Standardrapportschema

Observera att Standardrapportschema för tillfället endast är tillgänglig för nya miljöer i Procountor. 

Standardrapportschema för rapporter kommer att göras tillgängliga under 2022 för alla nuvarande kunder när befintliga miljöer uppdateras med de nya kontoplansfunktionerna.

Standardrapportschema för rapporter gör det möjligt att redigera de miljöspecifika standardrapporterna från Procountor som används i Rapporter (ny) och som rapporterna Resultat och Balans. För att öppna vyn Standardrapportschema, gå till huvudmenyn och klicka på Administration> Uppgifter om bokföringen > Standardrapportschema > Resultat och balansräkning.

Det här exemplet visar sidan Resultaträkning och balansräkning.

För att kunna skapa egna rapporter behöver användaren Alla rättigheter till Kontoplan och förvalda rapporter. 

 

Översikt

För att redigera de standardrapporter för Resultaträkning eller Balans görs detta direkt på sidan Resultaträkning och balansräkning:

• Välj flik Resultaträkning eller Balans (beroende på vilken du vill redigera)
• Korrigera därefter rapporten enligt önskemål.
  • Korrigera raderna och kolumnerna eller varje Formel, eller
  • Korrigera rapporten som text via knappen Redigera som text

I den högra delen av sidan av högra sidan finns sektionen Kontoförteckning som kan användas för att korrigera vissa typer av rader i rapporten. Mer information om detta kan hittas här.

 

Knappar i den övre delen av sidan och dess funktioner

Spara

Knappen Spara i det övre vänstra hörnet har två olika val: Spara och Spara version som.

• Om ändringar görs i standardrapportschemat och sparat med valet Spara kommer ändringen att loggas under versionshistoriken med med tidsstämpel och namnet på användaren som gjort ändringen. 
• Om ändringarna sparas med valet Spara version som kan användaren ge versionen ett namn och kort infotext. Tidsstämpel och namnet på användaren som gjort ändringen sparas i versionshistoriken.

Redigera som text

Att redigera standardrapportschemat som text är en praktisk lösning för att kopiera ett standardrapportschema från en miljö till en annan:

• Tryck på Redigera som text i miljön A där standardrapportschemat skapats. Rapporten kommer att visas i textformat.
• Markera hela innehållet (Ctrl + A) och kopiera det (Ctrl + C). Textformatet kan tillfälligt klistras in (Ctrl + V) och sparas i till exempel Word.
• Byt till miljö B och tryck Redigera som text. Töm rutan på all text och ersätt den med rapporten som hämtats från miljö A. Tryck på Fortsätt.

Efter ovan åtgärder blir det slutliga resultatet att miljö B har motsvarande rader och kolumner som standardrapportschemat i miljö A.

Versionshistorik

De förvalda rapporterna kan korrigeras flera gånger. Via knappen Versionshistorik kan historiken för rapporterna Resultat och Balans hittas. Vyn innehåller flera viktiga funktioner, så som att ändringarna kan spåras eller återställas till tidigare versioner.

• Nuvarande version visar den nuvarande versionen av standardrapportschemat.
• Historikversioner visar alla tidigare versioner.
  • Versionerna har alla tidsstämplar och namnet på den användare som sparade den tidigare versionen av rapporten. Sparades rapporten med knappen Spara som version visas även det angina namnet och den korta infotext som angetts.
  • Vänligen notera att den första versionen (rad 1) alltid är Procountors standardrapportschema. Versionen sparas till versionshistoriken när miljön skapades.
  • Tidigare versioner kan återställas genom att markera raden och trycka på knappen Öppna versionen. En förhandsvisning öppnas som visar rapportens innehåll, för att återställs genom att trycka på knappen Använd denna version. Bekräfta genom att trycka på Ersätt.

Visa kontoplan

Om du behöver göra ändringar i kontoplanen kan knappen Visa kontoplan väljas och du tas då direkt till sidan Kontoplan (ny) där ändringarna kan göras.

Visa förvalda värden i Procountor

De förvalda rapporterna Resultat och Balans kan återställas via knappen Visa förvalda värden i Procountor. I förhandsgranskningen återställs standardrapportschemat med hjälp av knappen Återställ till förvalda värden i Procountor. Återställandet kommer visas under versionshistoriken.

Knappar och val i rapportschemat

Redigeringsverktyget för rapporterna innehåller följande knappar och alternativ:

• Lägg till rad: Använda knappen för att lägga till en ny rad under den rad som du markerat i rapporten.
• Ta bort rad: Knappen tar bort den rad som markerats i rapporten.
• Kopiera rad: Kopierar den markerade raden.
• Flytta rad ett steg upp: Flyttar den markerade raden upp ett steg.
• Flytta rad ett steg ned: Flyttar den markerade raden ned ett steg.
• Visa/Dölj nyckeltal: Knappen visar eller döljer kolumnen nyckeltal. Nyckeltalen används i Nyckeltalsrapport (ny) och Nyckeltalsrapport dimensionsvis (ny), och dessa nyckeltal kan korrigeras via standardrapportschemat. Mer information och exempel hur du kan skapa nyckeltals val kan hittas här. När Visa nyckeltal trycks visas följande val KPI1, KPI2, KPI3 och KPI4.
• Visa/Dölj översättningar: Visar eller döljer kolumnerna Engelska och Svenska.
  • Dessa kolumner visar översättningarna för alla rader som inkluderas i baskontoplanen.
  • De förvalda översättningarna kan ändras via Redigera flera översättningar.
  • Konton som lagts till i baskontoplanen översätts inte automatiskt, därför är det viktigt att själv anger översättningarna.
• Visa rapport med motsatta tecken (+/-): Genom att kryssa ur detta val ändrar redovisningsvärdena på rapporten till motsatta värden.

 

Viktigt att ta hänsyn till

Företag kan använda en mängd olika konton och det kan finnas ett behov av att presentera konton på företagets standardrapportscheman på ett annat sätt jämfört med hur Procountor som standard skulle presentera dem. Innan officiella rapporter tas ut bör företaget se till att deras standardrapportscheman passar deras behov och konton är inkluderade på de rader där de ska vara.

Viktigt att notera att standardrapportschemat inkluderar vissa konton på dolda rader, det vill säga att de inte visas enskilt i rapporterna utan används i en summering. Det är viktigt att se till att de önskade kontona eller radintervallen också finns med på dessa rader.

 

Kolumner i tabellen

De förvalda standardrapportscheman som finns i Procountor för rapporterna Balans och Resultat kan korrigeras i de följande kolumnerna: 

• Rad: kolumnen indikerar numret på raden. Första raden är R1, andra R2, tredje R3 osv. Dessa radnummer kan användas i kolumnen Formel för att skapa en referens eller summering för flera rader, ex: [R10:R15]
• Namn: Välj ett namn för raden i rapporten.
  • Namnet kopieras till den Svenska eller Engelska översättningen beroende på vilket språk som angetts som företagets språk på sidan Basuppgifter. Kom ihåg att också lägga in den Engelska eller Svenska översättningen för att kunna ta ut rapporten på de olika språken.
• Engelska: Ange engelsk översättning för de tillfällen rapporten tas ut på engelska. Kolumnen är förvalt dold men visas genom att trycka på Visa översättningar.
• Svenska: Ange svenska översättning för de tillfällen rapporten tas ut på svenska. Kolumnen är förvalt dold men visas genom att trycka på Visa översättningar.
• Indragning: bestämmer hur mycket indrag raden kommer att ha. Indragningsvärdet väljs från siffrorna 1 till 6, där nummer 1 betyder att raden inte kommer att ha någon indragning, och nummer 6 betyder att indraget är den största möjliga. Genom att välja olika indragsnivåer kan rapporten struktureras på olika sätt.
• Typ: bestämmer radens typ; 
  • Rubrik innebär att raden är en rubrikrad i rapporten och har inget saldo.
  • Tom skapar en tom rad och innehåller ingen information. Denna typ används främst för att strukturera upp rapporten för att separera olika typer av information.
  • Saldo väljs för att summera att valda kontons total. Kontona kan väljas på följande två sätt; 
    • direkt i kolumnen Formel genom att använda formatet [XXXX:XXXX] för att välja ett intervall, eller
    • välj konton via Kontoförteckning som blir valbar när radtypen Saldo valts och visas på sidans högra sida.
  • Radfunktion denna typ används för att skapa funktioner relaterade till andra rader i kolumnen Formel. Se exempel lite längre ner på sidan, eller klicka här för att komma direkt till avsnittet.
• Göm kryssas i för att dölja raden i rapporten.
• Fetstil kryssas i för att få fettext för raden i rapporten.
• Dölj om noll kryssas i för att dölja raden från rapporten om saldot är noll.
• Fullständig bestämmer om raden ska visas i en i s.
• Förkortad bestämmer om raden visas i ett förkortad form i rapporten.
• Invertera kryssas i om radens värde istället ska ändras från ett negativt till ett positivt värde, eller vice versa.
• Formel kolumnen bestämmer hur radens saldo bildas. Formelkolumnen kan till exempel inkludera vissa kontonummer i formatet [XXXX:XXXX], vilket betyder att radsaldot är summan av kontona inom intervallet. Formelkolumnen kan även innehålla referenser till andra rader i rapporten, och de refererade raderna visas t.ex. på följande sätt: [R21:R25]. Mer detaljerad information om beräkningar och tillämpningar som aktiveras av formelkolumnen finns i det här avsnittet.
• Kontoplanens hierarkinivå är endast synlig i resultat- och balansvyn under valet Standardrapportscheman. Denna kolumn förklaras närmare nedan.

Kontoplanens hierarkivinå

Kolumnen Kontoplanens hierarkinivå bestämmer hierarkinivåerna i kontoplanen som är synlig på sidan Kontoplan (ny). Konton kan visas antingen hierarkiskt eller som en kontolista i vyn Kontoplan (ny), och en radspecifik rullgardinsmeny används för att välja lämpligt hierarkialternativ för varje rad. Endast alternativ som uppfyller följande regler visas i rullgardinsmenyn för varje rad:

Allmänna regler för hierarkivalet: 

• En rad kommer att bli en överordnad rad till följande rad/rader om ett nummer med högre värde väljs i kolumnen Kontoplanens hierarkinivå än det numret på följande rader. Till exempel:
  • Rad nummer 1: valt värde i kolumnen Kontoplanens hierarkinivå är 1. Den här raden är en överordnad rad för rad nummer 2.
  • Rad nummer 2: valt värde i kolumnen Kontoplanens hierarkinivå är 2. Den här raden är en underordnad rad för rad nummer 1.
• Hierarkin bestäms alltid uppifrån och ner. Detta innebär att till exempel rad nummer 5 inte kan vara en överordnad rad till någon rad ovanför den (till exempel rad 3 och 4). Rad nummer 5 kan vara en överordnad rad endast till rader under den (till exempel rad 6 och 7).
  • Det finns dock ett undantag från detta med rader som har valet av Radfunktion i kolumnen Typ (se mer information nedan).
• Hierarkinivå 1 är inställd som standard för följande rader (som inte kan redigeras):
  • Den första raden i resultaträkningen
  • Tillgångar / Skulder rad i balansräkningen
• Om Tom angetts i kolumnen Typ blir värdet för kolumn Kontoplanens hierarkinivå per automatik Saknas i kontoplanen. Inget annat val kan göras.
• Om en rad göms genom att kryssa i kolumnen Göm blir värdet för kolumn Kontoplanens hierarkinivå per automatik Saknas i kontoplanen. Inget annat val kan göras.
• Om Saldo valts i kolumn Typ kan raden inte vara en överordnad rad till rader ovan denna.
• Om Saldo valts i kolumn Typ, och Göm kryssats i blir värdet för kolumn Kontoplanens hierarkinivå per automatik Saknas i kontoplanen.
• Om Rubrik valts i kolumn Typ måste raden ha en underordnad rad under sig och denna rad måste ha Saldo i kolumnen Typ.

Regler för rader med Radfunktion valt i kolumnen Typ

• De rader som radfunktionen hänvisar till i kolumn Formel måste vara underordnade rader.
  • Andra rader (som inte inkluderas i kolumn Formel) kan inte vara underordnade rader till raden med Radfunktion i kolumn Typ.
• En rad med Radfunktion i kolumn Typ måste alltid ha minst en underordnad rad med Saldo i kolumn Typ.
• Om samtliga rader som angetts i kolumn Formel har ikryssat för Göm måste Saknas i kontoplanen väljas för raden i kolumn Kontoplanens hierarkinivå.
• Om radfunktionen endast refererar till rader ovanför denna måste Saknas i kontoplanen väljas för raden i kolumn Kontoplanens hierarkinivå.
  • Detta betyder att radfunktionsraden fortfarande är en överordnad rad för raderna ovanför den (eftersom radfunktionen hänvisar till dessa rader ovan, och raderna som radfunktionen syftar på måste vara underordnade till radfunktionsraden) men i allmänhet kan en rad endast vara överordnad rad till rader under den.
  • I ett annat exempel, om raderna som en radfunktion refererar till i kolumnen Formel finns både ovanför och under radfunktionsraden, kan värdet i kolumnen Kontoplanens hierarkinivå för radfunktionsraden vara till exempel 2 (och motsvarande värde i kolumnen Kontoplanens hierarkinivå för saldoraderna ovanför och under radfunktionsraden som refereras till i radfunktionen kan normalt vara 3, i enlighet med den grundläggande underordnade radlogiken).
• Om formeln som hänvisar till en specifik rad tas bort från kolumnen Formel, kommer värdet i kolumn Kontoplanens hierarkinivå samtidigt att tas bort för den underordnade raden.
  • Om hänvisningen senare läggs till i kolumnen Formel igen kommer det tidigare värdet som visats i kolumn Kontoplanens hierarkinivå tillbaka för den underordnade raden.

Beräkningar med radfunktioner

Olika typer av beräkningar kan göras för en rad med Radfunktion valt i kolumnen Typ. I detta fall görs beräkningen i kolumnen Formel på följande sätt:

• Addition, subtraktion, multiplikation och division av andra rader och radintervall. Uppgifterna i kolumnen Rad (R1, R2, R3 osv.) används för att göra beräkningen i kolumn Formel. 
  • Exempel: En av raderna ska divideras med en annan; R4/R5
  • Exempel: Om två radintervaller ska läggas ihop anges det på detta sätt; [R1:R5]+[R10:R15]
• Addition, subtraktion, multiplikation och division av andra rader och radintervall med manuellt angivna summor,multiplikatorer eller divisorer.
  • Exempel: För att lägga till en viss summa (32500) till en rad i rapporten; R20+32500
  • Exempel: För att dividera ett radintervall med 2,5 på en rad i rapporten; [R6:R15]/2,5
• Addition, subtraktion, multiplikation och division som inte hänvisar till en rad eller ett radintervall man detta anges i kolumnen Formel manuellt.

Observera att direkta referenser till ett konto eller kontointervall kan inte göras i kolumnen Formel genom att ange ett konto ( till exempel 4000/2).

• Alla värden som anges i kolumnen Formel ses som vanliga heltal. Om 4000/2 angetts blir värdet därför 2000, inte saldot för konto 4000 dividerat med 2.
• För att dividera saldot för konto 4000 med 2 måste detta göras genom att referera till radnumret för kontot ( till exempel R7/2).
  • Om rapporten inte innehåller en rad som endast innehåller kontot 4000 kan denna läggas till genom att välja Saldo i kolumn Typ och genom att ange endast konto 4000 i kolumnen Formel.

Beräkningarna på radfunktionen kan innehålla hänvisning till en rad (ex: R3), radintervall (ex: [R10:R20] ), plustecken (+), minustecken (-), multiplikationstecken (*), divisionstecken (/), parentes ( ) och nummer med som mest fyra decimaler (ex: 12500,1663).

Kontoförteckning

 

Redigeringsvyn av Standardrapportschema har en sektion som heter Kontoförteckning på sidans högra sida. Denna del blir aktiv när en rad med Saldo vald i kolumn Typ markerats. För alla andra val i kolumnen Typ är kontoförteckningen inaktiv.

Konton och kontogrupper och kontointervaller kan väljas till saldoraden i delen Kontoförteckning.

• Om ett konto läggs till i kontoplanen efter att standardrapportschemat skapats och detta konto hör till en kontogrupp i rapporten kommer denna per automatik att inkluderas i saldoraden.

Det finns två val i funktionen Kontoförteckning vilka påverkar valet av konton, Använd expanderbara intervall och Använd exakta intervall. I nedan förklaring och exempel kan ovan bild av Kontoförteckning användas 

• Använd expanderbara intervall betyder att det valda kontot eller kontointervallet kommer att inkludera alla nuvarande konton och eventuella konton som kommer att skapas inom kontointervallet.
  • Exempel: Konto 3000-3004 har valts. Nästa valbara konto i listan är 3100. När Använd expanderbara intervall används blir formeln [3000:3099] när konto 3000-30004 valts. Detta betyder att om konton inom detta intervall läggs till i kontoplanen kommer dessa att inkluderas i formeln och raden.
• Använd exakta intervall innebär att endast de konton inom det valda intervallet och eventuella konton som kan läggas till inom intervallet inkluderas i formeln.
  • Exempel: Konto 3100, 3105, 3106 och 3108 väljs i listan. När Använd exakta intervall valts blir då formeln [3100:3108] istället för [3100:3199]. Om konto 3135 läggs till kommer detta inte att inkluderas i saldot för formeln eftersom kontot ligger utanför intervallet 3100-3108.

 

I botten av funktionen Kontoförteckning finns ett formelfält som heter Vald formel. Denna visar formeln enligt de val man gjort.

• När konton eller kontointervall valts måste detta bekräftas med knappen Uppdatera formel, samtidigt uppdateras då formeln i kolumn Formel.

Eftersom formeln skapas automatiskt när valen görs i funktionen Kontoförteckning är detta det enklaste sättet att ange en formel. Om formeln angetts manuellt och innehåller fel visas fältet Formel i rött. Genom att föra muspekaren över fältet visas ett mer detaljerat felmeddelande.

Fältet för formeln kan innehålla följande typer av format när Använd exakta intervall valts:

• Om ett intervall väljs blir formeln [XXXX:XXXX].
• Om ett intervall som hoppar över konton väljs blir formeln [XXXX:XXXX]+[XXXX:XXXX].
• Om ett intervall plus ett enstaka konto väljs blir formeln [XXXX:XXXX]+XXXX.
• Om endast ett konto väljs blir formeln XXXX.
• Om två konton väljs (som inte är i följd) blir formeln XXXX+XXXX.

Fältet Vald formel innehåll varierar beroende på vilket av alternativen Använd expanderbara intervall och Använd exakta intervall som har valts. Har man valt Använd expanderbara intervall får man alltid en formel som består av ett slags intervall i formeln:

• Om endast ett konto väljs blir formeln [XXXX:XXXX]. Intervallet blir då fram tills nästa valbara konto i listan Kontoförteckning.
  
• Om två konton väljs som (som inte är i följd) blir formeln [XXXX:XXXX]+[XXXX:XXXX]. Viktigt är då att notera vilka intervaller som blir enligt de val som gjort.
  

 

KPI-val på de grafiska rapporterna

Vänligen notera att för nu är KPI-valen endast tillgängliga i vyn Standardrapportschema. Trotts att KPI-val kan göras i vyn Rapporter (ny), dessa överförs inte till de grafiska rapporterna via de egenskapade rapportscheman.

Nya versioner av de grafiska rapporterna har skapats samtidigt som de nya förändringarna i kontoplanen även om deras grundläggande funktioner förblir desamma. De nya grafiska rapporterna som är kompatibla med de nya kontoplansfunktionerna har det (nya) suffixet, såsom Nyckeltalsrapporter (ny).

KPI:erna är nyckelprestandaindikatorer som används i ledningsrapportering och ledningsrapportering per dimension och kan ändras genom rapportformlerna efter behov.

• Resultaträkningsrapporter innehåller fyra olika KPI-alternativ som motsvarar KPI-alternativen för dessa specifika rapporter.
• Balansräkningen inkluderar tillgångar och skulder alternativ som bestämmer tillgångar och skulder saldon som visas i de grafiska rapporterna.

Varje KPI-val (KPI1, KPI2, KPI3, KPI4, Tillgångar, Skulder) bör endast väljas på en enda rapport i en viss Procountor-miljö. Om KPI-valen görs i Standardrapportschema till Resultaträkningen och Balansräkningen, kommer de grafiska rapportens KPI:er från dessa rapporter.

Om KPI:er skulle väljas på anpassade rapportformler som skapats senare, skulle de grafiska rapportens KPI-val fortfarande bestämmas av KPI-valen för Standardrapportschema. KPI-valen på Standardrapportschema åsidosätter KPI-valen på andra rapporter i fall där dessa val har gjorts på flera rapporter. Om du vill göra KPI-val på en anpassad rapportformel måste KPI-valen för Standardrapportschema vara inaktiverad på dessa rapporter.

När en KPI bestäms, till exempel en rad med namnet Löner, kommer radens namn att visas i den grafiska rapporten tillsammans med motsvarande KPI-värde. KPI-rutorna som är synliga på de grafiska rapporterna kan därför fritt ändras genom att redigera radnamnen på rapporten.