Den gamla vyn Bokföringsrapporter togs ur bruk i samband med V72 (21.1.2023). Eftersom den gamla vyn togs bort, har ordet ‘ny’ tagits bort från namnet på den nya vyn Bokföringsrapporter (ny) som lades till i samband med kontoplanreformen. Nu finns det bara en vy för Bokföringsrapporter i alla miljöer.
Bokföringsrapporter-vyn är en förnyad och förbättrad version av den gamla Bokföringsrapporter-vyn.
I Bokföringsrapporter-vyn kan du skapa och granska de viktigaste bokföringsrapporterna, som är följande:
- Resultaträkning
- Balansräkning
- Dagbok
- Huvudbok
- Huvudbokskonton
- Transaktioner enligt dimensioner
- Vinstrapport (inte tillgänglig i fastighets- och föreningskontoplanmiljöer. Endast tillgänglig för miljöer med Procountors grundkontoplan.)
De tidigare länkarna leder till respektive rapports egen hjälpsida, där rapporten behandlas mer ingående. Denna hjälp fokuserar på de allmänna funktionerna i Bokföringsrapporter-vyn som inte är rapportspecifika.
En viktig förändring i Bokföringsrapporter-vyn är att det inte längre finns en knapp för Uppdatera rapporteringsdatabasen. Ändringar som görs i bokföringen omedelbart före skapandet av rapporterna ingår alltid i rapporternas data utan att rapportdatabasen behöver uppdateras separat.
Du kommer till Bokföringsrapporter-vyn genom att välja Rapporter > Bokföringsrapporter i huvudmenyn eller alternativt Bokföring > Bokföringsrapporter.
Översikt över vyn
Knapparna högst upp i vyn
- Kör rapport-knappen skapar en bokföringsrapport enligt de valda alternativen. Uppgifterna i den skapade rapporten är alltid uppdaterade i förhållande till bokföringen: det finns inte längre någon knapp för att Uppdatera rapporteringsdatabasen, utan uppgifterna för rapporterna uppdateras alltid på nytt vid varje enskilt rapportskapande.
- Töm-knappen rensar de uppgifter som lagts till i rapportens valfält (t.ex. datumbegränsning som ställts in för rapporten) eller återställer innehållet i fälten till standardläget (t.ex. fältet Verifikatstatus, där endast status som är affärstransaktioner är valda som standard), beroende på vilken typ av fält det är.
- Med Rapporscheman-knappen kommer du till Rapportscheman-vyn, där du kan skapa och redigera rapportscheman. När en rapportschema sparas med önskat namn, blir den tillgänglig som ett alternativ i rullgardinsmenyn för Bokföringsrapportens typ. Mer detaljerad information om att skapa rapportscheman finns i hjälpen för Rapportscheman-vyn.
Rapportalternativ
Valen i Bokföringsrapporter-vyn är uppdelade i två delar. Som standard visas Huvudalternativ och Favoritalternativ under Alternativ-sektionen i vyn. Under dessa finns sektionen Fler alternativ, som kan öppnas genom att klicka på texten Fler alternativ eller pilikonen till vänster om texten. Alternativen i vyn ändras beroende på vilken rapport som valts i rullgardinsmenyn för Bokföringsrapportens typ. Mer detaljerad information om de tillgängliga alternativen för varje rapport finns på respektive rapports hjälpsida:
- Resultaträkning
- Balansräkning
- Dagbok
- Huvudbok
- Huvudbokskonton
- Transaktioner enligt dimensioner
- Vinstrapport (ännu inte tillgänglig i fastighets- och föreningskontoplanmiljöer)
Definiera favoritalternativ
I Bokföringsrapporter-vyn kan du definiera favoritalternativ för varje bokföringsrapport, som alltid visas som standard i Alternativ-sektionen i vyn. Om inga favoritalternativ har definierats är sektionen Favoritalternativ tom:
Favoritalternativ läggs till i sektionen Favoritalternativ genom att klicka på stjärnikonerna för alternativen i sektionen Fler alternativ. När stjärnikonen för ett alternativ har klickats, flyttas det alternativet till sektionen Favoritalternativ och visas inte längre i sektionen Fler alternativ. Ett alternativ som definierats som favoritalternativ kan tas bort från sektionen Favoritalternativ genom att klicka på stjärnikonen för det alternativet igen, varpå det flyttas tillbaka till sektionen Fler alternativ.
När favoritalternativ definieras, sparas de automatiskt i Bokföringsrapporter-vyn som standardalternativ för framtiden. Detta innebär att alternativ som en gång definierats som favoritalternativ förblir favoritalternativ tills deras favoritalternativ eventuellt tas bort.
Favoritalternativ är användar- och miljöspecifika. Detta innebär att när en användare definierar favoritalternativ i en viss miljö, visas dessa favoritalternativ inte för andra användare i samma miljö. Varje användare i miljön måste definiera sina egna favoritalternativ i den miljön. Det innebär också att favoritalternativ som definierats av en användare i en miljö inte påverkar favoritalternativen i andra miljöer där samma användare också är aktiv.
Det finns ingen övre gräns för antalet favoritalternativ, så vid behov kan alla alternativ i sektionen Ytterligare alternativ läggas till som favoritalternativ. I så fall är sektionen Ytterligare alternativ helt tom:
Vissa alternativ i sektionen Ytterligare alternativ är sådana att de är tillgängliga för alla typer av bokföringsrapporter. Om ett sådant alternativ (t.ex. Verifikatslag) definieras som favoritalternativ när t.ex. Resultaträkning är valt i fältet Bokföringsrapportens typ, är det alternativet bland favoritalternativen för alla andra typer av bokföringsrapporter. Om ett alternativ (t.ex. Huvudbokskonton) som inte är tillgängligt för alla rapporttyper definieras som favoritalternativ, visas det alternativet endast i sektionen Favoritalternativ för de typer av bokföringsrapporter där det är möjligt att använda det alternativet.
Spara val
Till höger i Bokföringsrapporter-vyn finns sektionen Sparade val för att köra rapporter, där du kan spara de val som gjorts i rapportalternativen. Spara genom att klicka på knappen Spara valda objekt. Därefter öppnas ett fönster där de sparade valen namnges:
Med inställningen Spara verifikatdatum bestämmer du om datumbegränsningen som ställts in för rapporten också ska inkluderas i de sparade valen. Om de sparade valen är avsedda att användas långt in i framtiden kan det vara mer användbart att spara valen utan datumbegränsning – då flyttas rapportens datumval framåt över tid, t.ex. vid varje bokslut, även om rapporterna skapas med val som ursprungligen sparades för flera år sedan.
När valen har sparats visas de under rubriken Sparade alternativ för att köra rapporter. Inställningarna för de sparade valen uppdateras i vyfältet när du klickar på namnen på de sparade valen. Förutom det namn som anges vid sparandet innehåller de sparade valen också information inom parentes om typen av bokföringsrapport:
Dela sparade val med andra användare
När rapportval sparas, är de sparade valen endast tillgängliga för den användare som gjorde sparandet i den aktuella Procountor-miljön. Sparade alternativ kan dock delas med andra användare i samma miljö. Delning sker genom att först klicka på knappen Redigera och Dela i sektionen Sparade alternativ för att köra rapporter. Då kan de sparade valen aktiveras med hjälp av kryssrutorna bredvid namnen på de sparade valen: Du kan aktivera ett eller flera sparade val.
När kryssrutorna har aktiverats kan de sparade valen delas med andra användare i samma miljö genom att klicka på delningsikonen:
Då öppnas fönstret Dela sparade alternativ:
I fältet Vem vill du dela till? anger du användarnamnet för den användare du vill dela de sparade valen med. Om användarnamnet anges i fel format, eller om användaren med det angivna användarnamnet inte är en användare i samma miljö, visas ett felmeddelande i fönstret när du klickar på Dela-knappen.
Om användarnamnet anges i rätt format, visas ett bekräftelsefönster där delningen av de sparade valen bekräftas för den angivna användaren.
Den nämnda användaren ser de sparade valen som delats med hen på vyerna Bokföringsrapporter samt i avsnittet Sparade alternativ för att köra rapporter jämfört med den användare som ursprungligen skapade de sparade valen. Användaren som de sparade valen har delats med kan dela dessa samma sparade val vidare till följande användare på det ovan beskrivna sättet; möjligheten att dela är alltså inte begränsad endast till den användare som ursprungligen skapade de sparade valen.
Sparade val kan inte delas med flera användare samtidigt, utan delningen kan endast göras med en användare åt gången. Om du behöver dela sparade val med flera användare samtidigt, måste delningen göras separat för varje användare enligt de steg som beskrivits ovan.
Ta bort sparade alternativ
Sparade alternativ kan tas bort genom att klicka på Redigera och dela-knappen i sektionen Sparade alternativ för att köra rapporter . Då kan de sparade valen aktiveras med hjälp av kryssrutorna bredvid namnen på de sparade valen.
Du kan aktivera ett eller flera sparade val. När kryssrutorna har aktiverats kan de sparade valen tas bort genom att klicka på papperskorgsikonen:
Därefter visas ett bekräftelsefönster där borttagningen av de sparade valen bekräftas med Ta bort-knappen. Om du bara vill redigera ett sparat val för ett visst fält, kan du göra så här:
- Klicka på ett sparat val, så att inställningarna för den raden visas i alternativen i Bokföringsrapporter-vyn.
- Gör de önskade ändringarna jämfört med de tidigare sparade valen.
- Spara dessa val som nya sparade val med ett nytt namn genom att använda Spara val-knappen.
- Ta slutligen bort de gamla, med det gamla namnet sparade valen, genom att använda Redigera-knappen och papperskorgsikonen (enligt de steg som beskrivits ovan).
Skriva ut sökresultat
Sökresultaten för rapporterna Dagbok och Huvudbok kan skrivas ut i Excel-, HTML- eller PDF-format. Genom att högerklicka på sökresultaten för rapporten öppnas en meny där du kan välja Faktura, Bokföring, Bilagor, Öppna Excel, Öppna PDF, Öppna HTML.
Menyn för rapporten Transaktioner enligt dimensioner innehåller alternativen Dimensioner, Bokföring, Bilagor, Öppna Excel, Öppna PDF, Öppna HTML.