikationssökning och granska fakturaspecifika bokföringar.
• Widgeten för Juniors bokföringsförslag visas automatiskt på Procountors startsida när Junior aktiveras, om inte användaren har ändrat startsidans widgets.
  • Om användaren tidigare har ändrat startsidans widgets, visas inte widgeten för Juniors bokföringsförslag automatiskt, men widgeten kan läggas till på startsidan genom att redigera startsidan.

• Numret på gul bakgrund i widgeten visar hur många inköpsfakturor som har bokföringsförslag från Junior som Junior är osäker på.
  • Genom att klicka på numret kan man gå till vyn Verifikationssökning, där alla inköpsfakturor med bokföringsförslag från Junior som Junior är osäker på listas automatiskt.
  • Numret på gul bakgrund i widgeten visar alltså endast de bokföringsförslag som Junior enligt sin logik är osäker på. Om det finns fakturor i miljön för vilka Junior endast har gett säkra förslag enligt sin logik, ingår dessa fakturor inte i numret på gul bakgrund.
  • Mer information om säkra och osäkra förslag finns i nästa avsnitt.
• Genom att klicka på knappen Börja granska kan man gå direkt till bokföringssidan för den första inköpsfakturan med osäkra förslag från Junior för att granska Juniors bokföringsförslag.
• Widgeten visar också hur många inköpsfakturor Junior har gett bokföringsförslag för under de senaste 30 dagarna. Detta inkluderar både säkra och osäkra förslag enligt Juniors logik.

Juniors bokföringsförslag

• Junior gör bokföringsförslag baserat på fakturans radinformation och använder inte till exempel fakturabilden för att göra förslag.
• Junior gör bokföringsförslag som den enligt sin logik anser vara säkra, men också förslag som den enligt sin logik anser vara osäkra.
• När Junior är i bruk, är de fält som visas med gul bakgrund i verifikationsvyn enligt Juniors logik osäkra och bör därför ägnas särskild uppmärksamhet.
• De fält som Junior enligt sin logik är säker på är inte markerade. Även om Juniors logik anser att förslaget är säkert, är det fortfarande ett förslag.
  
  • I bilden nedan är säkra förslag markerade i fältet Momsstatus.
• De kolumner där Junior har gjort förslag är markerade med en mörkare färg. I exemplet nedan är sådana kolumner Konto, Momsavdrags-% och Momsstatus.

• Juniors bokföringsförslag skapas när fakturan skapas eller när fakturan anländer till programmet.
  • Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet kan det förekomma en liten fördröjning i skapandet av bokföringsförslag.
  • Dessutom hämtas bokföringsförslagen till fakturan (på nytt) om fakturans bokföring skapas om genom att redigera information som påverkar bokföringen (t.ex. radinformation) i fakturavyn.

Behandling av Juniors konteringsförslag

• Om det vid granskningen av Juniors konteringsförslag konstateras att Juniors förslag är korrekta, kan konteringarna godkännas med knappen Godkänn osäkra konteringar.
• Om det vid granskningen av Juniors konteringsförslag konstateras att Juniors förslag behöver korrigeras helt eller delvis, kan ändringarna göras i fälten som vanligt. Efter ändringarna sparas ändringarna med knappen Spara.
• Om Juniors konteringsförslag behöver korrigeras delvis, måste de gjorda korrigeringarna sparas med knappen Spara innan de korrekta förslagen kan godkännas med knappen Godkänn osäkra konteringar.
• Om Juniors konteringsförslag önskas tas ur bruk för en enskild verifikation kan detta göras i Bokföringsvyn med Juniors konteringsprognoser-knappen. Med samma knapp kan konteringsförslagen aktiveras igen.
• Om Juniors konteringsförslag stängs av, konterar Procountor fakturan enligt standardkonteringar.
• Om Juniors konteringsförslag stängs av, försvinner alla färgmarkeringar relaterade till Junior från Bokföringsvyn.

• När konteringsförslagen har behandlats, bör inget fält vara med gul bakgrund.
• Behandlade poster visas inte längre som osäkra förslag.
• Färgmarkeringar kvarstår endast i rubrikerna i de kolumner där Junior ursprungligen har gjort förslag:

• Vid behandling av konteringsförslag bör det noteras att om fakturaraderna ändras efter att bokföringen har granskats, gör Junior nya konteringsförslag baserade på de nya fakturaraderna.

Avstängning av Junior per leverantör

• Juniors konteringsförslag kan stängas av för en viss leverantör i leverantörens Standardkonteringar-vy.
• Standardkonteringar-vyn nås från leverantörsregistret via leverantörens Basuppgifter-vy genom att välja knappen Förvalda värden > Förvalda konton.
• Om Juniors konteringsförslag önskas stängas av, avmarkeras valet Junior som standard på inköpsfakturor och ändringarna sparas med knappen Spara.
• Juniors konteringsförslag bör stängas av om leverantören har:
  
  • Omvänd momsbehandling. Junior kan ännu inte hantera omvänd moms.
  • Många/frekventa kreditkortsfakturor. Kreditkortsfakturor kräver ofta redigering av fakturarader och bilagor, och Junior kan då inte automatiskt föreslå korrekta konteringar för den skapade eller inkommande inköpsfakturan.
• Även om Juniors konteringsförslag har stängts av för en viss leverantör, kan konteringsförslagen aktiveras för leverantörens enskilda fakturor i fakturans Bokföringsvy.

Specialfall

Företaget är inte momspliktigt

• Om företaget inte är momspliktigt, det vill säga företagets momsavdragsrätt är 0%, föreslår Junior endast bokföringskonto.

Procountor-miljöer med hög säkerhet och offentlig förvaltning

• Om det är en miljö med hög säkerhet eller annan offentlig förvaltning, är möjligheten att använda Junior blockerad, det vill säga Junior kan inte aktiveras i sådana miljöer.

Undantagsfall på bokföringssidan

• Juniors konteringsförslag hämtas vid skapandet av fakturan eller när fakturan anländer till programmet. Om fakturor importeras i stora mängder via API-gränssnittet, kan en liten fördröjning i skapandet av konteringsförslag förekomma.
• Om användaren redigerar bokföringen innan Junior hinner ge förslag, skriver Junior inte över användarens ändringar.
• Hämtning av konteringsförslag pågår
  • I detta fall är Juniors konteringsprognoser-knapp inaktiverad i bokföringsvyn och konteringarna har gjorts baserat på förvalda konteringar.
• Hämtning av konteringsförslag misslyckades
  • I detta fall är Juniors konteringsprognoser-knapp inaktiverad i bokföringsvyn och konteringarna har gjorts baserat på förvalda konteringar.
• Perioden eller räkenskapsåret har stängts innan konteringsförslagen har hämtats.
  • Konteringar på stängda perioder ändras inte. Konteringsförslag skriver inte över användarens bokföringsändringar.
• Valet Bokföring per rad har tagits bort från fakturavyn.
• Bokföring måste vara tillåten per rad både på fakturan och generellt i miljön för att Juniors konteringsförslag ska vara tillgängliga.
• Funktionen rader till poster / poster till rader har använts på bokföringssidan.
  • Juniors konteringsförslag är inte tillgängliga efter detta, om inte fakturan uppdateras och bokföringen skapas på nytt.

Inköpsorder har ändrats till inköpsfaktura

• Konteringsförslag är inte tillgängliga om inköpsordern har ändrats till inköpsfaktura, eftersom bokföringen också har överförts från inköpsordern. Om fakturan skapas på nytt baserat på inköpsordern, är Juniors konteringsförslag tillgängliga.

Konteringar har skapats via integration eller dataimport.

• Juniors konteringsförslag är inte tillgängliga om konteringar har importerats när fakturan skapades via integration eller dataimport.

Hur Junior lär sig att göra konteringsförslag

Avstämning och stängning av perioder när Junior används

• Som en del av det normala avstämningsarbetet kan man på Partnerkontrollrapporten (Rapportering > Avstämningsverktyg > Granskningsrapport, affärspartner) granska leverantörernas bokföringskonto, momsstatus och momsavdrag %, där Junior eventuellt har gjort förslag.
• På rapporten Granskningsrapport, affärspartner har momsavdrag % lagts till för att ge insyn i all bokföringsinformation som Junior gör konteringsförslag för.
• Om det vid stängning av period och räkenskapsår finns obekräftade osäkra konteringsförslag i Procountor-miljön, ger Procountor en avisering om detta.

Sökning av verifikat

Hur stänger man av Junior?

Junior i Byråverktyg

I vyn Byråverktyg (Bokföring > Byråverktyg > Hantering av miljöer) kan man granska i vilka av bokföringsbyråns kundmiljöer Junior är i bruk, vad Juniors förväntade prestanda är i varje miljö, och hur Junior har konterat fakturor.

• Kolumnen Juniorstatus visar den aktuella situationen, det vill säga om Junior är aktiverad i miljön eller inte.
• Kolumnen Förväntat resultat visar den förväntade prestandan i miljön. Samma information visas i verktyget för aktivering i det skede där den förväntade prestandan och vår rekommendation för Juniors aktivering i miljön anges. Denna information uppdateras kontinuerligt och kan därför förändras över tid. Informationen är alltså inte nödvändigtvis densamma som den som ursprungligen visades i verktyget för aktivering.
• Kolumnen Osäkert konterade inköpsfakturor visar antalet osäkert konterade inköpsfakturor i miljön. Samma information finns på widgeten på startsidan.
• Kolumnen Fakturor konterade av Junior (%) visar procentuellt hur många inköpsfakturor Junior har hanterat av miljöns totala mängd inköpsfakturor under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum).
• Kolumnen Inköpsfakturor konterade av Junior visar antalet inköpsfakturor som Junior har hanterat i miljön under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum).
• Kolumnen Korrekt prognostiserade konteringar (%) visar procentuellt hur väl Juniors förslag har lyckats i miljön under den senaste fullständiga kalendermånaden (enligt fakturadatum). Om Juniors konteringsförslag inte har ändrats i inköpsfakturans bokföring, anses förslaget vara korrekt. Om konteringen har ändrats manuellt från det föreslagna, anses det vara felaktigt. Siffran visar procentuellt hur väl Junior lyckades föreslå konteringar i miljön baserat på detta.